Facturation électronique obligatoire : tout ce que vous devez savoir
Etes-vous prêts pour la facturation électronique obligatoire ? Le gouvernement a choisi de la rendre peu à peu obligatoire avec l'ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021. Pour Florent Grauer, vice-président product management et innovation chez l'éditeur de Cegid, "beaucoup pensent que c'est un simple mail ou PDF, or il s'agit de bien plus. Les factures électroniques doivent être émises, transmises et reçues dans un format structuré et qui permet leur traitement automatisé". L'objectif du gouvernement est de lutter contre la fraude à la TVA en simplifiant les déclarations, d'harmoniser les délais de paiement et de mesurer en temps réel le pouls de l'économie française.
Une facturation électronique obligatoire en 2024
A partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront pouvoir réceptionner des factures électroniques. Ce système n'est pas inconnu des entreprises réalisant des opérations dans le cadre de marchés publics pour lesquelles la facturation électroniques est obligatoire depuis le 1er janvier 2020. Elles passent par le portail de dématérialisation de l'administration Chorus Pro.
Concernant la capacité d'émettre des factures électroniques, toutes les entreprises assujetties à la TVA seront concernées entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026. Les échéances prévues sont :
- 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
- 1er janvier 2025 pour les entreprises de tailles intermédiaires (ETI)
- 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.
Les entreprises assujetties à la TVA mais bénéficiant de la franchise de base de la TVA de l'article 293 B du code général des impôts seront également concernées par l'obligation de facturation électronique. Ne sont, en revanche, pas concernées par la facturation électronique :
- Les transactions internationales ou intra Union-Européenne ;
- Les transactions avec des particuliers (B2C) ;
- Certaines opérations sectorielles comme les prestations dans le domaine de la santé, d'enseignement et de formation, les opérations immobilières, les opérations réalisées par des associations à but non lucratif, les opérations bancaires et financières ainsi que les opérations d'assurance et de réassurance.
Le format Factur-X
Pour simplifier ces échanges électroniques, un standard franco-allemand baptisé format Factur-X a été mis en place. Ce format hybride consiste en un PDF de 3e génération (PDF/A) dans lequel sont attachées des données d'automatisation au format XML comprenant les informations essentielles (numéro et date de facture, identité et coordonnées du fournisseur et de l'acheteur, montants HT et TTC…). Ces données sont lisibles et accessibles par les systèmes d'information et les solutions de traitement de factures servant pour l'automatisation de l'enregistrement comptable et pour l'e-reporting. Comme pour une facture traditionnelle, les mentions légales restent obligatoires. Voici sur ce lien un exemple de PDF aux normes.
Les plateformes PPF et PDP
Un portail public de facturation (PPF) sera mis en place en extension du portail Chorus Pro prévu pour les marchés publics. Les entreprises pourront aussi recourir à des PDP, c'est-à-dire des plateformes de dématérialisation partenaires, immatriculées par l'administration. Le service d'immatriculation de ces plateformes ouvrira en mai 2023. Pour être immatriculées elles devront respecter un certain niveau de garantie et de sécurité notamment quant à l'hébergement de leurs données qui doit se faire dans un cloud souverain. Elles devront donc se soumettre aux certifications SecNumCloud et à la norme ISO 27001.
Pourquoi choisir une PDP ?
Les entreprises doivent impérativement choisir une plateforme partenaire immatriculée car sinon la plateforme ne sera pas disponible dans l'annuaire de routage des entreprises qui répertoriera l'ensemble des SIRET et des plateformes de dématérialisation. Cet annuaire central des entreprises sera disponible sur le portail public de facturation au 1er juillet 2024.
Comment choisir sa plateforme de dématérialisation ?
Il n'est pas encore possible de savoir quelles plateformes seront immatriculées ou pas. "Des éditeurs comme Cegid se positionnent aujourd'hui et déposeront leurs dossiers de PDP", explique Florent Grauer. Pour le vice-président product management et innovation, "il faut vérifier si la plateforme est connectée à son logiciel de gestion ou pas et son niveau de fiabilité et de robustesse". Le marché se segmente en deux, entre d'un côté des entreprises qui ont déjà des logiciels d'ERP (entreprise resource planning) qui seront mis en conformité et ont déjà pris en compte l'arrivée de la réforme. "Et de l'autre, plutôt des TPE qui n'ont pas encore de logiciel et pour lesquelles la DGFIP va devoir communiquer. L'objectif est de les amener à se digitaliser", continue Florent Grauer. Il n'y a pas encore de modèle de prix sur ce service. La plateforme publique de facturation (PPF) sera gratuite.
Différence entre e-reporting et e-invoicing
La facturation électronique ou e-invoicing concerne l'ensemble des opérations assujetties à la TVA en France. Elle diverge de l'e-reporting qui est la transmission à l'administration de certaines informations comme le montant de l'opération, la TVA facturée sur des opérations commerciales non assujetties à la facturation électronique. Il peut s'agir :
- des opérations de vente et de prestations de services avec des particuliers (B2C) ;
- des transactions avec des opérateurs à l'étranger (exportations ou livraisons internationales et intra Union-Européenne) ;
- avec des associations à but non lucratif.
Les données d'e-reporting devront elles aussi être transmises par l'entreprise qui réalise l'opération à l'administration fiscale, par l'intermédiaire d'une plateforme de dématérialisation partenaire de l'administration ou via le portail public de facturation. L'e-reporting permet de reconstituer l'activité d'une entreprise et à terme de proposer des déclarations de TVA pré-remplies. Les échéances de mise en conformité sont les mêmes que celles de la facturation électronique.