Télé-manager, épisode 1 : l'organisation adéquate tu déploieras
Manager ne s'improvise pas. Manager à distance encore moins. Que vous soyez un télétravailleur aguerri (profitez-en pour réviser vos classiques !) ou un néophyte, le JDN vous relaie chaque jour les conseils de professionnels pour vous aider à encadrer vos équipes, même de loin. Premier commandement : adopter une organisation adéquate.
Maintenir des rendez-vous collectifs avec des horaires
Pour travailler efficacement en équipe, il faut être capable de travailler ensemble, même à distance. Donc fixez des heures précises pour faire des points avec l'intégralité de vos collaborateurs, par chat ou par visio-conférence. Mais l'attention des participants peut décrocher encore plus vite à distance. Essayez donc de rendre ces réunions interactives au maximum et demandez éventuellement à des collaborateurs de préparer quelques points à tour de rôle pour "casser le rythme".
Mieux vaut une réunion d'une demi-heure tous les jours que trois heures en fin de semaine
"Le chef, c'est celui qui donne le tempo, insiste Laurent Pellegrin, directeur adjoint au ministère des Armées et intervenant pour La Maison du Management. De mon point de vue, mieux vaut une réunion d'une demi-heure tous les jours que trois heures en fin de semaine."
Par ailleurs, il faut bien penser à instaurer les "règles du jeu" en amont. Laurent Pellegrin conseille même, si nécessaire, de consacrer les premières réunions à la définition des nouvelles modalités de travail. Sans décider de tout de manière unilatérale, toutefois : "Plus on demande les avis, plus on a de chances que le système fonctionne".
Afficher une certaine souplesse sur les horaires de la journée de travail
Officiellement la durée de travail en télétravail ne peut être supérieure à la durée légale, et les heures supplémentaires s'appliquent aussi dans ce contexte.
L'un des attraits du télétravail est cependant sa flexibilité : laissez-donc le plus de latitude possible à vos équipes, hors réunions et travail collectif, pour s'organiser comme elles le souhaitent. En revanche, demandez à vos collaborateurs de vous faire part à l'avance de leurs disponibilités et indisponibilités, et faites-en de même avec eux.
Sabine Hagège, directrice de la stratégie produit de la plateforme de gestion RH Workday, rappelle d'ailleurs que "nous vivons des moments exceptionnels, et qu'il faut en tenir compte, faire preuve de compréhension", citant l'exemple d'un couple dont l'un travaille désormais le matin et l'autre l'après-midi pour pouvoir s'occuper des enfants en continu.
Formaliser le télétravail
En principe, le télétravail doit être mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou d'une charte rédigée par l'employeur après avis du Conseil Social et Economique (CSE). Ce n'est qu'en l'absence de ceux-ci que le télétravail peut faire l'objet d'un contrat écrit entre l'employeur et chaque salarié. Si cela n'a pas encore été effectué au sein de l'entreprise, cela devient urgent !
Mettre en place les bons outils
Pour télétravailler, il faut être bien équipé. Il faut tout d'abord avoir les outils nécessaires pour communiquer en équipe. Le logiciel le plus connu en entreprise reste Slack, mais les systèmes de chat, comme Hangout chez Google, sont aussi très efficaces.
Pensez à la visioconférence
Les drives comme celui de Google permettent d'agir à plusieurs sur un même document. Les logiciels de gestion de projets tels que Trello peuvent également être très utiles pour vos équipes à distance.
Enfin, pensez à des outils de visioconférence, comme Skype ou Zoom, car pouvoir se parler de vive voix, et encore mieux, en se voyant, est indispensable pour une équipe à distance. Cela motive aussi les salariés à ne pas travailler depuis le fond de leur lit en pyjama. Mais attention aux problèmes de bande passante : chez la start-up de téléconsultation MesDocteurs, les salutations à tout le monde se font en vidéoconférence avant de passer en conférence téléphonique, pour éviter de saturer le réseau.
Dans tous les cas, les entreprises qui n'avaient jamais pratiqué le travail à distance auparavant doivent investir d'urgence dans des outils d'accès distant, et bien sûr dans du matériel comme des ordinateurs portables si nécessaire. Cliquez ici pour voir l'épisode II.