Indosuez gagne 10 000 heures par an avec Monday.com
Filiale du Crédit Agricole spécialisée dans la gestion de fortune, Indosuez Wealth Management regroupe plusieurs banques présentes dans une dizaine de pays, principalement en Europe, en Asie et au Moyen-Orient. Le tout pesant environ 3 000 collaborateur, 135 milliards d'euros d'encours sous gestion, et un milliard d'euros de produit net bancaire. Depuis 2018, l'entreprise a lancé des chantiers de transformation numérique transverses. Dans ce cadre, elle avait besoin d'un outil qui facilite les échanges horizontaux entre équipes situées dans ses différentes filiales et lignes métier : finance, front office, produit... Jusque-là, l'établissement était équipé d'outils collaboratifs traditionnels, au premier rang desquels la suite Office. A partir de 2020, elle décide d'adresser cette problématique en déployant la digital workplace de Monday.com.
Comment Indosuez Wealth Management en est-il venu à se tourner vers Monday ? Un petit retour en arrière s'impose. En 2019, la banque se lance dans le déploiement du progiciel de CRM spécialisé en gestion de fortune Wealth Dynamix (la fintech anglaise du même nom a depuis été rachetée par Indosuez). Objectif : moderniser le processus d'onboarding de nouveaux clients. "A l'époque, Wealth Dynamix utilisait Monday pour gérer ses projets, y compris avec ses clients", raconte Marc Lapostolle, directeur du programme de transformation digitale d'Indosuez. "C'est par ce biais que nos chefs de projet ont découvert Monday et son potentiel."
400 licences déployées
En 2020, Indosuez Wealth Management échafaude une preuve de concept auprès de quelque 25 collaborateurs en charge de la transformation et des projets IT. Dans les six mois qui suivent la mayonnaise prend. La banque passe à 50 puis à 100 licences. "Le déploiement s'est fait par le bouche à oreille", explique Marc Lapostolle. "Les équipes de transformation ayant par nature des relations transverses avec le reste du groupe, les métiers ont assez naturellement découvert le produit, ce dernier étant utilisé par nos équipes pour animer les réunions avec eux, pour passer en revue les todo, pour valider des points de process..."
Indosuez Wealth Management compte désormais 400 licences Monday. Et le produit est utilisé bien au-delà de la transformation digitale et de la gestion de projet en maîtrise d'ouvrage. "Par exemple, les équipes de finance recourent à Monday pour gérer le process de traitement des factures liées à la transformation numérique, de leur saisie à leur règlement en passant par leur validation et le suivi de la consommation budgétaire qui en découle (consommation globale, par projet, par prestataire, par centre de facturation..., ndlr)", commente Marc Lapostolle. "Si un prestataire ne voit pas arriver son règlement, nous sommes en capacité de savoir immédiatement où en est la facture au sein du process, et d'activer une relance au besoin." Résultat : un traitement beaucoup plus efficient et transparent comparé au lourd dispositif de gestion par mail jusque-là utilisé.
"Il est possible de créer dans Monday autant d'applications que nécessaire en mode low code / no code"
Autres cas d'usage, les équipes en charge du private equity font appel à Monday.com pour gérer la relation avec les fonds d'investissement dans lesquels elles s'engagent. La communication s'adosse à la plateforme pour recueillir les demandes internes en matière de contenus créatifs.
Concrètement, Indosuez Wealth Management recourt à trois fonctionnalités principales de la plateforme historique de Monday (Work OS). D'abord, les boards qui recouvrent la gestion de projet et de process. Ensuite, les forms qui permettent de créer des formulaires alimentant les boards. Enfin, les dashboards pilotent les indicateurs. "Grâce à ces trois piliers, il est possible de créer dans Monday autant d'applications que nécessaire en mode low code / no code", commente Marc Lapostolle.
La prise en main du produit étant simple, Indosuez Wealth Management a peu investi en gestion du changement. La société s'est contentée de réaliser quelques guides d'utilisation et des actions de communication interne pour sensibiliser les collaborateurs.
Une efficacité et une transparence accrues
Qu'en est-il du retour sur investissement du projet ? "Nous sommes sur un montant d'investissement qui est suffisamment faible (à hauteur de quelques euros par utilisateur et par mois, ndlr) pour nous limiter à une mesure qualitative des gains que l'on estime à la fois en termes d'efficacité, de transparence ou de faciliter de communication", souligne Marc Lapostolle. "Nous avons néanmoins réalisé une mesure quantitative. On estime le nombre d'heures gagnées chaque année grâce à Monday à au moins 10 000 à 15 000, notamment du fait de l'automatisation générée par les boards." Pour l'heure, Indosuez Wealth Management compte plusieurs centaines de boards déployés, certains renvoyant à des cas d'usage avancés d'autres à des utilisations personnelles, la création de todo list par exemple.
Pour la suite, Indosuez Wealth Management compte encore élargir le déploiement de Monday en accroissant significativement le nombre de licences. Par ailleurs, la société a signé un accord en vue d'acquérir une participation majoritaire dans son concurrent belge Degroof Petercam. Une opération dont la finalisation devrait intervenir d'ici la fin de l'année. Or, Degroof Petercam est aussi utilisateur de Monday. "Du coup, nous pourrions nous hisser à 800 licences assez facilement d'ici 2026-2027. Sachant qu'en parallèle nos équipes en charge de la stratégie ont émis le besoin de recourir à l'outil pour gérer leurs relations transverses", indique Marc Lapostolle.
En termes de gouvernance, des product owners locaux sont là pour vérifier que les licences sont bien utilisées et faire remonter les demandes de nouvelles licences. Une gouvernance bien bordée.