Petite histoire du mail, de la pièce jointe, des risques et des impacts pour les entreprises
En cliquant sur envoyer, savez-vous ce que devient votre mail ? Connaissez vous son impact énergétique ? Et êtes-vous sûrs que le destinataire recevra réellement votre fichier ?
L’envoi du premier mail remonte à 1971, avant même l'avènement d’Internet. L’essor du courrier électronique en a fait, 50 ans plus tard, un de nos canaux de communication privilégiés, notamment dans les entreprises. Au fil des ans, son utilisation dans le champ professionnel a évolué. Désormais, il fait également office de solution pour l’échange de données sensible ainsi que pour le travail collaboratif, grâce à la possibilité d’envoyer des pièces jointes plus ou moins volumineuses.
Aujourd’hui, son usage massif pose deux problématiques aux entreprises et à leurs utilisateurs : la sécurité des informations et l’impact environnemental du numérique pour les sociétés.
Le système mail et la sécurité des données
En apparence, un mail part d’un point A - l’expéditeur, pour aller directement jusqu’à un point B - le destinataire. En réalité, le processus est bien plus complexe.
Une fois envoyés, les mails transitent par une multitude de serveurs intermédiaires qui le relaient et dont il est quasiment impossible de suivre le parcours. On ne sait ni où part le message, ni qui le transporte. Par ailleurs, nos messages électroniques préférés ne sont absolument pas chiffrés.
Les conséquences en termes de sécurité sont fortes. Chaque passage sur un serveur représente une faille de sécurité, un risque réel d’interception qu’on ne peut pas prévoir. Il est en effet impossible de certifier que le message expédié soit arrivé intact jusqu’à la personne destinataire.
Concrètement, l’envoi d’un mail en tant que tel ne peut garantir :
- ni sa confidentialité,
- ni son intégrité,
- ni son authenticité.
Des caractéristiques dont on se passerait bien pour un usage sécurisé en entreprise. Mais hélas, le système mail hérite de sa conception archaïque.
Un impact environnemental fort
Depuis plusieurs années, l’envoi de pièces jointes de plus en plus volumineuses se démocratise. Conséquence : les DSI font face à une explosion de la capacité de boîtes de réception professionnelles. Sachant que les mails d’une entreprise de 100 personnes génèrent jusqu’à 13,6 tonnes de Co2/an*: l’impact en matière de consommation énergétique est considérable.
- Un stockage perfectible
Chaque mail, une fois envoyé, prend plus de place que le format initial - en raison de toutes les données nécessaires à son acheminement. Un simple mail, c’est environ 4 grammes de Co² émis. Avec une pièce jointe volumineuse, il produit jusqu'à 50 g de CO² : le fichier attaché voit sa taille gonfler de près de 25 %, à cause du format d’encodage !
- La multiplication des copies
En partageant un fichier par mail, on l’expose à une multiplication exponentielle de son stockage. Le mail accompagné de sa pièce jointe sera à la fois conservé chez l’expéditeur, dans ses messages envoyés, mais aussi chez l’ensemble des destinataires, sur leurs propres ordinateurs, leurs smartphones, etc. Sans compter les sauvegardes de boîtes mails, locales ou dans le cloud… Le résultat est un vaste duplicata de fichiers dont la conservation n’est pas critique pour la majorité d’entre eux.
Place aux nouveaux outils de communication
Pour répondre aux problématiques de sécurité et de stockage, plusieurs solutions séduisent de plus en plus d’entreprises.
En interne, la tendance est aux systèmes de tchat sécurisés - auxquels nous sommes tous habitués dans notre usage personnel. Conçus pour favoriser les échanges dynamiques et en temps réel, ils sont plus appropriés aux échanges collaboratifs dans une même entreprise et fournissent un haut niveau de sécurité des données, tout en évitant la surcharge des boîtes mails..
Également utilisé pour des usages privés, le système de partage par liens sécurisés est de plus en plus démocratisé pour l’échange de fichiers dans le cadre professionnel, que ce soit en interne ou en externe.
Gain de temps, d’énergie, renforcement sécuritaire : cette technologie apparaît comme l’alternative idéale. Elle laisse le choix au destinataire d’ouvrir, ou non, le contenu qui lui est proposé et permet à l’expéditeur de garantir une réception selon des critères imposés.
En choisissant de partager un document par lien, on fait d’une pierre deux coups en apportant une réponse aux différentes failles de sécurité du système :
- La confidentialité est respectée, puisque seuls les destinataires prévus pourront accéder au fichier sur la durée de temps qui leur a été autorisée;
- L’intégrité est garantie puisque l’accès se fait au fichier d’origine, selon les droits définis par l’expéditeur, sans altération possible lors du transport et avec une traçabilité des actions effectuées ;
- L’authenticité est certifiée par les systèmes d'authentification poussés.
Simple et efficace, l’usage de liens réduit la “lourdeur” des mails et économise de la bande passante tout en palliant aux problèmes de stockage. Le fichier est conservé à un seul emplacement de manière optimale. En outre, cela évite les soucis de duplicata constatés précédemment.
Associé à un envoi par tchat sécurisé, on arrive à combiner praticité, sécurité tout en limitant l’empreinte énergétique !
Aujourd’hui, nous ne pouvons couper à l’utilisation du mail professionnellement : il reste et restera encore longtemps le premier canal de communication. Cependant, son usage peut être optimisé, en s’appuyant sur les systèmes alternatifs de communication mis à disposition des entreprises. Outils de tchat, solutions de partage par lien… l'objectif est de contrôler la diffusion, assurer la sécurité et réduire l’impact sur l’environnement, tout en conservant le mail pour sa grande praticité et sa vaste démocratisation. Très appréciées des utilisateurs, c’est finalement des solutions simples et efficaces pour continuer à travailler dans les meilleures conditions.