La gestion de projet au service de la gestion de crise ?

La gestion de crise est constituée de l’ensemble des actions à engager pour répondre à une crise identifiée. Ses champs d’application sont non seulement nombreux mais aussi très variés. Dans le milieu professionnel, comment appliquer la gestion de crise à un projet en cours?

Aller à la source pour comprendre l’origine de la crise

 

S’agit-il d’un problème de délais qui glissent continûment ? Est-ce dû à un problème de budget sans cesse dépassé ? La raison de la crise est-elle liée à un manque de ressources humaines ? Manque-t-il certaines compétences ? Les difficultés viennent-elles des relations entretenues avec les fournisseurs ? Sommes-nous livrés dans les temps ?

 

Dans un premier temps, il importe donc de bien identifier la ou les raisons de la crise rencontrée. Il est primordial que l’analyse menée soit objective. Ainsi, il faut être en mesure d’assurer à l’équipe qui mènera ce diagnostic qu’elle ne rencontrera aucune contrainte hiérarchique. De la neutralité de ce travail dépend sa fiabilité et donc son efficacité à assainir la situation pour sortir de la crise.

 

Prendre le temps de la communication et de l’échange

 

Toutes les équipes intervenant sur le projet doivent avoir une même vision du travail d’analyse qui aura été effectué afin d’accéder à une compréhension commune. En effet, l’ensemble des décisions qui devront être prises pour sortir de la crise impacteront les méthodes de travail ou le mode de gestion du projet en crise. Une réelle démarche de communication permettra de faire en sorte que chacun des acteurs soit correctement informé et formé aux changements à venir pour les intégrer de façon rapide et efficace.

 

Faire preuve de flexibilité : s’adapter pour résister

 

Bien sûr, chaque projet est unique et les solutions à apporter aux problèmes rencontrés lors de sa gestion lui seront propres, mais on peut dégager quelques grandes tendances sur les solutions à envisager sérieusement pour répondre à quelques cas classiques de glissement de délais ou de budgets.

 

Un dilemme fait souvent surface en cas de crise liée au temps ou à l’argent alloué : vaut-il mieux réduire les équipes au risque de perdre du temps ? Ou est-il au contraire préférable de faire intervenir plus de monde pour en finir plus rapidement ?

Avant de prendre une décision, il est important d’avoir conscience que réduire les équipes pour les faire travailler plus ne permettra jamais de gagner du temps. Cela a au contraire pour seul effet de très rapidement les épuiser. La réduction de budget espérée risque alors se transformer en retards irrémédiables…

 

Augmenter les effectifs peut aussi avoir un effet pervers. En effet, qui dit nouvelles recrues, dit aussi période dédiée à la formation ce qui, dans un premier temps, allonge les délais. Il faut ensuite assurer la cohésion et la synchronisation des équipes, ce qui implique encore de nouveaux délais au fil du déroulement du projet. On risque alors de se retrouver alors avec des efforts croissants de développement sans effet équivalent sur le glissement des délais. Sans parler de l’augmentation du budget requis liée à la multiplication des salaires, des équipements ou des logiciels de développement.

 

L’ingrédient clé : l’agilité

 

Mettre en place une méthode de développement de type agile - de type Scrum (plutôt formelle) ou Kanban (plus réactive) par exemple – facilite le dénouement de ces situations de crise.

 

Elles permettent en effet à chacune des parties prenantes de s’impliquer en leur donnant accès à une meilleure compréhension de l’ensemble du projet :

- Les experts comprennent mieux comment leur contribution s’insère dans un tout cohérent,

- ils peuvent rapidement faire remonter toute difficulté ou point bloquant rencontré, et l’équipe en est immédiatement informée,

- et il est plus aisé de décider en temps réel des solutions à mettre en œuvre pour résoudre les problèmes rencontrés, et ce en les priorisant au mieux.