Comparatif : 5 outils pour gérer le flex office
Un virus venu de Chine aura bouleversé notre manière de travailler. En généralisant le télétravail, la crise sanitaire a conduit à un réaménagement des espaces de travail. Les collaborateurs étant moins souvent présents au bureau, les entreprises ont réduit leur surface immobilière. Finis les immenses plateaux et les grandes salles de réunion, de nouveaux formats font leur apparition avec des espaces de collaboration équipés en visioconférence, des alcôves individuelles pour s'isoler, sans oublier les lieux de convivialité et de détente.
Le travail en mode hybride, alternant jours télétravaillés et jours en présentiel, accélère aussi la mise en place du flex office. Plus de bureau attitré, le collaborateur réserve en amont une position de travail ou une salle de réunion. Selon une étude de la Fondation Jean Jaurès, 16% des salariés de bureau travaillent déjà en flex office. Le phénomène ne peut que s'amplifier avec le développement du télétravail. Une autre étude de BCG et l'Association Nationale des DRH (ANDRH) prévoit que 39 % des salariés télétravailleront à horizon 2025 contre 31 % en 2022.
En cassant les unités de temps et de lieu – les membres d'une même équipe ne sont plus tous réunis simultanément au bureau – le flex office complexifie toutefois l'organisation du travail. C'est ainsi qu'est apparue ces dernières années une famille d'outils pour couvrir cette gestion particulière.
Les collaborateurs peuvent déclarer leurs jours de présence et leur emplacement sur site mais aussi réserver des services de restauration ou de conciergerie. Des informations utiles à la fois au manager pour avoir une vue globale de son équipe, à la DRH pour se mettre en conformité avec le cadre réglementaire et à l'office manager (services généraux) pour optimiser le taux d'occupation des espaces de travail. Pour une fois, ce comparatif ne comprend que des solutions proposées par des éditeurs français.
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Coviflex |
Woby |
Deskare |
Witco |
Moffi |
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Date de création |
2020 |
2016 |
2021 |
2016 |
2015 |
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Déclaration des présences |
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Réservation d'espaces de travail |
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Agenda collaboratif |
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Optimisation des espaces de travail |
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Accueil des visiteurs |
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Onboarding |
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Smart office |
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Références |
Havas, Axians, Merck, Econocom, APHP, Lagardère News, Stellantis… |
Orange, Suez, Stello, Time to Fly, Zeiss, General Mills, Atem… |
Ledger, Back Market, Jellyfish, Sorare, Alma, LumApps… |
Covivio, Mazars, Christian Dior, Sanofi, BNP Paribas Real Estate… |
Carrefour, La Poste, Medtronic, Effy, Centreon… |
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Tarifs (HT) |
NC |
3 formules en fonction des fonctionnalités, à partir de 1,5 euro par utilisateur et par mois |
Tarif forfaitaire ou sur devis |
NC |
A partir de 2,50 euros par poste de travail |
Coviflex, la solution née du déconfinement
La solution Coviflex a été lancée, en mai 2020, par Polyconseil, cabinet de conseil spécialisée dans la transformation numérique des entreprises, pour gérer le retour au bureau suite au déconfinement. Disponible sur ordinateur ou terminal iOS et Android, l'application prend en compte la gestion des espaces de bureau mais également des espaces de restauration ou des places de parking.
Concrètement, le collaborateur renseigne son humeur du jour, reçoit les actualités de son équipe, et établit son planning de la semaine. Pour chaque jour, il indique s'il sera au bureau, et à quel emplacement, en télétravail, en déplacement ou absent. Son manager dispose ensuite d'une vue consolidée des plannings de son équipe. Les statistiques remontées comme le taux d'occupation seront, elles, utiles à un directeur de l'environnement du travail (DET) pour optimiser l'aménagement des locaux.
Polyconseil met en avant le caractère intuitif de sa solution, ne nécessitant aucune formation (une version démo est disponible sur le site dédié). Disponible en 7 langues, l'application en mode SaaS est hébergée dans le cloud d'AWS. Elle a séduit des grands comptes comme Havas ou Stellantis.
