Ecrire comme un pro

Par La Rédaction

Ecrire des phrases courtes

Rien n'est plus repoussant qu'une phrase interminable. Pourtant, multiplier les propositions au sein d'une même phrase s'avère tentant pour celui qui tient la plume. Au risque de diluer le sens du message et de perdre le lecteur en route.

"Je lis parfois des phrases qui comprennent 40 ou 50 mots, témoigne Agnès Taupin, auteur de "Bien rédiger" aux éditions Eyrolles. C'est beaucoup trop. Une phrase ne devrait contenir qu'une vingtaine de mots maximum. Elle serait déjà suffisamment longue." Lorsque vous rédigez, efforcez-vous de raccourcir vos phrases en réduisant la masse d'informations que vous y insérez. Bien souvent, ne mettre qu'une idée par phrase suffit largement.

Rendre ses titres vivants

Bien souvent, on y prête peu d'attention en les écrivant. Parfois même, on les oublie. Les titres des documents, les noms des chapitres ou les objets des mails se caractérisent régulièrement par leur platitude. "Un titre doit indiquer ce dont le texte parle, souligne Christophe Cachera, auteur de "Ecrire comme un pro". Il doit être le plus précis possible." Il peut servir, selon les cas, à donner de l'information ou bien à "vendre" votre travail. Si aucune formule percutante ne vous vient à l'esprit, prenez le temps de rassembler vos idées une fois votre texte rédigé.

Le titre d'un document doit donner au lecteur envie de lire la suite. Un titre raté et votre texte ne sera même pas parcouru. "Certains titres ne veulent rien dire. Mieux vaut rédiger des titres vivants et informatifs", conseille Agnès Taupin.

Alléger son style

Il n'est pas rare de trouver son écriture particulièrement lourde. Un défaut pas forcément rédhibitoire, l'objectif n'étant pas de faire du lyrisme dans un cadre professionnel. "Au travail, l'essentiel est d'être compris, tranche Christophe Cachera. Le style, lui, vient ensuite." Quelques reflexes permettent pourtant d'éviter facilement les lourdeurs.

"Quand je relis un document, j'essaie d'enlever tous les "que" et les "qui" ainsi que les participes présents", explique Agnès Taupin. Ces formulations, pourtant très fréquentes, alourdissent de manière générale un texte. A la relecture, vous devez tout faire pour que votre texte soit fluide pour le lecteur.

Eliminer les informations inutiles

"Beaucoup de personnes souffrent d'une certaine timidité vis-à-vis de l'écrit, analyse Christophe Cachera. Elles sont alors tentées de ne pas aborder le sujet directement, de commencer par poser le contexte ou d'expliquer des choses secondaires." Agnès Taupin met en garde contre cette mauvaise habitude : "Trop d'informations tue l'information." En fournissant plus de données que nécessaire vous prenez le risque de noyer le lecteur sous un flot d'informations secondaires. Et il risque de passer à côté du message essentiel.

Ecrire un document professionnel ne s'apparente ni à de la littérature, ni à une dissertation de terminale. Oubliez les fioritures et contentez-vous de ce qui est utile au lecteur. Votre message n'aura alors que plus d'impact.

Se mettre à la place du lecteur

"On n'écrit pas de la même façon à un docteur en biologie qu'au grand public", s'amuse Christophe Cachera. Le ton, la construction et le vocabulaire d'un texte doivent être adaptés au public qui va le lire.

Si cela peut paraitre évident dans des cas exceptionnels, ce questionnement reste indispensable pour les documents courants. Pourtant, bien souvent, on écrit davantage pour soi que pour les autres. Cela peut conduire à des formulations inutiles, des références non partagées ou des messages mal compris. Cette règle est aussi importante pour la rédaction de documents qui n'ont pas de destinataire spécifique. "Essayez de personnifier votre interlocuteur, en lui donnant un nom, une histoire, des centres d'intérêt", ajoute-t-il.

Orthographe : bannir le doute

Les erreurs d'orthographe constituent bien souvent la hantise des rédacteurs. Il n'existe pas de règle immuable pour ne pas se tromper, si ce n'est être muni en permanence d'un dictionnaire papier ou en ligne et s'y plonger au moindre doute. Le correcteur d'orthographe des logiciels de traitement de texte ignore certaines erreurs et tous les sites Internet ne constituent pas une garantie fiable.

Bien évidemment, une relecture attentive vous évitera déjà bon nombre de fautes. "Lorsque vous hésitez sur l'orthographe d'un mot, préférez-lui un synonyme", ajoute Agnès Taupin. Un conseil qui n'est bien évidemment utile que si vous êtes certain de l'orthographe de ce mot de substitution...

Clarifier ses idées

Avant de commencer la rédaction d'un document, quel qu'il soit, mieux vaut être au clair avec ses idées. Il est indispensable de déterminer l'information que l'on souhaite faire passer avant de commencer à rédiger. "Je conseille de constituer une liste comportant ce que l'on veut dire avant d'écrire", explique Christophe Cachera. Une réflexion en amont permet ainsi d'éviter que le lecteur se demande à la fin : "Que veut-il dire ?"

