Extranet SharePoint : peut-on avoir le beurre, l’argent du beurre et la reconnaissance des utilisateurs ?
La plateforme SharePoint se positionne comme une composante importante du système d’information de nombre d’entreprises. Au-delà de ses fonctionnalités, il existe de nouveaux gisements de productivité auxquels les entreprises peuvent accéder en matière de travail collaboratif.
Cela est notamment rendu possible grâce au lancement d’initiatives complémentaires émanant de concepteurs de technologies de nouvelle génération.
Parmi ces nouveaux apports, nous pouvons par exemple évoquer l’émergence de « l’extranet SharePoint simplifié » qui est un axe majeur pour mieux collaborer avec l’extérieur. Ce concept émergent permet, depuis n’importe quel site SharePoint, d’envoyer à des personnes extérieures des documents ou des messages et de suivre leurs réponses ou les mises à jour qu’ils renvoient.
Généralement, on constate que la mise en place d’un extranet SharePoint complet est un
processus consommateur de nombreuses ressources. De ce fait, les organisations hésitent
ou parfois renoncent tout simplement à ce projet et ne mettent pas en place
d'extranet, laissant aux utilisateurs la charge de gérer par d'autres moyens
leurs communications avec des personnes situées en dehors de SharePoint.
Cela se
traduit généralement par des échanges de mails de gré à gré, qui ont des
impacts fortement négatifs sur l’efficacité et la productivité. D’une part, il
faut subir la perte de temps individuelle liée à la nécessité de télécharger en
local les éléments depuis SharePoint, de les joindre à un mail, d’y ajouter les
destinataires (en faisant attention à ne pas en oublier), de gérer les
situations où les pièces jointes sont trop volumineuses et doivent donc être
renvoyées, de faire le tri des réponses reçues et de répercuter dans SharePoint
les nouvelles versions des documents. A cela, il faut ajouter la perte
d’efficacité collective induite par la coexistence de plusieurs canaux de
communication sur le projet : recherche de la dernière version des documents
qui peut être dans SharePoint ou bien dans sa boîte mail, perte de réactivité et
cas d’absence ou de départ de celui qui gère les échanges avec le partenaire,
ou encore malentendus liés au fait que les destinataires des différents messages
aient pu varier.
Il est
donc important de créer un pont de communication entre SharePoint et les
utilisateurs externes. Cependant, pour éviter de retomber dans un projet long
et coûteux, les utilisateurs doivent pouvoir partager des informations et
collaborer depuis le SharePoint interne avec des partenaires externes, mais sans
ouvrir le réseau, sans créer de comptes utilisateurs pour les externes et sans
les former à SharePoint. Il est alors possible d’envoyer facilement un document
accompagné d'un message depuis SharePoint à un utilisateur externe, et de
tracer l'ensemble de la conversation et des nouvelles versions qui s'en suivront
dans SharePoint, alors que le participant externe n'utilise que sa messagerie
ou une interface simplifiée.
Une telle mise en œuvre doit permettre de :
- Inviter des
collaborateurs externes depuis SharePoint avec une simple adresse e-mail, sans
opération d’administration Active Directory, ni consommation de licences.
- Leur
envoyer depuis SharePoint des documents, qu’ils recevront par mail.
- Remplacer
automatiquement de gros fichiers par des liens vers une zone d'échanges
sécurisée.
- Offrir
une traçabilité complète de l’échange : voir en temps réel depuis
SharePoint si l’externe a lu le message, ouvert la pièce jointe, répondu au
message, envoyé une version modifiée ou d’autres documents.
- Éliminer
la nécessité de reconfiguration du réseau et des firewalls, et offrir toutes
les garanties de sécurité.
-
S’installer en quelques minutes sur un environnement SharePoint.
Le
lancement de ce type d’innovation va donc permettre aux utilisateurs de
SharePoint d’accéder à des plateformes pratiques et favorisant le travail
collaboratif avec les partenaires externes. Les utilisateurs pourront échanger
sans risque des documents avec des personnes externes, améliorer la traçabilité
des échanges et travailler dans un espace convivial.
Les différentes
innovations gravitant autour de l’environnement SharePoint vont donc largement
contribuer à accroître l’attractivité de cette plateforme et permettre à ses
utilisateurs d’accéder à des fonctionnalités s’inscrivant dans leurs processus
de travail du quotidien et génératrices de productivité.