Comment Lydia économise des milliers de jours/hommes avec Notion
Fondé en 2011 par Cyril Chiche et Antoine Porte, Lydia a connu une croissance fulgurante. L'appli de paiement en ligne compte à ce jour plus de 8 millions de clients. Dès 2015, elle se pose la question de se doter d'une solution de gestion des connaissances en vue de pérenniser son activité. Elle met alors en œuvre l'application de wiki Confluence. Cette dernière lui permet de s'équiper d'une plateforme interne de questions-réponses sur le modèle de Stack Overflow. Dans le même temps, Lydia priorise l'écrit à l'oral ainsi que l'anglais pour bénéficier d'une langue unique en vue de pouvoir recruter quelle que soit l'origine géographique. Investie par un nombre limité de collaborateurs, la solution ne convainc pas. "Nous nous sommes alors tournés vers Notion pour structurer la gestion des connaissances à l'échelle de l'entreprise. C'est un outil plus généraliste, mais aussi plus facile d'usage et plus contrôlable", souligne Antoine Porte, chief product officer de Lydia.
Dans un premier temps, Notion est mis entre les mains du personnel encadrant. En 2020, la société décide de généraliser l'outil à l'ensemble de son organisation. Durant les années qui suivent, chaque leader est laissé libre d'utiliser Notion comme bon lui semble.
L'unique outil de gestion des connaissances
Après cette première phase de prise en main, Lydia décide début 2024 de faire de Notion l'unique outil de gestion des connaissances de l'entreprise. Le cœur du réacteur ? La capacité de Notion à prendre en charge les différentes bases de données de Lydia (bases de produits, bases de collaborateurs...) et surtout à gérer les relations entre elles. "Ces relations sont définies par un nombre de salariés qui se comptent sur les doigts d'une main", confie Antoine Porte. "Elles font figure de paradigme de stockage intelligent en créant des liens entre les différents contenus intégrés à Notion." Quel collaborateur gère quel produit qui représente quel niveau de chiffre d'affaires et quelle part des clients ? Se tisse ainsi un graph d'entreprise avec des niveaux de criticité associés à chacun de ces composants.
"En aval, les bases de données dites de production entrent en action pour recueillir les informations saisies par chaque salarié"
Cette logique relationnelle fédérée automatise par ricochet des centaines de tâches. Gestion des produits, suivi de bugs, revues de code, management des collaborateurs... "Elle permet par exemple de visualiser l'impact d'un projet ou d'un produit sur le compte de résultat", pointe Antoine Porte. Intégrée à toute une série d'applications tierces (Slack, Jira...), la plateforme assure un partage total du savoir quel que soit le niveau hiérarchique. Associé à un niveau de criticité, un projet ou un produit se traduira par des automatisations adaptées en termes de création de tâches ou d'alertes. Dans la même logique, les réunions sont gérées de A à Z par le biais de Notion. L'environnement recueille les comptes-rendus des meetings et gère, en fonction de leur contenu, les actions à mettre en place dans la foulée avec toute la gestion documentaire associée.
Parmi ses nombreux usages de Notion, Lydia a notamment utilisé la solution pour gérer la mise en conformité de ses produits avec la réglementation bancaire Dora. "C'est un très bon exemple. Notion nous permet de normaliser un référentiel qui va ensuite s'appliquer automatiquement à l'ensemble de nos produits", détaille Antoine Porte. "En aval, les bases de données dites de production (également stockées dans Notion, ndlr) entrent en action pour recueillir les informations saisies par chaque salarié."
Côté collaborateurs, Notion se présente comme un portail d'entreprise. A l'ouverture du navigateur, une page Notion personnalisée s'affiche pour chacun d'entre eux. Elle met en avant son calendrier, son prochain meeting, ainsi qu'une série de fonctionnalités clés permettant de créer une réunion, ouvrir un ticket de support, etc.
Notion pour intégrer l'IA
En parallèle, Lydia voit plus loin et considère Notion comme un outil taillé pour structurer la donnée en vue de la faire ingérer par l'IA. "Les assistants intelligents sont les nouveaux consommateurs des bases de connaissances", estime Antoine Porte. "Ces assistants que nous utilisons déjà ont besoin d'une source de données saine, juste, à jour et facilement accessible pour pouvoir répondre aux questions des collaborateurs de manière universelle. D'où l'importance de cadrer la production des contenus, ce que Notion nous permet précisément de faire."
L'apport principal de la solution au final ? "Nous sommes en capacité d'adresser 8 millions de clients en limitant nos effectifs à 230 collaborateurs au lieu d'un millier si nous n'étions pas équipés de Notion", estime Antoine Porte. Ce qui représente, au total, une économie de plus de 185 000 jours/homme par an.