Office 2016 : notre test

La version finale d'Office 2016 a été lancée ce 22 septembre. Nous avons pu découvrir et essayer ses principales nouveautés. Première impression : pas de rupture énorme avec la version précédente, du moins pas aussi majeure que, par exemple, l'introduction du ruban qui avait radicalement modifié l'expérience utilisateur avec Office 2007.

Quelques nouveautés apparaissent ensuite. L'une de celles qui nous a semblé la plus pertinente est la fonctionnalité qui permet d'envoyer la version cloud d'un document par mail, via Outlook 2016. L'idée est de ne plus s'envoyer de multiples pièce jointes à chaque fois que des modifications ont été apportées à un document. Un scenario hélas aussi fréquent que propice aux confusions, que Microsoft permet habilement d'éviter avec Outlook 2016. La nouvelle version de la suite permet d'envoyer une version du document Office stockée en ligne, sur OneDrive évidemment : elle sera donc toujours actualisée, et seule la dernière version sera accessible (le versionning, et l'accès aux différentes versions, étant aussi bien évidemment proposé).

A noter que Microsoft a bien poussé cette bonne idée, puisque au moment d'insérer en pièce jointe la version cloud d'un document, il est aussi possible de modifier les autorisations, c'est-à-dire de laisser les destinataires modifier, ou seulement afficher le document attaché.

Depuis un document Office, il est aussi possible d'appuyer sur un bouton "Partager" pour envoyer le document enregistré dans le cloud à des destinataires, dont les droits d'édition pourront être rapidement définis –  et les destinataires n'auront pas besoin d'Office 2016 pour le modifier, un compte Microsoft suffit. Un bémol toutefois : ces procédés reposent évidemment exclusivement sur OneDrive, et vont donc ajouter un cloud, et donc de la complexité, à ceux qui utilisent d'autres services de stockage en ligne. 

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D'autres nouveautés peuvent sembler anecdotiques au premier abord, mais pourraient en fait se révéler plus importantes. C'est par exemple le cas d'une des nouvelles fonctionnalités phare : le co-authoring en temps réel, qui permet de voir les modifications apportées à un document (pour le moment seulement Word) en temps réel. Les modifications apparaissent à l'écran, ainsi que son auteur, qui peut en outre être rapidement joint par Skype. Cela peut sembler marginal sur le papier, mais cette fonctionnalité peut trouver son utilité dans de nombreux cas de figure, pour suivre les évolutions d'un document ou d'un planning discuté lors d'une réunion par exemple. En outre, une fonctionnalité similaire était déjà proposée dans les Google Apps, sans la possibilité de contact via Skype (ou Hangouts) : Microsoft rattrape et dépasse ainsi son concurrent, ce qui n'est jamais tout à fait innocent. Il faudra cependant attendre pour pleinement profiter de la fonctionnalité, pas encore disponible sur Excel.

Une autre fonctionnalité qui peut a priori sembler futile, ou mineure, nous a séduits : c'est la possibilité de mettre un fond grisé sur les documents Word. Une possibilité pas si négligeable, puisqu'elle permet de moins fatiguer les yeux de ceux, nombreux, qui utilisent parfois de nombreuses heures d'affilée l'outil de traitement de texte ou le tableur de Microsoft. A noter qu'il ne s'agit pas à proprement parler d'une nouveauté, car la fonctionnalité était disponible avec Office 2010 mais, elle avait été retirée avec Office 2013. C'est donc une discrète, mais plaisante "réintroduction" !

Quelques réserves

Petite réserve concernant les nouveaux graphiques d'Excel, qui promettent des résultats très visuels, à condition de comprendre leur fonctionnement, qui n'est parfois pas très intuitif (surtout pour celui appelé "Rayon de soleil"). Mais proposer de nouvelles data visualisations répond assurément bien à une demande très actuelle. Les nouvelles possibilités prédictives du tableur sont, elles, aussi assez enthousiasmantes.

Quant aux fonctionnalités ajoutées pour éviter les fuites d'informations, elles nous laissent un peu sceptique, et il ne faut pas en attendre des miracles. Pour aller plus loin que l'alerte ou le simple message informatif, il faudra bien définir des règles, pour véritablement empêcher que certaines informations sensibles fuitent. Mais rien n'empêchera de prendre une photo de ces informations sensibles avec un smartphone…

Une autre fonctionnalité ne nous a pas transcendé : "lnsights", et les recherches motorisées par Bing. Certes, ces recherches sont censées être "intelligentes", et prendre en compte le contexte du document, mais pas sûr que les utilisateurs s'en rendent compte et arrêtent d'aller sur Google, qui proposera plus de résultats et n'est qu'à deux clics. Le nouveau champ "dites-nous ce que vous voulez faire" pourra de son côté répondre à quelques questions et aider ponctuellement l'utilisateur à bien se servir d'Office, sans être beaucoup plus pertinent, là encore, qu'une recherche en ligne…

Les utilisateurs d'Excel et d'Outlook bénéficieront des nouveautés les plus importantes

Clutter, le nouvel outil qui permet de trier les mails, semble de son côté prometteur en théorie, si le tri convient bien en pratique à l'utilisateur. Nous n'avons cependant pas pu le tester. Là encore, il faut aussi bien noter qu'il s'agit de faire un peu ce que propose Gmail avec ses mails "importants"…
 

Conclusion et avis final

En résumé, il ne s'agit pas de la mise à jour la plus majeure d'Office – même Office 2013 avait introduit plus de nouveautés. C'est sans doute les utilisateurs d'Excel et d'Outlook qui bénéficieront des nouveautés les plus importantes. Mais, même pour eux, pas sûr que cela suffise à justifier une migration d'Office 2013 à 2016 – ce n'est de toute façon pas le scenario le plus souhaité par Microsoft, qui préfèrera toujours pousser vers Office 365. Les nouveautés d'Office 2016 seront toutefois plus importantes, et sans doute plus alléchantes pour l'utilisateur d'Office 2010 et surtout d'Office 2007, dont le support prendra définitivement fin en 2017. Quoique, d'ici là, Microsoft aura peut-être un nouvel Office à leur proposer, puisque seulement 2 ans ont séparé Office 2016 et son prédécesseur...