Soyez productif, jetez votre BlackBerry

Les perspectives de gain de productivité n'ont jamais été autant explorées. D'un autre côté, nous n'avons jamais été autant interrompus dans notre travail au quotidien. Que diriez-vous d'une expérience pour faire face à ce flot ou fléau d'interruptions ?

Les interruptions causées par les e-mails constituent l’une des principales causes de perte de productivité individuelle au travail. Vous êtes concentré sur une tâche, votre système de messagerie vous informe de l’arrivée d’un nouvel email, vous ouvrez l’e-mail qui vous invite à exécuter une autre tâche (ne serait-ce que répondre à l’e-mail en question). Combien de temps vous faut-il pour vous reconcentrer sur la tâche initiale ? Plus cette dernière exige de la concentration, plus ce délai sera long.

Cet article vous propose sous la forme d’une expérience à vivre, une façon de faire évoluer votre comportement pour augmenter votre efficacité individuelle et réduire votre stress. Si l’expérience est concluante, à vous ensuite de mettre le temps ainsi dégagé au service de votre développement professionnel, personnel ou des deux.

Comment en sommes-nous arrivés là ?

Si on se place sur une échelle de 10 ou 20 ans, on se rend compte à quel point la communication par e-mail à pris de plus en plus d’ampleur, aussi bien dans le milieu professionnel que personnel. Et ce malgré son efficacité discutable. Voir la figure ci dessous comparant l'efficacité des différents moyens de communication (source : Alistair Cockburn, co-auteur du manifeste Agile). Cette prise d’ampleur s’est faite de façon si progressive et “naturelle”, que nous avons du mal aujourd’hui à prendre du recul pour adopter des comportements susceptibles de nous libérer de la véritable emprise qu’ont ces messages électroniques sur nous.

Que diriez-vous d’une petite expérience ?

Pour débuter l’expérience proposée, commencez par fixer vous même sa durée. Évitez de choisir une durée trop courte (du genre 1 jour ou 2). Ou trop longue (plus d’une semaine). Une semaine est un bon début pour se forger une conviction sur le sujet. Inutile de préciser que l’idéal est de choisir une période qui corresponde au rythme de travail que vous avez l’habitude de pratiquer le plus souvent.

Qu’est-ce que je veux absolument accomplir demain ?

Avant de vous coucher, en vous brossant les dents par exemple, demandez-vous ce que vous voulez absolument accomplir le lendemain. Ce qui vous tient à cœur. Peut-être une tâche que vous repoussez depuis longtemps ? A vous de voir, mais ne sélectionnez pas plus de 3 tâches. Si vous oubliez de le faire la veille, après tout on a autre chose à penser quand on est à la maison, profitez de votre temps de trajet vous menant sur votre lieu de travail.

La première chose à faire en arrivant au travail

Quelle est la première chose que vous avez tendance à faire en vous installant à votre bureau ? Consulter vos e-mails ? C’est là que la véritable expérience commence. Ne les consultez pas. Commencez par faire au moins l’une des tâches que vous aviez prévu de faire. Une fois accomplie, nourrissez-vous de l’énergie dégagée par le sentiment d’accomplissement personnel. Si vous avez la chance de travailler sur un projet Agile avec un tableau des tâches physique, nourrissez-vous de cette sensation agréable associée au déplacement du post-it matérialisant votre tâche d’une colonne à une autre.

Prescription : deux prises d’e-mails par jour

L’idée est la suivante, pour éviter les interruptions causées par les e-mails, il s’agit de les “traiter” par paquets, quitte à les laisser s’empiler un peu. Deux paquets par jour est un bon objectif mais rien ne vous interdit de commencer par 3 (voire 4, mais pas plus). A vous de fixer les horaires de consultation (par exemple : 11h et 17h). Une fois fixés, histoire de faire les choses dans les règles, prévenez votre entourage professionnel directement ou en créant un message automatique reçu par toute personne vous contactant par e-mail.

