Trouver le juste équilibre entre les coûts et la conformité : redéfinir le rôle des achats dans la création de valeur
Au fur et à mesure que le rôle des achats prend de l'envergure, il devient évident que cette fonction a bien plus à offrir qu'une simple capacité d'ajustement aux pressions extérieures.
Traditionnellement, la maîtrise des coûts a été au centre des priorités des achats ; de nombreuses équipes se concentrant sur la réduction ou l'optimisation des dépenses afin de garantir à leur entreprise les coûts d’exploitation les plus bas possibles. Cependant, ces dernières années, les achats ont réussi à jouer un rôle beaucoup plus moteur en obtenant une reconnaissance méritée de leur capacité à contribuer de manière stratégique à la croissance à long terme.
Au fur et à mesure que le rôle des achats prend de l’envergure, il devient évident que cette fonction a bien plus à offrir qu'une simple capacité d’ajustement aux pressions extérieures - en étant à la fois proactive et stratège dans ces actions avec pour objectif constant celui de générer de la valeur dans l'ensemble de l'entreprise.
Ces deux visions de la valeur ne doivent pas nécessairement s’opposer ; au contraire, elles sont même les deux composantes essentielles d'une stratégie d'approvisionnement moderne efficace. En s’appuyant sur l’opportunité que représentent les services numériques, les équipes d'approvisionnement peuvent non seulement restructurer les dépenses, mais aussi envisager des changements proactifs visant à assurer une résilience à long terme.
Réduire les coûts
La situation économique incertaine à l'échelle européenne, avec notamment les ruptures d’approvisionnement, l’inflation, et, de facto l’augmentation des prix, a eu pour conséquence de maintenir la gestion des coûts en pole position des priorités des responsables achat.
En effet, une récente enquête d'Amazon Business a révélé qu'un tiers des acheteurs (34 %) ont classé la réduction des coûts des achats comme leur priorité numéro un pour 2023, dans la mesure où ils cherchent à compenser l'impact de la hausse des prix du transport, des coûts des matières premières et des pénuries de marchandises.
Bien qu'il soit important pour les acheteurs de prendre en compte l'efficacité, la facilité d'utilisation et la durabilité dans leurs critères d’évaluation, le coût reste clairement un facteur clé pour déterminer quel article a la meilleure valeur d’acquisition par rapport à un autre. C'est aussi sur ce critère bien spécifique que les Directions sont les plus susceptibles de se pencher lorsqu'elles cherchent à faire des économies.
Comme de nombreuses entreprises, Aksis - un cabinet de reclassement et de conseil en évolution - un processus d'achat très décentralisé. La société gérait une multitude de comptes fournisseurs, y compris des fournisseurs auxquels elle ne faisait appel qu’une seule fois par an. Cette gestion était chronophage et coûteuse. En utilisant Business Prime, Aksis a pu réduire son nombre de fournisseurs, dupliqué ses canaux d’approbation, et mécaniquement réaliser des économies de 30 à 50% en couvrant tous ses sites en France.
En parallèle, avec l'essor du télétravail et la démocratisation croissante des outils de gestion des achats numériques, nous assistons à la montée en puissance d’approches d’approvisionnement plus décentralisées que jamais. Bien que cela soit une excellente nouvelle à l’échelle du collaborateur à qui on donne la possibilité de faire ses propres choix, et bien que cela permette de supprimer la lourdeur des “va-et-vient” bureaucratiques, ces approches peuvent avoir un impact négatif en termes de coûts en l'absence de contrôle.
Pour qu'une stratégie de gestion des achats numériques soit réussie et permette de réaliser des économies, ces outils doivent avant tout permettre aux équipes en charge de l’approvisionnement, de définir des paramètres pour s’assurer que les employés maintiennent les dépenses au niveau le plus bas tout en tenant compte de critères sociaux environnementaux et des directives propres à l’entreprise. Les équipes doivent également être en mesure de mettre en place des flux de travail et des circuits de validation efficaces afin de limiter les achats superflus. Ceci étant dit, la réduction des dépenses à court terme n’est qu'un des piliers de la création de valeur pour les achats.
Investissements à long terme
Bien que la réduction des coûts demeure un élément important de l'activité quotidienne des achats et qu’elle contribue à protéger les entreprises des turbulences économiques, elle est insuffisante pour créer à elle seule de la valeur. Les entreprises ont le devoir d’anticiper et d’investir proactivement pour être sûres de résister aux pressions externes dans la durée - plutôt que de s’y adapter en permanence. Les achats doivent jouer pleinement leur rôle d’analyste pour conseiller les Directions sur comment et où réinvestir au mieux les économies réalisées.
