L’archivage par le Cloud : quelles sont les précautions à prendre ?
L'archivage électronique des documents qui engagent l'entreprise et qui permettent de faire valoir ses droits en cas de litige doit respecter des normes strictes. Elles imposent des processus de traçabilité, d'horodatage, de scellement et définissent des rôles et des acteurs.
Ces normes professionnelles permettent de garantir et de démontrer l'origine d'un document, sa date d'archivage et son intégrité depuis son versement aux archives, le rendant ainsi recevable auprès d'un tribunal par exemple.
Cela nécessite des processus très spécialisés que n'offrent pas aujourd'hui les plateformes de Cloud Computing.
Le Cloud computing est un terme très à la mode, y compris dans les
publicités télévisées aux heures de grande écoute. Ce n’est pas que du
marketing : le Cloud recouvre une vraie réalité dans la
manière de mettre en œuvre les applications des entreprises. La vente des
logiciels sous forme de licence est un mode de commercialisation qui ne
correspond plus aux attentes des entreprises. Cela concerne en premier lieu les
fonctions de support des entreprises (CRM, Support, Ressources Humaines, Gestion
commerciale, Comptabilité, Finances...) où le Cloud désormais s’impose. De plus
en plus d'entreprises, grandes ou petites, utilisent les services fournis par
des opérateurs spécialisés, accessibles via Internet.
Ces opérateurs sont mondialisés et
disposent d'Infrastructures réparties sur toute la planète, gage de performance
et de disponibilité. Ainsi, les données de leurs clients sont répliquées et distribuées
dans des datacenters et transitent en permanence sur les réseaux pour permettre
l’accès instantané aux utilisateurs via une simple connexion Internet. Mais ces
données peuvent parfois être confidentielles ou essentielles pour l'activité de
ces sociétés (voire faire l’objet de contraintes légales ou règlementaires de
localisation).
Comment
alors conserver les documents ? Les utilisateurs de ces services sont
donc face à une vraie problématique : comment garantir et démontrer que le
document disponible sur le Cloud est bien le document initial et qu'il n'a pas
été altéré ? Comment être sûr qu'il sera toujours disponible et accessible dans
1, 5 ou 10 ans ou plus, même après les nombreuses évolutions de la plateforme
de Cloud ? Comment, en cas de changement d'opérateur de Cloud, récupérer le
document tel qu’à l'origine ?
L'archivage des documents qui engagent
l'entreprise et qui permettent de faire valoir ses droits en cas de litige ou
contestation doit respecter des normes strictes[1].
Elles imposent des processus de traçabilité, d'horodatage, de scellement et
définissent des rôles et des acteurs. Ces normes professionnelles permettent de
garantir et de démontrer l'origine d'un document, sa date d'archivage et son
intégrité depuis son versement aux archives, le rendant ainsi recevable auprès
d'un tribunal par exemple.
Cela nécessite des processus très
spécialisés que n'offrent pas aujourd'hui les plateformes de Cloud Computing.
Peut-on utiliser le Cloud pour les documents à valeur probante ? Oui, mais, comme nous venons de le voir, pas pour leur conservation. Le Cloud va permettre par exemple de constituer des documents grâce au travail collaboratif, de les échanger, de les valider via des workflows et de les associer aux processus de gestion de l'entreprise (contractualisation, achat, facturation, etc.). Mais, quand il s'agira de les archiver, il faudrait alors pouvoir les verser à un service de tiers archivage spécialisé tout en conservant sa référence dans l'application Cloud. Le document serait donc archivé et accessible depuis le Cloud.
L'archivage par le Cloud
Pour archiver par le Cloud, le principe
est simple : coupler fortement la plateforme de Cloud Computing avec un
service de tiers archivage de telle sorte
que les documents à valeur probante soient archivés sur la plateforme d’un
tiers-archiveur. Ainsi les utilisateurs de la plateforme de Cloud Computing
peuvent utiliser les services du Cloud tout en conservant les documents à
valeur probante sur une plateforme spécialisée pour l’archivage.
Bien évidemment, cela nécessite le
développement d'une application dans l'environnement Cloud permettant d'assurer
d'une manière transparente le lien entre la référence d'un document dans
l'application Cloud et son archive dans le service de tiers archivage. Cette
application est générique et disponible pour tous les clients de la plateforme
de Cloud. C’est une "App"
installable depuis le "Store" de la plateforme Cloud.
Cela permet également aux sociétés
soucieuses de la localisation et de la sécurité de leurs documents, ou ayant
des contraintes (notamment fiscales, légales ou règlementaires) sur ces sujets,
de connaître avec précision les conditions dans lesquelles sont conservés
leurs documents, y compris la localisation
géographique et la confidentialité. Cela va rendre directement accessible
à tous les clients de la plateforme de Cloud un service d'archivage conservant
la valeur probante des documents.
Ceci présentera également l’avantage
de rendre accessible aux TPE/PME ce
service d'archivage jusqu'alors trop coûteux, et cela via un simple abonnement
à la plateforme de Cloud pour un montant à peine supérieur à celui d’un forfait
téléphonique.
L'archivage par le Cloud rendra ainsi
plus facile et accessible l'archivage des documents à valeur probante et
contribuera également au développement de leur usage.
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[1] Notamment la
norme AFNOR Z42-013 et la norme ISO 14641-1