Reconnaître et éliminer les silos de données
Les silos de données apparaissent parfois naturellement dans les grandes entreprises car des équipes distinctes peuvent opérer en toute indépendance. Toutefois, la collaboration entre entités reste essentielle, c'est pourquoi leur suppression est primordiale.
Les silos de données n'ont pas grand-chose en commun avec le bâtiment agricole dont ils partagent le nom. Contrairement à ce dernier, qui offre une protection et sert de lieu de stockage, les silos de données désignent un répertoire de données contrôlé par un département ou une unité commerciale et isolé du reste de l’organisation. Ils enferment donc la data dans des conditions qui peuvent être préjudiciables à l’entreprise. Ce type de stockage peut faire obstacle aux workflows, et même engendrer un risque pour la sécurité.
Les silos de données apparaissent parfois naturellement dans les grandes entreprises, car des équipes distinctes peuvent opérer en toute indépendance et se fixer leurs propres objectifs, priorités et budgets. Toutefois, la collaboration entre les différentes entités reste essentielle pour les organisations modernes, c’est pourquoi la suppression des silos est primordiale.
Les silos, préjudices des entreprises
À l’instar du grain contenu dans un silo agricole, les données sont isolées des autres parties de l’organisation, ce qui rend leur accès et leur utilisation difficiles. D’une manière générale, elles sont également stockées dans leur propre système, ce qui peut les rendre incompatibles avec d’autres ensembles de données, qui sont eux-mêmes sauvegardés dans un format particulier. Or, ces processus ne permettent pas de voir la situation dans son ensemble. Les silos limitent en effet la capacité des dirigeants d’une organisation à utiliser les données pour gérer les processus opérationnels et prendre des décisions éclairées. Ils entravent également les opérations commerciales et les initiatives analytiques qui les sous-tendent.
En l’absence d’un modèle de données unifié et commun à tous les services, les décideurs ne disposent pas de l’ensemble des informations nécessaires pour conclure des marchés sans passer à côté de certaines sources de revenus. Dans le pire des cas, les silos de données empêchent les représentants des ventes et les autres opérateurs d’accéder à des données importantes et pertinentes sur les clients ou bien sur l’ensemble de la supply chain, ce qui rend leurs activités difficiles à opérer.
En outre, les silos créent des incohérences, dupliquent les données ou les rendent incomplètes. Cette logique de cloisonnement, due aux systèmes d’enregistrement des données, empêche la collaboration entre les services et les utilisateurs finaux. De plus, ce manque de visibilité d’ensemble sur les données de l’entreprise complique les efforts pour se conformer aux lois sur la confidentialité et la protection des données, puisqu’il est impossible de contrôler ce que l’on ne voit pas.
A titre d’exemple, les informations relatives aux contrats constituent un ensemble de données souvent cloisonné. Cas classique, les commerciaux travaillent généralement à partir du CRM, en utilisant les données relatives aux clients et aux prospects. Au moment de conclure un marché, le processus de révision et de validation du contrat se résume bien souvent à un échange manuel d’e-mails, s’appuyant sur la convention de dénomination des fichiers pour identifier le contrôle de version et les informations historiques qui guident le processus de validation. Ces cycles de révision entre les équipes juridiques sont autant de points de données qu’il est nécessaire de recueillir pour obtenir une visibilité sur le véritable cycle de vie des revenus – et pas seulement sur le cycle de vente.
Les organisations les plus sujettes aux silos de données
Dans un premier temps, toute organisation ne disposant pas d’une stratégie de gestion des données bien planifiée ou de processus manuels interfonctionnels est susceptible de se retrouver avec un silo de données. Si un seul service ou utilisateur peut, sciemment ou non, créer un silo de données, ce dernier est souvent une conséquence de la manière dont les organisations sont structurées et gérées dans leur ensemble.
En outre, les entreprises en phase de croissance sont les plus sujettes au cloisonnement. En effet, à mesure qu’une entreprise se développe, de nouveaux besoins commerciaux doivent être satisfaits rapidement, et des unités commerciales supplémentaires sont créées. Or, ces deux situations peuvent naturellement donner lieu à un silo de données, tout comme les fusions et acquisitions.
En raison de leur nature déconnectée, le manque d’interopérabilité des données est parfois difficile à détecter mais il existe des signes à surveiller, par exemple : un manque de données concernant les opérations commerciales, des données non concordantes ou des départements différents communiquant des données différentes, des ensembles de données incomplets ou obsolètes, ou encore des coûts inattendus.
Le démantèlement des silos de données
L’intégration des silos de données est le moyen le plus simple de les éliminer. In fine, il est préférable non seulement de supprimer ceux qui existent mais aussi d’empêcher l’apparition de nouveaux silos. Une stratégie de gestion des données plus étendue permet d’atteindre ces deux objectifs. Pour ce faire, un outil de gestion des revenus peut aider à contrôler l’ensemble du processus, de la facturation à la gestion des commandes en passant par les promotions, afin que les clients puissent profiter d’une expérience sans friction, de bout en bout.
Lorsqu’elle est correctement déployée, cette stratégie permet de maîtriser différents modèles de revenus, notamment pour des produits, services ou abonnements, dans des secteurs d’activité variés et pour des flux de revenus récurrents, même si la relation client évolue au fil du temps. Ainsi, l’organisation gagne en cohérence sur tous les canaux, ainsi qu’en convivialité et en efficacité.
En recourant à un modèle de données unique, l’entreprise peut éliminer les silos et prendre des décisions éclairées à partir d’une source unique de données et d’analyses fiables portant sur l’ensemble du cycle de vie des revenus. Cette visibilité est essentielle pour survivre à un monde de plus en plus instable, dans lequel la recherche de revenus traditionnels n’est plus suffisante pour maintenir une organisation à flot.