Pour la plupart des entreprises, la création d’un plan de succession est un processus de planification en prévision du jour où un chef d’entreprise choisira de quitter ses fonctions. Cependant, bien que beaucoup d’entreprises passent l’essentiel de leur temps à planifier leur croissance, très peu se préparent soigneusement à l’inattendu.
Pour la plupart des entreprises, la création d’un "plan de succession" est un processus de planification en prévision
du jour où un chef d’entreprise choisira de quitter ses fonctions.
Cependant,
bien que beaucoup d’entreprises passent l’essentiel de leur temps à planifier
leur croissance, très peu se préparent soigneusement à l’inattendu. Une étude
publiée récemment par la société Saga révélait ainsi que 87 % des
Britanniques n’avaient toujours pas élaboré de plan de transfert de leur
héritage numérique.
La mort et les impôts sont inévitables, mais on peut
rarement prévoir quand la première arrivera. Les chefs d’entreprises avisés sont
conscients qu’une bonne préparation est la seule solution pour éviter le chaos
à leurs familles et à leurs associés au cas où le pire devrait survenir.
L’impressionnant volume de données générées par les
PME ne fait que compliquer le problème. Ajoutons-y la complexité liée à la
gestion des nombreux comptes en ligne d’une société, et la nécessité d’agir
devient alors évidente. Des informations sensibles (politiques de santé,
documents juridiques, données sur des acteurs d’une chaîne logistique ou sur
des clients) pourraient en effet rester inaccessibles à la suite d’un
changement de propriété non planifié. La récente consumérisation de
l’informatique a entraîné la création de nombreux outils de communication et
plateformes de stockage de documents, redéfinissant ainsi les modes d’accès aux
données.
Qu’elles
stockent des bitcoins ou qu’elles découvrent les médias sociaux et les
plateformes de stockage dans le cloud, il est essentiel que toutes les
entreprises protègent leur propriété numérique et intellectuelle sur le long
terme. Dans le cas contraire, elles risqueraient de voir le fruit de leur dur
labeur partir en ruines.
Pour
garantir une continuité d’activités à la suite d’un décès inattendu et
permettre à leur entreprise d’exister après leur mort, voici nos conseils :
L’indispensable
plan de succession numérique
Pour s’assurer
de conserver leurs actifs numériques et que quelqu’un dispose des autorisations
adéquates pour y accéder, les entreprises doivent créer un plan de succession
numérique. Il s’agit d’un simple document en ligne au sein duquel une
entreprise charge l’ensemble de ses directives internes, testaments et
fiducies, ainsi que des instructions à suivre. Ensuite, il est nécessaire de
nommer un individu de confiance comme "héritier numérique". Enfin,
les chefs d’entreprises doivent faire attention à ne pas mettre de mots de
passe ou de réponses à des questions secrètes dans leurs testaments, car ces
derniers deviendront publics après leur mort.
Ne faites
pas des médias sociaux votre faiblesse
Dans le
meilleur des cas, il est souvent possible pour un tiers de récupérer des mots
de passe de médias sociaux sans l’accord direct du propriétaire de la
plateforme. En revanche, dans le pire des cas, le propriétaire d’un réseau
social pourrait supprimer le compte d’un individu en apprenant son décès.
L’application Inactive Account Manager de Google supprime les informations des
utilisateurs après un certain temps, mais cela ne s’applique qu’aux sites Web
comme YouTube et
Gmail. Quant au réseau Facebook, il propose une fonctionnalité
de transfert de droits permettant aux utilisateurs de nommer un autre contact
et de leur donner la propriété de leur compte en cas de décès. Malheureusement,
peu de sites font de même, et il y a très peu de continuité entre les offres
des différents réseaux sociaux. Il est donc très important pour les entreprises
de mettre en place un plan de reprise adapté à leurs besoins.
Effectuez un
inventaire des comptes en ligne
La seule façon
de garantir le stockage sécurisé de votre propriété personnelle immatérielle
est de mettre régulièrement à jour un inventaire numérique des ressources
professionnelles en ligne (comptes bancaires, comptes de messagerie,
identifiants de sites Web et autres bases de données de relations clients). Ce
processus sera évidemment plus simple pour les petites que pour les moyennes
entreprises gérant des clients, des sous-traitants et des fournisseurs.
Néanmoins, il s’agit d'une préparation nécessaire pour tous. Il est également
essentiel de répertorier les noms d’utilisateurs et mots de passe permettant
d’accéder à des réseaux WiFi ou à des informations relatives au personnel. Pour
ce faire, les gestionnaires de mots de passe offrent une solution simple.
Lorsque les
informations sont stockées à l’aide de telles solutions et enregistrées de
façon sécurisée, celui qui doit reprendre la société, au stade où le chef
d’entreprise l’a laissée, profite alors d'une transition en douceur. Il peut
être utile de chercher une solution proposant un « centre de
partage » pour faciliter la transmission des mots de passe. Il est également possible de mettre en place
des autorisations d’accès d’urgence.
La mort, les
impôts et l’évolution de la technologie sont inévitables. La planification
autour des actifs numériques est donc vouée à prendre toujours plus
d’importance. La plupart des entreprises cherchent à éviter les risques dans
leurs activités quotidiennes, mais laissent involontairement l’avenir de leurs
ressources numériques entre les mains du hasard. L’important n’est pas juste de
savoir qui prendra la relève, mais comment.
