Direction financière : tous accros à Excel ?

Cette consolidation des fichiers Excel prenait l’équivalent d’une personne à temps plein sur l’année.

Personne n’aime à s’en vanter mais les faits sont indéniables, Excel reste omniprésent dans les entreprises, qu’elles soient petites ou gigantesques ! La preuve ? Une étude Deloitte d’avril 2019, menée auprès de plus de 1 000 cadres supérieurs,  affirme que 62% d’entre eux préfèrent s’en remettre aux feuilles de calcul ainsi qu'à d'autres outils d’informatique décisionnelle type Microsoft Power BI ou IBM Cognos pour accéder aux données. 

Ces profils sont particulièrement présents au sein des directions financières. Pourquoi ? Car les membres de ces équipes (contrôleur de gestion, analystes, trésoriers…) manipulent des données complexes toute la journée et sont au cœur d’échanges très transversaux.

Fonction finance : des besoins très particuliers, parfaitement comblés par Excel

Prenons un cas très concret, vécu dans un groupe anglais de commerce de détail spécialisé dans le bricolage : tout le contrôle de gestion des stocks était réalisé sous Excel. Des fichiers très volumineux, regroupant des milliers de données stratégiques, avaient été construits et améliorés au fil des ans. Ils transitaient chaque semaine, mois ou trimestre entre les différentes filiales du groupe afin d’être alimentés par les données provenant du terrain. Bien évidemment, il était nécessaire de faire de nombreuses relances pour tout récupérer dans les temps et pouvoir démarrer la consolidation. 

Cette consolidation des fichiers Excel prenait l’équivalent d’une personne à temps plein sur l’année : intégration de balances, recherche des incohérences et des erreurs, calcul de périmètres complexes, traitements de consolidation, production des états financiers réglementés… C’était une tâche très chronophage, fastidieuse et également stratégique car les commandes passées par l’entreprise dépendaient de ce contrôle de gestion des stocks… Mais alors, pourquoi l’entreprise n’a-t-elle pas pris la décision de supprimer les processus Excel pour se fier à un logiciel de consolidation dédié ? Et bien, car ce type d’outil ne répond pas forcément aux spécificités de l’entreprise. Un tel déploiement demanderait des longs développements sur-mesure pour faire coller le logiciel aux besoins précis des contrôleurs de gestion. Alors qu’avec Excel…

Une dépendance pas seulement à Excel, mais aussi aux gestionnaires de fichiers

Les raisons qui poussent les directions financières à conserver Excel dans leurs outils favoris sont tout à fait recevables. Cependant, au-delà des aspects chronophages et de risque pesant sur la qualité des données, d’autres désavantages sont à mettre en avant. Toujours dans le cas de ce groupe de commerce de détail, une vraie dépendance envers les personnes en charge de la maintenance et de l’évolution de ces tableurs s’était installée. Seules trois personnes à la direction financière avaient une connaissance suffisamment fine de l’historique des fichiers et de leurs macros VBA pour assurer un suivi efficace. Bien entendu, ces personnes pouvaient être absentes ou tout simplement quitter l’entreprise… Sans elles, la situation serait très rapidement devenue catastrophique ! Néanmoins, même si cette dépendance était compliquée à gérer, il n’était pas question de se défaire des tableurs pour autant. Les salariés en charge de la maintenance des fichiers Excel de contrôle de gestion des stocks avaient une expertise très pointue dont le département profitait au travers des processus qu’ils avaient mis au point. Faire table rase de cela était impensable !

 

Direction financière : tous accros à Excel ?
Direction financière : tous accros à Excel ?

Personne n’aime à s’en vanter mais les faits sont indéniables, Excel reste omniprésent dans les entreprises, qu’elles soient petites ou gigantesques ! La preuve ? Une étude Deloitte d’avril 2019, menée auprès de plus de 1 000 cadres supérieurs, ...