La déclaration sociale nominative réduit la paperasse des entreprises
Déclaration mensuelle à l'Urssaf, attestation employeur à la fin de chaque contrat, déclaration annuelle des données sociales... Les employeurs sont contraints de multiplier les documents administratifs, au prix d'une immense débauche d'énergie. "Le temps passé dans une entreprise à remplir toutes les déclarations sociales est tout simplement inimaginable", confirme Eric Hayat, président du Groupement d'intérêt public "Modernisation des déclarations sociales" (GIP-MDS). Cet organisme est, entre autres missions, chargé de fusionner tous ces documents en un seul. A partir de 2016, la déclaration sociale nominative deviendra même le seul et unique moyen pour les entreprises de transmettre leurs données à l'administration, selon la loi Warsmann de simplification du droit (qui prévoit aussi le bulletin de paie simplifié).
Sur le papier, l'idée parait simple. Chaque mois, le logiciel de paie de l'entreprise recense l'ensemble des informations concernant un salarié (rémunération, arrêt maladie, cotisation sociales...) dans un fichier. Cette déclaration unique nominative, entièrement dématérialisée, est envoyée au site Net-entreprises. Les informations utiles sont ensuite dispatchées entre les différentes organismes en fonction de leurs besoins.
Des avantages partagés
L'intérêt de cette réforme est multiple. Pour l'employeur, plus besoin de renseigner 30 fois les mêmes informations. Un gain de temps d'autant plus précieux qu'en parallèle à ce regroupement des déclarations, une réflexion sur la simplification des procédures est en cours. Le salarié bénéficie de son côté d'une meilleure sécurité dans l'établissement de ses droits, grâce à la traçabilité des informations transmises aux organismes publics et de protection sociale. Pour ces derniers, enfin, la déclaration sociale nominative limite les possibilités de fraudes, puisque les cotisations liées à chaque salarié sont connues (alors qu'aujourd'hui, les entreprises déclarent des montants globaux).
"Dès 2013, les entreprises volontaires pourront utiliser ce système"
Mais, pour éviter le big bang, la transition se fait en douceur. "Dès 2013, précise Eric Hayat, les entreprises volontaires pourront utiliser ce système pour quatre déclarations : la déclaration de main d'œuvre, l'attestation employeur délivrée en fin de contrat, la déclaration d'arrêt maladie et celle de reprise." Cette démarche nécessite cependant que les entreprises disposent d'un logiciel de paie qui le permette. Ensuite, pendant 3 ans, la déclaration sociale nominative remplacera progressivement de plus en plus de démarches, jusqu'à devenir obligatoire.