Pour être au clair sur des sujets vastes ou complexes, il est conseillé de coucher ses idées sur le papier. En organisant vos idées sous forme de schémas vous éviterez de produire un brouillon indéchiffrable. A vous ensuite de trouver les mots pour exprimer votre pensée.

Donner un seul objectif au document

Interrogez-vous systématiquement sur les raisons qui vous poussent à rédiger tel ou tel document. Vous voulez envoyer un compte rendu de réunion ou confier une mission ? Réclamer un document ou organiser un rendez-vous ? En fonction de l'objectif fixé, vous ne donnerez pas les mêmes informations, vous n'adopterez pas le même ton.

L'objectif doit par ailleurs être circonscrit. "Envoyez un mail différent pour chaque réunion que vous souhaitez évoquer, conseille Agnès Taupin. Cela facilitera leur classement par vos destinataires." Et rappelez-vous que dire à chaque fois "bonjour" et "cordialement" aux mêmes personnes ne pose aucun problème.

Varier le vocabulaire et la syntaxe

Pour que votre texte soit agréable à lire, évitez toute monotonie. Cela commence par le choix des mots, qu'il faut éviter de voir réapparaitre dix fois dans le même paragraphe. "La langue française est suffisamment riche pour pouvoir facilement trouver des synonymes et éviter les répétitions agaçantes", estime Agnès Taupin.

Cette variété ne se limite pas au vocabulaire. Dans la construction de votre texte, la diversité est également souhaitable. "Mieux vaut alterner les phrases courtes et longues ou encore varier la construction des phrases et des paragraphes", estime Christophe Cachera. Porter de l'attention à ces détails permet de rendre un texte plus vivant, plus dynamique et, au final, plus agréable à lire.

Eliminer les mots complexes

De la construction de l'argumentaire au choix des termes, la simplicité doit rester le maître mot. "Lorsque je conseille d'utiliser des mots simples, on me rétorque parfois que j'encourage le nivellement par le bas, raconte Christophe Cachera. Or, ce n'est pas vrai ! Je pourchasse simplement tout ce qui est jargon, les mots trop longs et trop abstraits."

Christophe Cachera conseille ainsi de limiter l'usage des mots qui se terminent en "isme" ou en "ion". Souvent compliqués et rarement précis, ils ne facilitent pas la compréhension immédiate de votre texte. Préférez les termes simples, de moins de trois syllabes, mais porteurs de sens.

Soigner la ponctuation

Souvent négligés par le rédacteur, les signes de ponctuation sont des éléments essentiels à la bonne compréhension d'un texte, quel qu'il soit. Le choix et la place de ces signes donnent tout son sens à une idée. "Il m'arrive de devoir relire une phrase plusieurs fois pour la comprendre, simplement parce qu'il manque des virgules", relate Agnès Taupin.

N'oubliez pas que les signes de ponctuation utilisés influencent la façon dont votre texte est lu. Les éléments mis entre parenthèses ont par exemple de fortes chances d'être ignorés par les yeux des lecteurs.

Eviter les formes passives

"Comme son nom l'indique, la forme passive ne met pas en valeur le sujet de l'action, explique Christophe Cachera. Elle dépersonnalise et transmet même parfois un ennui certain." La forme passive retire tout dynamisme à l'écriture. Il est donc conseillé de la bannir, sauf si vous voulez mettre vraiment l'objet de l'action en avant.

De la même manière, Agnès Taupin conseille de privilégier les formulations positives aux phrases négatives. "Lorsque l'on veut faire passer un message, il est plus efficace de dire ce qui est possible que ce qui est interdit. La phrase positive est moins infantilisante."

Ne pas abuser des formulations toutes faites

"Certains tics de langages peuvent procurer de l'ennui au lecteur", estime Christophe Cachera. A la lecture d'un texte, une équipe sera trop souvent "dynamique" et une entreprise trop souvent "performante".

Ces formulations banales s'apparentent à des clichés qui n'apportent aucune information intéressante au lecteur. Celui-ci a l'impression de lire ce qu'il a déjà vu des milliers de fois, au risque de passer à côté de l'information importante que vous souhaitiez véhiculer. "Au travail, votre texte se retrouve en concurrence avec d'innombrables autres documents, poursuit l'auteur de "Ecrire comme un pro". Et ne sortira pas du lot."

Prendre le temps de se relire

C'est un conseil qui peut à première vue relever de l'évidence. Pourtant, prenez-vous réellement le temps de relire tous vos documents avant de les envoyer ? "Se relire est indispensable, insiste Christophe Cachera. Ce n'est pas tant faire des fautes qui est grave, mais envoyer un document avec des fautes." Au-delà des corrections orthographiques et grammaticales, la relecture permet aussi de remarquer les répétitions, les incohérences ou les lacunes d'un texte.

Les documents importants peuvent idéalement être relus après une nuit de sommeil. Si elle intervient juste après la rédaction, la relecture risque de passer à côté de certains détails. Autre solution : se faire relire par un collègue ou un supérieur qui pose un regard neuf sur le texte.