Cependant, accéder aux bonnes informations pour élaborer ces recommandations n'est pas toujours chose facile. Avec l'avènement du digital au sein des achats, l’approvisionnement se complexifie avec la disponibilité et l'utilisation d’outils différents répartis sur différentes plateformes. L'intégration de ces outils dans une plateforme unique est une étape clé pour accroître l'efficacité, les équipes disposant d’une meilleure visibilité et par conséquent d’un meilleur contrôle des dépenses au sein de leur organisation.
En utilisant la fonction de “Visibilité des dépenses” d'Amazon Business, des entreprises comme Uber ont pu obtenir une parfaite lisibilité et une meilleure compréhension de leurs dépenses, et ainsi mieux les maîtriser. Grâce à des rapports analytiques complets générés automatiquement en temps réel, Uber a pu accélérer sa prise de décision en matière d'approvisionnement et définir des axes d'amélioration.
La facilité d'accès à ces informations basées sur l’analyse des données de l’entreprise permet de réduire les dépenses, de planifier la réaffectation des économies réalisées, mais aussi de libérer du temps aux équipes qui peuvent donc se consacrer pleinement aux missions stratégiques de leur fonction.
Les critères sociétaux et environnementaux dans les achats
Les turbulences économiques ne sont pas les seules responsables de la pression qui pèse sur les équipes. Très souvent, les enjeux sociétaux et environnementaux sont au cœur des préoccupations des entreprises. De plus en plus de pouvoirs publics adoptent des politiques environnementales telles que la loi européenne sur la chaîne d'approvisionnement, qui entrera probablement en vigueur en 2024 et obligera les entreprises à auditer leurs fournisseurs tout au long de leur chaîne d'approvisionnement. Pourquoi ? Parce que l’enjeu est crucial : 80 à 90% des émissions de gaz à effet de serre de la plupart des produits sont des émissions indirectes (Scope 3) qui se produisent tout au long de la chaîne de valeur d'une entreprise.
Miroir des préoccupations des consommateurs, les collaborateurs souhaitent de plus en plus que leur entreprise donne la priorité aux politiques sociétales et environnementales. Toujours selon l’enquête d'Amazon Business, plus de la moitié (59 %) des acheteurs considèrent l'amélioration de la durabilité dans les pratiques d'achat comme leur priorité numéro un cette année. Cela représente une proportion significativement plus élevée que ceux qui accordent la priorité aux coûts (34 %), démontrant à la fois une croissance de la nécessité de la conformité légale et des engagements sociétaux et environnementaux.
Malgré cette combinaison d’engagements et de réglementation, les achats durables et la réduction des coûts ne vont pas toujours de pair. Souvent, l'achat de produits plus responsables ou d'origine locale sera plus onéreux. Par conséquent, les achats sont aujourd'hui confrontés à un exercice d'équilibriste : réduire les coûts tout en aidant leur organisation à se conformer à la réglementation, à atteindre ses objectifs de durabilité et à répondre aux engagements des clients et des employés.
En utilisant des outils de gestion des achats numériques, les équipes peuvent définir des paramètres d’achat pour les collaborateurs et ainsi s'assurer que les produits achetés répondent parfaitement au cahier des charge en termes de coûts et sont conformes aux directives en matière de durabilité. Ces outils veillent à ce que la conformité aux achats soit simple à suivre pour tous les employés.
Des organisations telles que Siemens UK s'appuient sur la fonction Guided Buying d'Amazon Business pour définir des paramètres d'achat en fonction des niveaux d’efforts attendus en matière de durabilité, que ce soit les émissions de carbone, les matériaux ou l’emballage. Siemens UK étudie actuellement comment intégrer cela dans le cadre de son engagement à réduire l'empreinte carbone de sa chaîne d'approvisionnement de 20% d'ici à 2030.
La livraison peut elle aussi être à l'origine de lourdes émissions. Lorsque l'on passe des commandes de manière traditionnelle, les émissions liées aux livraisons peuvent rapidement s'accumuler en cas de commandes multiples auprès de plusieurs fournisseurs. Avec les services de gestion des achats numériques, les entreprises peuvent prendre le contrôle des livraisons en passant des commandes auprès de plusieurs fournisseurs en une seule fois et en consolidant les livraisons.
Dans le contexte économique actuel, il n'existe pas de route toute tracée pour permettre aux achats d’apporter de la valeur. Mais en digitalisant leur processus, il leur est désormais possible de simultanément réaliser des économies à court terme et des investissements visant à assurer la pérennité à long terme.