Woby, de l'onboarding à l'agenda collaboratif
En 2022, Coworklib a changé de nom pour devenir Woby. Au-delà de cette nouvelle dénomination, l'application dédiée à la gestion du travail hybride s'est étoffée. Outre la déclaration des présences et la réservation des lieux (poste individuel, salle de réunion, parking…), elle propose un agenda collaboratif pour retrouver les emplacements des collègues avec lesquels le salarié souhaite travailler.
Un module est aussi dédié à l'onboarding. La recrue peut, dès son arrivée, trouver l'information nécessaire à la bonne compréhension des espaces de travail. Un annuaire recense les profils de ses nouveaux collègues. Woby s'adresse également aux managers, aux gestionnaires RH et aux office managers. Ils disposent d'une vue consolidée sur les personnes en télétravail ou présentes sur site. En termes de conformité, il est possible de rappeler le nombre de personnes maximum par espace ou les accès et règles de sécurité de chaque zone.
Deskare, la dernière application en date
Deskare est l'application la plus récente de ce comparatif, puisqu'elle a été lancée en juin 2021. Développée par deux diplômés d'HEC, elle revendiquait un an plus tard, et après une levée de fonds de 1,2 million d'euros en janvier 2022, plus de 50 clients et quelque 12 000 utilisateurs en France et à l'international. Classiquement, la solution en mode SaaS propose aux salariés de déclarer leurs jours de présence au bureau ou en télétravail et de partager leur planning afin de retrouver facilement leurs collègues.
Comme Woby, Deskare s'adresse aussi à la fonction RH et aux office managers. La première peut définir les règles de télétravail, remonter des statistiques de présence et même prévenir les risques psycho-sociaux en identifiant les cas d'isolement. Les office managers peuvent optimiser les espaces de travail et en créer de nouveaux en fonction des besoins d'une équipe projet. Via son API, Deskare s'intègre à différents SIRH (Workday, Sage, Payfit, Lucca, Eurecia) mais aussi des outils collaboratifs de type Microsoft Teams ou Slack.
Witco, le spectre fonctionnel le plus étendue
Fondée en 2016, Witco est, elle, née avant la crise sanitaire. Résultat, l'application, qui s'appelait à ses débuts MonBuilding, gère un spectre fonctionnel plus vaste. Comme les solutions concurrentes, elle permet à un collaborateur de réserver un poste de travail, une salle de réunion ou une place de parking et de se synchroniser avec ses collègues depuis un calendrier partagé ou une carte interactive. Il peut aussi sélectionner des services associés comme un restaurant d'entreprise ou une salle de sport.
Toujours depuis l'application, le salarié peut déclarer un incident intervenu sur le site comme une panne de copieur, un siège cassé ou la perte d'un badge accès. Elle permet, par ailleurs, de préparer le parcours d'un visiteur (autorisation d'accès, attribution d'une place de parking…). Witco peut également être un vecteur de communication interne en relayant les actualités de l'entreprise et les évènements corporate. L'éditeur a levé 14 millions de dollars (13,2 millions d'euros) en septembre 2021.
Moffi, l'approche smart office
Fondé en 2015, Moffi est le pionnier de cette sélection. Il a ouvert la voie de la gestion du travail en mode hybride en permettant aux collaborateurs de déclarer s'ils sont en télétravail ou présents sur site et, dans ce second cas, de réserver un poste individuel ou une salle de réunion. Là encore, ils peuvent également retenir une place au parking ou à la cafétaria d'entreprise.
Ce qui différencie Moffi, c'est son approche "smart office". L'application prend en charge les objets connectés tels que des capteurs de présence ou des étiquettes numériques. Un collaborateur peut ainsi se repérer facilement sur un site qu'il connaît mal ou savoir, en temps réel, si une salle de réunion est libre ou occupée. Il peut aussi piloter, depuis son terminal, l'éclairage connecté.
Enfin, Moffi s'interface à différents outils RH ou collaboratifs comme Slack, Microsoft Teams, Google Agenda ou Lucca. L'éditeur propose aussi une solution dédiée aux gestionnaires d'espaces de coworking pour les rendre accessibles aux salariés résidant à proximité.