Les changements législatifs révolutionnent la gestion des contrats

Au cours de l'année écoulée, plusieurs changements législatifs majeurs ont modifié la manière dont les opérations commerciales et les échanges de données sont menés.

Avec l’arrêt Schrems II de la Cour de justice de l'Union européenne qui complète le RGPD, les dirigeants doivent naviguer dans un paysage réglementaire des plus complexes pour la protection des données, alors qu'ils entrent dans une période de grande incertitude économique. C’est pourquoi les entreprises s’adaptent afin de garantir un taux de risque faible dans l’élaboration de leurs contrats.

En effet, alors que le climat est à la récession, Gartner, l'entreprise de conseil spécialisée dans les technologies avancées, explique que la plupart des organisations ont été poussées à réévaluer leurs stratégies de mise sur le marché. L'agilité commerciale s'avère donc être la clé de la survie des entreprises. Les dirigeants doivent garder une longueur d'avance sur les nouvelles tendances du marché en adaptant leur modèle de gestion des revenus en conséquence.

L'état actuel de la gestion des données et des contrats

Depuis 2020, avec l’accélération de la digitalisation et du télétravail, les outils de gestion des contrats et l’utilisation de solutions post-signature ont augmenté. Les clients et les fournisseurs ont, dans ce contexte, accéléré leurs recherches afin d’identifier les obligations, les droits et les implications des changements et des modifications de contrats. Les applications d’intelligence artificielle (IA) ont également émergé à l’instar des grands modèles linguistiques en vue d’une meilleure gestion des risques, en facilitant notamment la rédaction de documents et la gestion des processus. Une étude récente de Globality a révélé que 90 % des responsables des achats transforment leurs modèles opérationnels, et 87 % d'entre eux se concentrent sur la création d'équipes chargées des données. L’objectif est d'obtenir des informations plus prédictives et de déployer de nouvelles technologies afin de mieux relever les défis qui leur incombent et répondre de manière optimale aux demandes de leurs clients.

Récemment, conformément aux nouvelles réglementations internationales en matière de transfert de données, l’arrêt Schrems II de 2020 impose aux entreprises de procéder à des évaluations des risques avant de transférer des données de l'UE et de l'espace économique européen vers des pays qui ne sont pas considérés comme adéquats. Ainsi, les entreprises ont dû mettre en place de nouveaux processus pour se conformer aux juridictions, effectuer des contrôles sur l'impact des transferts et établir de nouveaux flux de données transfrontaliers. Nombre d'entre elles ont remanié des centaines, voire des milliers, de contrats existants pour y inclure les clauses contractuelles types mises à jour. Par conséquent, les organisations se doivent d’être davantage proactives en anticipant le changement plutôt qu'en y réagissant simplement. Elles peuvent notamment s’aider d'un logiciel de type RevOps (Revenue Operations) qui leur permet plus de flexibilité.

Établir un modèle RevOps plus efficace

En l'absence d'une solution efficace de gestion des contrats, l’entreprise peut perdre, pendant toute la période contractuelle, une plus-value importante des avantages conclus à sa signature. Il est donc impératif pour les dirigeants de considérer les récents changements législatifs comme une opportunité de réévaluer et de rationaliser leurs processus opérationnels. En revanche, à défaut de se précipiter sur des programmes de transformation digitale et d'adopter de nouvelles technologies hâtivement, la stratégie d’investissement des entreprises doit être revue, en prenant connaissance des systèmes existants et en établissant des objectifs stratégiques clairs.

Au-delà de la manière dont elles intègrent les technologies, les organisations sont tenues de réfléchir à la gestion du cycle de vie de leurs contrats, au machine learning et à l'IA. Plutôt que d'aborder la gestion des contrats de manière verticale, les dirigeants peuvent réfléchir à la façon dont les technologies de processus de contractualisation et les contrats eux-mêmes peuvent être davantage optimisés, en collaboration avec les différentes équipes de l'entreprise. Dans un deuxième temps, les chefs d’entreprise peuvent approfondir une culture favorable aux données dans l’ensemble de la structure, du conseil d’administration aux équipes de vente.

Une gestion complète des contrats de bout en bout

Un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats maximise la valeur de ceux-ci grâce à des outils permettant d'automatiser et de normaliser les processus, de réduire les risques et de renforcer la conformité, tout en accélérant les tâches et en améliorant in fine l'efficacité des équipes. Toutefois, cet objectif ne peut être atteint que si les organisations commencent par structurer leurs données. Il est donc essentiel que les dirigeants revoient leurs processus internes et unifient les systèmes d'enregistrement pour éviter les silos entre les équipes.

Dans un objectif d’optimisation, les processus opérationnels doivent également être revus. Les différents départements peuvent ainsi concentrer leur temps et leurs ressources sur les questions plus complexes et stratégiques. Ce n'est qu'après avoir passé en revue les systèmes existants, donné la priorité aux activités génératrices de revenus et adopté progressivement de nouvelles solutions que la technologie contractuelle apportera de réels avantages et améliorera les performances globales de l'entreprise. Les équipes pourront alors se concentrer sur leurs opérations sans être parasitées par des processus chronophages et des aspects juridiques. En établissant une stratégie RevOps cohérente et proactive, les organisations seront en mesure d'identifier les tendances, les domaines d'amélioration et de fournir un aperçu des flux de données pour aider à accélérer la génération de revenus.

En prenant les mesures techniques de manière plus proactive, les organisations peuvent développer des compétences et conserver la confiance de leurs clients. Afin d’être plus résilientes face aux adversités, elles devront réexaminer régulièrement leurs opérations internes et mettre en place des mesures adaptées, telles que les solutions RevOps ou d’IA. Ainsi, elles seront donc mieux préparées à toutes les éventualités et entreront dans la nouvelle ère de la gestion des contrats.