Exemple de message : “Bonjour, afin de rester efficace dans mon travail, j’ai décidé de consulter mes e-mails deux fois dans la journée à 11h et 17h, si votre demande est urgente, vous pouvez me joindre au 06 34 56... Merci pour votre compréhension”.
Vous allez ainsi habituer votre entourage à communiquer autrement, à patienter, voire à se débrouiller tout seul ce qui n’est pas toujours un mal en soi. Peut-être que vous louperez une information “fraîche”, peut être que cette approche créera des petit couacs au début, mais la terre ne s’arrêtera pas de tourner.

Pendant votre journée, vous allez être tenté de consulter vos mails en dehors des créneaux convenus. Peut-être même que vous céderez. Ne vous en faites pas le reproche, ce n’est pas un exercice facile. Prenez juste conscience de votre rechute et faites de votre mieux pour vous améliorer peu à peu. Inutile de préciser qu’il est fortement recommandé de désactiver les alertes automatiques vous informant de l’arrivée d’un nouvel email.

Qu’est-ce que je fais de mon BlackBerry ou équivalent ?

Vous avez un BlackBerry ou un smartphone professionnel qui vous alerte dès que vous recevez un e-mail ? Ce fameux téléphone qui arrive parfois même à vous déconcentrer en pleine réunion.

Plusieurs solutions existent mais attention, certaines peuvent choquer :

Solution 1 : Échanger votre smartphone contre un stupidphone (vous savez le téléphone qui sert uniquement à téléphoner).
Solution 2 : Désactivez la synchronisation des emails pro.
Solution 3 : Désactivez l’alerte automatique et synchronisez vos emails uniquement à la demande. Si vous avez un BlackBerry, désactivez au moins ce fameux clignotement qui a autant d’effet sur votre cerveau qu’une sirène (la femme poisson et non pas l’alarme assourdissante).

Une expérience connexe peut être intéressante à essayer. Certains la qualifieront d’hérétique : laissez votre téléphone au bureau avant de rentrer chez vous. Vous verrez à quel point on se sent léger. Bien sûr certaines périodes ne s’y prêtent peut être pas. Vous aurez peut-être envie de soutenir à distance votre équipe ou client dans un moment difficile.

Si votre téléphone professionnel a tendance à souvent sonner à la maison et que cela vous agace. Demandez-vous si vous n’avez pas habitué vos collègues, clients ou supérieurs à vous appeler en dehors des horaires de travail. Demandez-vous si ces appels ne sont pas pour vous le moyen inconscient d’échapper à autre chose (l’inactivité par exemple).

Quid de mon smartphone perso ?

Vous avez un smartphone personnel qui vous alerte lorsque vous recevez un email personnel. A vous de faire la part des choses entre le souhait d’être efficace dans votre travail pour développer votre carrière, vos connaissances ou vos compétence en étant efficace. Ou privilégier votre vie personnelle au travail. Si votre choix est d’être efficace au boulot, mettez votre téléphone personnel en mode silencieux, et consultez vos e-mails, textos, messages vocaux et appels pendant vos pauses.

Pour aller plus loin

Si vous avez tenté l’expérience et observé les premiers signes de résultats positifs, vous aurez sans doute envie d’aller encore plus loin dans la gestion de votre temps. Pour cela il existe, une technique appelée Pomodoro qui consiste, pour résumer, à découper votre temps en tranches de 25 minutes environ appelées Pomodoros. Après chaque tranche de 25 minutes, faites une pause de 5 minutes pour prendre du recul. L’idée est donc de faire quelque chose qui n’a rien à voir avec votre tâche pour ne plus penser à elle. Et au bout de 4 pomodoros une pause de 15 à 30 minutes. De cette façon, vous optimisez votre concentration, recul et énergie. Le tout pour plus d’efficacité et moins de stress.

Encore une fois, ce n’est qu’un résumé, il y a bien sûr des subtilités. Vous trouverez tous les détails et une petite vidéo très ludique sur le site officiel de la technique pomodoro.

En espérant que cette chronique vous sera utile dans votre quotidien.
Cela ne dépend que de vous maintenant.