Dépense informatique : décryptage

Les investissements informatiques ont marqué un coup d'arrêt en 2009 et la crise financière a bousculé les pronostiques. Conseils, indicateurs et points de vue d'experts.

 Que représentent exactement les dépenses informatiques ?
Tout dépend du point de vue adopté : raisonnement comptable ou raisonnement en termes de trésorerie.

- La vision comptable tient compte, d'une part, des charges informatiques récurrentes non immobilisables (achat de disques durs, frais de maintenance...) et, d'autre part, de la dotation aux amortissements. Par exemple, en achetant 100 serveurs en année N, pour un montant de 100Keuros, et en décidant de les amortir linéairement sur une durée de 5 ans, le montant de la dotation aux amortissements sera de 20Keuros en année N+1. 

- La vision trésorerie, elle, englobe à la fois les charges récurrentes et les investissements effectués par l'entreprise en année N ou sommes allouées à des projets informatiques immobilisables. L'on parlera également de budget informatique pour qualifier cette vision, même si ce terme reste flou d'un point de vue financier.


 Quels indicateurs utiliser pour gérer ses dépenses ?
On trouvera deux grandes familles d'indicateurs : les ratios financiers et les indicateurs décisionnels agrégés.
Les ratios financiers sont à même de répondre à des problématiques stratégiques. Les essentiels sont : dépenses informatiques/excédent brut d'exploitation ou charges totales d'exploitation ou charges informatiques ; dépenses informatiques/effectif informatique ; dépenses informatiques/effectif total, investissements informatiques/dépenses informaiques. D'autres sont envisageables, comme ceux proposés dans notre tableau de bord de la DSI.

Les indicateurs décisionnels, eux, servent à donner aux instances dirigeantes de l'entreprise une vision synthétique des coûts de l'informatique (Total Cost of Ownership, ou TCO) et de la performance de l'entreprise au travers de chiffres clés de l'activité (Key Performance Indicator, ou KPI).


 En particulier, raisonner en termes de coût total de possession est-il suffisant ?
Ce coût de possession global du poste client est sans doute nécessaire mais pas suffisant. En tentant d'appréhender les Dépenses informatiques au travers des coûts complets (matériel, logiciel, frais de personnel, coût de stockage, d'électricité...), il devient très (trop ?) complexe à réaliser.

Cependant, même s'il présente des difficultés d'élaboration, il est reconnu auprès des instances dirigeantes de l'entreprise ; son caractère synthétique est de plus très apprécié. Il est toutefois utile de lui adjoindre d'autres indicateurs financiers, comme ceux présentés à la question précédente, car le TCO ne distingue justement pas la nature des coûts.
 

Balanced scorecard et ITIL au service de la gestion financière de la DSI

 Quelles méthodes permettent de bien cerner un budget informatique ?
Il y en a de nombreuses et nous avons choisi, en particulier et à titre d'exemple, d'en citer deux ici. La première, composante de la stratégie informatique déployée par l'entreprise, est la méthode de balanced scorecard. Permettant notamment d'obtenir une vue d'ensemble des retombées d'un projet informatique, elle tente, entre autres, de cerner les gains financiers et non financiers d'un projet selon qu'ils peuvent être quantifiés ou non. Par exemple, un gain non financier quantifiable peut être une augmentation de la fréquentation sur une page Web tandis qu'un gain non financier quantifiable peut être déterminé par une baisse du nombre de pannes (qui pourra donner lieu, a posteriori, à un chiffrage, et à un gain par rapport aux opérations de maintenance).

En matière de gestion de projet informatique, ITIL (Information Technology Infrastructure Library), tend à devenir une méthode incontournable au sein de la production informatique. Elle comprend, entre autre, la gestion des configurations ou des incidents, mais aussi tout un chapitre sur la gestion financière des services IT de l'entreprise. Mettre en place ITIL permet de faire remonter des informations pertinentes, d'en améliorer le partage, et de participer à l'établissement de référentiels communs de connaissances - permettant de mieux prévoir par exemple les projets d'achat de nouvelles machines.


 Dépenser moins signifie-t-il que je maîtrise mes coûts ?
La situation est paradoxale. Arriver à maîtriser ses coûts informatiques peut d'abord nécessiter des Dépenses plus élevées, non pas en termes de charges mais d'investissements. Parvenir à rationaliser la production informatique nécessite par exemple la mise en place de projets spécifiques visant à consolider les serveurs d'applications (downsizing) et à opérer des arbitrages entre une opération dite de scale-out (multiplication du nombre de petits serveurs) ou de scale-up (augmentation de la capacité de stockage d'un serveur par l'ajout de "lames").

Maîtriser ses coûts informatiques revient donc à se demander s'il faut faire mieux avec autant (phase d'optimisation), faire autant avec moins (phase de rationalisation) ou remettre en cause l'existant avec autant (phase de reconstruction).

1) assez naturel au demeurant - lire notamment l'article du 08/10/2003 pour une répartition des budgets par poste et par secteur, aux Etats-Unis