Dématérialisation des appels d’offres: de la théorie à la pratique
De nouveaux dispositifs encadrent petit à petit la réponse aux appels d’offres ouverte aujourd’hui à la dématérialisation. Mais la procédure reste encore à apprivoiser pour nombre d’acteurs du marché.
La législation française a
rendu possible la dématérialisation des appels d’offres par l’encadrement d’un
dispositif juridique adapté. Depuis le 1er janvier 2012, l’acheteur
public a même l’obligation d'accepter les candidatures transmises par voie
électronique pour les marché d’un montant supérieur à 90KE HT (décret n°2008-1334 du 17 décembre 2008 – article 64).
Mais si la mise en ligne
et le retrait des appels d’offres par voie électronique entrent progressivement
dans les mœurs, beaucoup d’entreprises sont encore réticentes à opter pour une
réponse à candidature dématérialisée : le poids de la tradition et le manque
de confiance en l’électronique ne valent pas un bon vieil accusé de réception
de la poste. Certains dirigeants, dans la plupart de PME, ne veulent pas que
leurs salariés usent de cette voie.
Pourtant, deux modes de
transmission des réponses sont possibles et évidemment totalement fiables, plus
mêmes que le traditionnel envoi ou dépôt physique des réponses aux appels
d’offre car soumis à moins d’aléas : l’envoi par messagerie électronique
ou via une plateforme adaptée, le mode opératoire reste le même quelque soit la
transmission choisie.
Les avantages de la dématérialisation
Le recours à une
plateforme spécialisée présente pourtant des avantages certains. C’est un
exercice guidé et assisté assurant la transmission des réponses en toute
sécurité : identification par certificat, signature électronique des
documents, chiffrement des données, transfert du dossier et horodatage,
réception d’une preuve de dépôt !
Les entreprises adhérant
au système de dématérialisation disposent également d’un avantage
concurrentiel : les offres déposées par les acheteurs sont immédiatement
consultables en ligne. Mieux, les plateformes les plus performantes sont dotées
de systèmes d’alerte permettant aux entreprises d’être informées presque
instantanément de la publication d’appels d’offres en rapport avec leur
secteur. Enfin, l’entreprise candidate s’exonère des frais d’envoi, transmet
plus rapidement sa réponse et bénéficie d’une confidentialité accrue.
Encore une certaine réticence des entreprises. Cependant quelques
contraintes freinent encore les candidats lorsqu’ils ne se heurtent pas aux
réticences des acheteurs. Des obstacles auxquels ces derniers ne sont pas
familiarisés.
Ainsi, l’envoi électronique
nécessite d’apprivoiser la procédure et d’appréhender toutes les étapes pour
authentifier et sécuriser sa réponse. De plus, il est important de ne pas
sous-estimer les détails de téléchargement des documents, souvent lourds. Entre
autres subtilités, la réglementation en vigueur impose à l’entreprise de se
munir d’un certificat électronique délivré par des organismes habilités et de
signer électroniquement l’intégralité des documents envoyés. Des outils de
signature sont maintenant intégrés à la plupart des plateformes de
dématérialisation, sans quoi l’entreprise devra s’équiper elle même du logiciel
ad hoc.
Un législateur facilitateur. La complexité apparente de
la démarche et le flou entourant la question de la signature électronique ont
empêché certaines entreprises de se porter candidates aux appels d’offre
exigeant une réponse électronique. Pour faciliter les choses, la Direction des
Affaires Juridiques a récemment ouvert un projet d’arrêté sur la signature électronique. Le projet vise à affirmer la liberté de choix d’un outil de
signature, à la condition qu’il soit conforme aux normes et que soit fourni un
moyen de vérification gratuit de la signature et du certificat.
Ne reste plus en suspens
que la question de la dématérialisation complète du processus, puisqu’il est
encore nécessaire aux acheteurs de re-matérialiser certains documents afin
d’achever la procédure.