Gestion des accueils jeunesse : une occasion de se transformer ?
2020 a marqué tous les secteurs. Celui de la gestion des accueils jeunesse n'a pas été épargné. Nous revenons sur les opportunités qui peuvent émerger de tels changements.
Les logiciels dédiés à la gestion des accueils jeunesse (AEJ) existent depuis longtemps. Certaines structures, municipales ou associatives, sont même déjà équipées. La situation sanitaire récente a réellement révélé tout le potentiel de ces solutions. Véritable allié de la collaboration à distance , les structures ont pu utiliser les logiciels dans toute leur envergure. Des dossiers des enfants à la facturation, en passant par la gestion des présences, toutes les parties prenantes (familles comme professionnels de l'enfance) interagissent autour de données partagées dans un outil commun. Ainsi les relations de travail à distance sont facilitées. De plus, ces logiciels offrent couramment un module d’inscription en ligne, facilitant le quotidien des familles. C’est pourquoi l’utilisation de ces logiciels s’est accrue depuis le déconfinement survenu en mai 2020. Pourtant, ils présentent des avantages bien au-delà du respect de la distanciation sociale.
Une gestion administrative optimisée
L'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée est une source de gain de temps et d'efficacité pour les professionnels. Alors que les calculs de la facturation, la saisie des présences et le suivi des statistiques CAF peuvent prendre un temps considérable, à l’aide d’un logiciel tout se fait en un clic. Quel confort !
Prenons l’exemple d’un enfant déjà inscrit au périscolaire l’année précédente. Si vous avez investi dans un logiciel de gestion, pour cette nouvelle année, le dossier figure déjà dans votre base de données. Vous n’avez qu’à l’ouvrir afin de vérifier que les informations n’ont pas changé ou les compléter. Selon les besoins, le devis est calculé automatiquement et transmis aux parents. Puis, selon les heures de présence de l’enfant, la facture est automatiquement calculée, ce qui facilite aussi les encaissements. Toutes ces opérations sont désormais réalisées en quelques clics.
Le quotidien des administrés amélioré
La communication avec les administrés est toujours un enjeu majeur. Disponibles en dehors de vos horaires d’ouverture, les parents doivent pouvoir inscrire leurs enfants ou faire évoluer leur inscription à la cantine ou aux temps périscolaires quand leurs journées de travail sont terminées. Ils doivent avoir accès à tous leurs devis et factures simplement, sans solliciter vos équipes. En somme, ils ont besoin d’un espace dédié sur lequel ils puissent être totalement autonomes. D’ailleurs, une solution de type “portail famille” a déjà été adoptée pour gérer les inscriptions à la restauration scolaire, aux temps périscolaires, aux activités sportives par de nombreuses municipalités pour le plus grand bonheur de leurs administrés.
Une démarche écoresponsable
Le changement climatique impacte toutes les organisations. Aujourd’hui, chaque organisation doit s’inscrire dans une démarche plus écologique : réduire sa consommation de papier et augmenter le recyclage des déchets professionnels. L’automatisation des tâches permet de réduire drastiquement votre consommation de papier. Toutes les informations sont entièrement dématérialisées et stockées dans votre logiciel de gestion. Prenons par exemple les dossiers des enfants, tout est entièrement dématérialisé et archivé dans la base de données du logiciel. Plus besoin d’imprimer !
Toute cette réflexion est particulièrement intensifiée par le contexte sanitaire. En effet, le respect des distanciations sociales et la fermeture de nombreux bureaux physiques ont poussé toutes les organisations à digitaliser leurs processus et inscriptions. Si ces mesures ont simplement été appliquées pendant le premier confinement, les familles ne sont pas prêtes à abandonner le confort des inscriptions et paiements en ligne.