Digital workplace : une adoption toujours en demi-teinte
Incontestablement, l'année 2020-2021 sera celle de l'avènement de la digital workplace. Mais il existe aujourd'hui autant de définitions que d'acteurs de la digital workplace. Alors, de quoi parle-t-on exactement ?
L’objectif de la digital workplace peut se résumer en une phrase : la mise à disposition aux collaborateurs d’un espace centralisé dans lequel ils trouveront tous les outils du quotidien afin de faciliter leur travail. Si ce concept n’est pas neuf, c’est le niveau de maturité qui l’est. En 2021, la bonne digital workplace sera celle qui s’adapte aux besoins de chaque utilisateur, tout en garantissant un accès à un socle d’information partagé par tous. Elle doit être disponible depuis n’importe quel outil (PC, mobile, tablette…) en mode responsive. Pourtant, les résultats de la dernière édition de l’Observatoire Intranet & digital working montrent qu’il y a encore loin de la coupe aux lèvres.
La digital workplace : une réalité encore lointaine
S’il est vrai que la digital workplace est une tendance croissante, son adoption est encore loin d’être une réalité pour les entreprises françaises. En effet, elles sont seulement 4 sur 10 à déclarer disposer d’un espace numérique interne complet – qui comprend à la fois des fonctionnalités d’information et de communication, collaboratives et sociales. Aujourd’hui, ces espaces sont encore majoritairement des dispositifs utilisés pour diffuser de l’information de manière descendante.
Cependant, depuis la crise sanitaire et le passage au télétravail, l’usage des outils collaboratifs est en nette progression par rapport à 2019. En atteste le déploiement dans nos entreprises, parfois à marche forcée, des solutions telles que Microsoft Office 365 , Google Suite ou Wordpress. Sans surprise, les fonctionnalités de visio-conférence et de messagerie instantanée sont en tête des usages de ces outils digitaux internes. Mais pour disposer d’un service digne d’une digital workplace, le profilage et la personnalisation sont essentiels. Là encore les chiffres de cette étude montrent que les chantiers sont encore nombreux. Près d'un tiers des salariés ne bénéficie en effet d'aucune personnalisation de leur interface.
Pourtant, la demande est croissante de la part des collaborateurs…
Avec le passage obligatoire au télétravail, les collaborateurs sont en quêtes d’espace digitaux pour faciliter leur travail. Pour preuve, près de trois quarts des répondants indiquent avoir un usage régulier à largement étendu de ces dispositifs mis en place.
Par rapport à 2019, on identifie une progression de la part des sondés estimant que la digital workplace est centrale (+18 points). Très clairement, la demande est là. Qu’il s’agisse de créer du lien, de collaborer plus facilement, ou encore d’avoir accès aux informations nécessaires, les collaborateurs souhaitent plus que jamais bénéficier d’un environnement digital complet.
… malgré quelques freins à l’usage
Plus de la moitié des répondants (56%) déclarent un manque de temps pour "se mettre" au digital. Cet argument illustre une problématique en lien avec la gestion des priorités et les ressources mises en place par l'entreprise pour permettre aux utilisateurs d’adopter les outils : le manque de formation dans 39% des cas et le manque de compétences (32%) illustrent le propos. A noter : 17% des sondés indiquent que les outils sont inadaptés aux besoins. Il peut y avoir ici une double lecture : inadaptés, soit parce que les utilisateurs ne savent pas prendre en main l’outil ; soit parce que leurs besoins n’ont pas été écoutés et que le dispositif ne possède pas les fonctionnalités nécessaires.
Si la digital workplace n’est pas encore une réalité pour les entreprises françaises, son adoption devrait s’accélérer dans les prochaines années. En effet, cette dernière répond au besoin de plus en plus prégnant, causé par la crise sanitaire, de "faire société". Donc, nul doute que la digital workplace ait de beaux jours devant elle.