Faire un plan

Pour être compris, un texte doit suivre une certaine logique. "Plus le document est long, plus le plan doit être travaillé, conseille Agnès Taupin. Même avec une lecture rapide, le destinataire du document parviendra ainsi à en dégager les éléments essentiels." Bien souvent les lecteurs ne font que picorer dans vos textes. Si les éléments importants se trouvent en début ou en fin de paragraphe, ils seront davantage repérés que s'ils sont noyés au milieu d'autres phrases.

N'hésitez pas, non plus, à préciser -quitte à avoir la sensation de vous répéter- l'objectif du message à la fin du document. Dans un mail, rappeler en bas du texte ce que vous attendez de vos destinataires est un gage de clarté.

Traquer les homophonies

Certains mots se prononcent de la même façon mais leur orthographe diverge. Et en cas de confusion, l'impact sur le lecteur se révèle désastreux. Le mélange entre le pronom démonstratif "ça" et l'adjectif possessif "sa" peut être évité : le premier peut être remplacé par "cela" quand le second est le féminin de "son". De même, "hors" signifie "dehors" quand "or" est une conjonction de coordination.

Pensez donc à vérifier ces erreurs courantes à la relecture de votre texte. Vous éviterez aussi le mélange entre "quoique", l'équivalent de "bien que", et la locution pronominale "quoi que".

Trouver le ton juste

Certains ont tendance à écrire comme ils parlent. Or, un tel transfert ne fonctionne pas toujours, loin de là. A la différence de l'oral, le texte ne dispose pas de l'intonation de la voix qui participe à la bonne compréhension de ce qui est dit. Les mêmes mots peuvent avoir un sens radicalement différent selon le ton sur lequel ils sont prononcés : sérieux ou ironie, simple constat ou lourds reproches. C'est ce qui rend l'utilisation de l'humour dans vos correspondances professionnelles si difficile.

N'oubliez pas qu'un mail envoyé d'une boîte professionnelle sera de prime abord considéré comme sérieux. "La messagerie professionnelle est un outil de travail classique, rappelle Agnès Taupin. L'humour est donc à manier avec précaution, surtout que vous ne savez jamais qui va, à terme, lire votre texte."

Comprendre les enjeux

Ecrire comme un pro, c'est aussi faire preuve de tact. Un message pourtant bien rédigé se révèle parfois calamiteux sur le plan interne. Une information confidentielle révélée, une annonce prématurée ou des susceptibilités mal appréhendées peuvent mettre le feu aux poudres.

"Avant d'écrire sur un sujet nouveau, il ne faut pas hésiter à se faire préciser les enjeux, conseille Agnès Taupin. Dans le cas d'un mail, il faut aussi envisager l'éventualité qu'il soit transféré à d'autres personnes que les destinataires initiaux." Mieux vaut donc prendre la mesure des informations contenues dans le document et limiter le risque d'une mauvaise interprétation de votre document.

Vérifier ses informations

Ecrire correctement est une chose. Ecrire des informations correctes en est une autre. Malheureusement, trop de textes comportent des inexactitudes voire même des contre-vérités. Dans ce cas-là, c'est tout le document qui est discrédité. Et son auteur avec.

"J'ai déjà reçu des documents pour lesquels l'auteur était incapable de me fournir les sources des chiffres mis en avant", explique Agnès Taupin. Il faut donc systématiquement vérifier ses sources pour ne pas rédiger d'approximations qu'un lecteur un minimum expert mettrait à jour facilement. Prenez le temps de vous assurer de la fiabilité des chiffres sensibles et de vérifier l'orthographe des noms propres.

Trouver le bon accord

Les fautes d'accord sont certainement les erreurs les plus courantes dans les textes. Les participes passés respectent pourtant, dans la plupart des cas, une règle plutôt simple. Avec l'auxiliaire être, l'accord est systématique, avec "avoir", il ne se fait qu'avec le COD placé devant l'auxiliaire.

Reste donc à faire preuve d'attention lors de la relecture, ce qui permet d'éviter la plupart des erreurs, à commencer par les impardonnables. Restent ensuite certains pièges (avec les verbes pronominaux, le participe passé suivi d'un infinitif...) qui méritent de se replonger de temps en temps dans un livre de grammaire.

Entretenir son niveau

Comme bon nombre de compétences, l'écriture est une faculté qui se travaille et qui s'entretient. Si les règles de grammaire et d'orthographe ont été apprises sur les bancs de l'école, elles peuvent sombrer dans l'oubli sans une pratique régulière. "Dans les formations que j'anime, je retrouve beaucoup de professionnels qui n'écrivent plus depuis des années", témoigne Agnès Taupin.

Les professionnels qui passent beaucoup de temps sur le terrain éprouvent parfois des difficultés lorsque, l'avancement professionnel aidant, ils doivent assumer des tâches rédactionnelles. Certains métiers liés aux chiffres négligent aussi les facultés d'écriture. Concrètement, y porter une attention accrue lors de la rédaction permet de se remémorer les règles. Une pratique régulière de la lecture entretient aussi les compétences rédactionnelles.