Projet PIM : le cahier des charges avant le choix du logiciel

Projet PIM : ne faites pas l'autruche avec votre cahier des charges relatif à la gestion des données produits. Vous risquez en effet de vous retrouver cigale, avec un logiciel inadapté. Éclairages.

À la fois impliquant et structurant pour les retailers, acteurs de la grande distribution, fabricants et e-commerçants, une plateforme PIM (gestion des données produits) représente un investissement technologique et humain.
Choisir un éditeur de logiciel PIM sans établir de cahier des charges en amont revient ainsi à jeter son budget consacré par la fenêtre, en étant absolument certain de ne pas disposer de l’outil adapté à ses enjeux business.

Crucial : établir un cahier des charges précis en amont

Une solution PIM répond à des enjeux stratégiques et business sur le long terme. Il s’agit de ne pas se tromper : l’objectif étant de créer, de conserver ou d'accélérer son avantage concurrentiel sur son marché.

Chaque entreprise est différente : chaque projet PIM répond aux enjeux spécifiques d’une entreprise. Un projet PIM est donc unique ! 

Ce projet conditionne ainsi les critères de choix d’une plateforme PIM. Logique : on ne commande jamais une cuisine sur mesure alors que la maison n’est pas encore construite.

Il apparaît donc indispensable d’établir un cahier des charges qui reflète la réalité quotidienne des équipes métiers qui vont utiliser la plateforme. Questionner ses futurs utilisateurs devient une condition évidente pour établir son cahier des charges.

Objectif de la solution PIM : créer de la valeur

Aux risques de casser le mythe des plus belles expositions visibles chez quelques cuisinistes connus, posons-nous des questions très terre à terre :

• Quelles valeurs mon PIM doit-il apporter ? Résoudre un problème de doublons ; de silos de données ? Enrichir l’information lors de la diffusion sur les canaux de vente ? Accélérer la mise sur le marché ?
• Qui doit l’utiliser ? Les équipes marketing, le responsable achat, l’équipe commerciale, les fournisseurs, le réseau de distribution (…) ?
• Pour quoi faire ? Fournir une expérience produit convaincante en ligne ? Générer des PDF à la volée ? Constituer une offre commerciale en évaluant sa rentabilité à l’avance ?
• Dans quelles conditions imposées (contraintes des marketplaces et des formats d’échange de données fournisseurs tel que FAB-DIS notamment) ? Provenances des données ? Destinations ? Canaux de diffusion ? Flux de validation ?
• Quelles fonctionnalités doivent rendre cela possible ? Quelle granularité de personnalisation des flux de données ? Quel degré d’interopérabilité ? Avec quelles plateformes ?

Répondez à ces simples questions et vous construisez votre projet de gestion des données produits des bases solides.

Réussir en accompagnant le changement

La digitalisation des métiers doit être incarnée par un sponsor en interne, si possible issu du top management.

Cette personne doit piloter votre projet PIM, tout en accompagnant les équipes métiers dans le changement.

Le questionnement des équipes dans les différents services aboutit à l’amélioration des processus. Celui-ci impose de nouvelles manières de collaborer.

Votre cahier des charges doit ainsi inclure un temps dédié à l’accompagnement et  la formation, afin de permettre aux utilisateurs de s’approprier la plateforme PIM.

C’est le meilleur moyen de remporter les adhésions et de générer un nouvel élan de motivation, en plus des gains d’efficacité et de productivité.

Autres points de vigilance

Il est indispensable de se projeter dans l’avenir. Car d’autres éléments conditionnent en effet votre cahier des charges et le choix de la solution PIM.

Si votre activité nécessite notamment :

• l’utilisation conjointe d’une solution DAM (digital asset management) et d’un PIM afin de gérer simultanément informations et fichiers multimédias liés aux produits,
• la centralisation des échanges avec vos fournisseurs ou la diffusion auprès de vos distributeurs au sein d’un Portail dédié.

Si ces outils sont intégrés nativement, cela représente plusieurs avantages, en particulier au niveau de l’interopérabilité et de l’expérience utilisateur.
Votre référentiel produit et vos besoins fonctionnels vont forcément évoluer dans le temps.

L’open source est-elle une solution pérenne si vous êtes obligé de faire appel à du développement spécifique régulièrement ? 

Est-il préférable de se tourner vers une plateforme No Code permettant aux utilisateurs métiers de paramétrer et de faire évoluer leurs fonctionnalités en toute autonomie ?

Élément de réponse : les applications No Code diminuent de 90 % le temps de développement. (Source)