E-mail en anglais : comment l'écrire et le réussir ?
[E-MAIL EN ANGLAIS] Vous devez communiquer avec des interlocuteurs étrangers... et vous craignez de vous ridiculiser. Suivez ces quelques conseils pour réussir vos courriels en anglais.
Un fournisseur asiatique ? Un client américain ? Un collègue polonais ? Dans la vie professionnelle, les échanges dépassent souvent les frontières de la francophonie. Dans ces cas, c'est généralement l'anglais qui sert à communiquer. Moins ampoulés que les lettres d'antan, les e-mails répondent tout de même à un certain formalisme. Or, tout le monde n'est pas aussi à l'aise avec la langue de Shakespeare. Heureusement, le recours à l'e-mail évite de laisser transparaitre son accent franchouillard et dissimule habilement les hésitations lexicales. Pourtant, au-delà des lacunes grammaticales ou du manque de vocabulaire qui mérite un travail de longue haleine, il est aussi utile de maitriser certains codes propres aux échanges électroniques. Moins ampoulés que les lettres d'antan, les e-mails restent malgré tout entourés d'un certain formalisme.
Comment saluer son interlocuteur ? Quelle formule de politesse utiliser ? Quel ton adopter ? Autant de conseils bien utiles pour conserver une image professionnelle vis-à-vis de vos interlocuteurs internationaux.
Les salutations
Un e-mail en anglais commence toujours par une salutation plus ou moins formelle. Le plus simple consiste à s'adresser à son interlocuteur par son prénom : "Dear Rebecca". Si vous tenez à conserver une certaine distance (par exemple lors d'une prise de contact), ayez plutôt recours au nom de famille, plus formel : "Dear Mr Smith". A l'inverse, à un collègue proche ou à un interlocuteur fréquent, un simple "Hello John" peut suffire.
Ces différentes formulations sont bien évidemment inopérantes lorsque vous ne connaissez pas le nom de votre destinataire. C'est le cas lorsque vous vous écrivez à une adresse e-mail générique pour une entreprise ou un service, par exemple dans le cadre d'une demande de devis à l'équipe commerciale ou d'une candidature spontanée à la DRH. Vous pouvez alors débuter votre message par "To Whom It May Concern", l'équivalent anglais de la formulation générique "Madame, Monsieur".
Le sujet du message
Pour introduire le thème de votre message, vous pouvez utiliser quelques formules comme : "I am writing in reference to / with regard to / on behalf of...".
Si vous êtes en quête de renseignements, vous pouvez l'exprimer avec une expression telle que "I would like to enquire about..."
Pour délivrer une information (positive ou négative), pensez à ce type de phrases : "I am writing to let you know/to inform you that...".
La construction
De manière générale, bannissez les formulations alambiquées de vos e-mails professionnels en anglais. D'abord, si vous n'êtes pas très à l'aise avec la langue, vous risquez de rajouter de la confusion à votre message. Ensuite, parce que ce n'est pas dans les habitudes des locuteurs anglophones de recourir à des structures complexes dans leurs courriels. Clarté et simplicité doivent vous guider.
Faites donc l'effort de rédiger un objet de mail limpide et sans ambigüité portant sur votre requête. Pour le texte, optez pour une structure très lisible. Les différents paragraphes doivent aider à présenter vos idées ou à détailler votre raisonnement. Pour cela, n'hésitez pas à recourir à des expressions simple comme "To begin with...", "Next..." et "Finally...".
Le remerciement
En anglais comme en français, le remerciement est un signe de politesse. N'hésitez donc pas, si nécessaire, à exprimer votre gratitude à votre interlocuteur :
d'avoir contacté votre entreprise : "Thank you for contacting our company"
de sa réponse rapide : "Thank you for your prompt reply"
de son attention au sujet de... : "Thank you for your consideration regarding..."
de sa disponibilité : "Thank you for your availability"
La sollicitation
Si vous voulez demander un service; vous pouvez écrire : "I would be grateful if you could..." ou, plus simplement "Could you please... ?"
Si jamais vous avez besoin d'expliquer qui vous a donné ce contact : "Your name was given to me by..."
Enfin, dans le cas où votre e-mail constitue une réponse à un précédent message, précisez le rapidement : En réponse à votre demande" : "Referring to your request for information".
Comment faire un mail de relance en anglais ?
En cas de relance, plusieurs expressions sont possibles. Le terme "relance" lui-même correspond globalement à l'expression anglaise "follow-up".
Il est possible de rappeler à la personne le sujet abordé dans un précédent mail : "I would like to kindly remind you that..."
Il est aussi possible de lui dire directement que l'on n'a pas reçu de réponse à son précédent mail : "To this day, I haven't received any answer from you regarding..." (ce qui peut être considéré par certains comme un peu cinglant). Ou encore "I am writing because I am still to receive a response from you regarding… " On peut demander clairement où en est son dossier : "Could you please update me on... ?"
En cas de relance suite à un impayé, on peut utiliser des formules du type "You did not respond to our first reminder" ou "Despite our first reminder, this account remains unpaid" ou encore "We are sorry to note that despite our previous reminders this account remains unpaid".
La personne qui écrit peut également envisager des formulations un peu plus précautionneuses, demandant à son interlocuteur s'il a eu le temps d'étudier son dossier ou son offre, par exemple : "I was wondering if you'd had the time to consider the proposal that I put to you last week"
Il est aussi possible d'utiliser des formules plus génériques pour faire référence à son précédent message : "Further to" ou "With reference to" par exemple.
Quelle formule de politesse pour un mail en anglais ?
Les courriels français manquent souvent d'originalité dans leur conclusion. Entre "Cordialement" et "Bien à vous", l'éventail des formules de politesse est bien maigre.
Dans vos e-mails en anglais, davantage de variété est possible, mais il faut savoir choisir celle qui convient à votre degré d'intimité. Il est ainsi possible de conclure sa missive par les classiques "Best/Kind regards", "Thank you" ou encore le plus formel "Yours faithfully". D'autres formulations, comme "Best wishes", "All the best" voire "Cheers" sont réservés à des messages plus amicaux.
Expressions courantes dans un e-mail en anglais
| Français | Anglais |
|---|---|
| Source : JDN | |
| "Veuillez trouver ci-joint/ci-dessous..." | "Please find attached/below.." |
| "Au plaisir de vous lire" | "I look forward to hearing from you" |
| "Merci d'avance pour..." | "Thank you in advance for..." |
| "A votre disposition pour toute question" | "If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know" |
| "Dans l'attente de votre réponse" | "I am looking forward to your reply" |
| "D''ici vendredi au plus tard" | "By Friday at the latest" |
| "Quelle heure vous convient le mieux ?" | "What time suits you the best ?" |
| "J'espère que tu vas bien" | "I hope that you are well" |
| "Si vous avez besoin de renseignements complémentaires, n'hésitez pas me contacter" | "If you need any further information, feel free to contact me" |