Connecter son site d'e-commerce à un ERP pour gagner en fluidité
Le progiciel de gestion intégrée étant cette source unique d'information regroupant les données des clients, produits, coûts, disponibilités, il est important de le connecter au site marchand.
Les consommateurs étant de plus en plus mobiles et connectés, les entreprises se sont adaptées à et sont de plus en plus nombreuses à commercialiser leurs produits sur le web. Les nouvelles technologies font peu à peu disparaître les frontières entre le réel (boutiques physiques) et le virtuel (sites e-commerce, marketplaces) faisant naître de nouveaux usages comme en témoigne la tendance du click and collect ou encore l’e-réservation : le multicanal laisse désormais place à l’omnicanal !
Ces évolutions obligent les entreprises à maintenir une unité sur l’ensemble du parcours d’achat de leurs clients et à placer ces derniers au cœur de leur stratégie, et ce, quel que soit le canal. Bien entendu, cet enjeu impacte directement leur système d’information, qui doit sortir d’une organisation en silo pour s’orienter vers l’omnicanalité en centralisant notamment l’information en une seule et unique application.
L’ERP étant cette source unique d’information regroupant les données des clients, produits, coûts, disponibilités, il est important de le connecter au site e-commerce.
La connexion entre le back office (ERP) et le front office (site d'e-commerce) peut se faire de deux manières différentes :
- Par échange de fichiers plats : fichiers XML ou CSV,
- Par connecteur e-commerce (web services / API).
C’est la fréquence des échanges, le volume des données à échanger et les ressources nécessaires au maintien et à la mise à jour de la connexion qui détermineront le choix technologique à privilégier. Toutefois, le connecteur e-commerce offre davantage de fiabilité et de simplicité aux e-commerçants car la synchronisation des données entre le back et le front office se fait de manière immédiate et automatique.
En matière d’e-commerce, l’ERP couvre un large périmètre fonctionnel dont la gestion commerciale, la gestion de production, la comptabilité ou encore le reporting.
Gestion commerciale : achats, ventes, stocks, relation client, une synchronisation parfaite
Au niveau des achats, les informations sur les fournisseurs, les catalogues, les tarifs, les délais fournisseurs, permettent d’arbitrer la matrice délai/coût, de gérer les devis, les commandes, les achats, les containers, les frais d’approche et les réceptions.
Au niveau des ventes, les bases articles et tarifs permettent de calculer le prix de revient, d’établir des devis, d’émettre des bons de commandes, de livraison et des factures, tout en établissant des statistiques.
Au niveau des stocks, il est possible de gérer l’assortiment, le réapprovisionnement, de voir les stocks disponibles, réservés ou à date, et de gérer les emplacements.
En termes de relation client, l’ERP permet une centralisation des contacts (prospects, clients, partenaires), et de disposer d’un historique des échanges pour suivre les opportunités, gérer les plannings, coordonner les campagnes marketing (e-mail, sms) avec segmentation de la base de ciblage, par exemple.
Gestion de production
L’ERP gère les gammes opératoires, les composants, les nomenclatures de produits fini et semi-finis, les déclinaisons et les variantes, le calcul des besoins nets, utile pour lancer la fabrication ou les approvisionnements, les ordres de fabrication et la planification des ressources, la traçabilité et le suivi qualité tout comme la gestion des lots.
Gestion comptable
L’ERP englobe la comptabilité générale, la comptabilité auxiliaire selon les normes légales, la comptabilité analytique, la dématérialisation des factures, le suivi des encours clients et fournisseurs, les règlements, etc.
BI et reporting
Intégré au sein d’un logiciel ERP, le reporting garantit un suivi des coûts de revient de la fabrication/des achats aux ventes ainsi que de nombreux autres indicateurs clés (calcul des marges sur les coûts réels ou au coût moyen pondéré…).
Des fonctionnalités complémentaires comme le PIM/PLM, la gestion des marketplaces et le suivi des livraisons e-commerce peuvent également compléter la brique d'ERP.
La complémentarité CMS / ERP passe par des connecteurs
Les solutions e-commerce (CMS) comme Prestashop ou Magento intègrent quelques fonctionnalités de gestion au sein de leur back office, qui reposent sur une base de données distincte de l’ERP.
En l’absence de connexion entre ces deux référentiels, deux problématiques se posent :
- La mise à jour des deux bases de données nécessite une double opération qui freine la productivité des équipes de travail et peut être source d’erreurs
- Les fonctionnalités de gestion proposées par les éditeurs de CMS sont nettement moins abouties que celles d’un back office ERP.
La connexion entre un ERP et les principaux CMS du marché garantit la circulation et la synchronisation des données entre le back office et le front office (les données sont gérées dans un référentiel unique, assurant une vision globale sur tous les canaux). Elle permet également à l’e-commerçant d’assurer la poursuite du développement de son activité sans avoir à changer sa solution e-commerce, ce qui le prévient notamment des risques liés à la migration de son site e-commerce (liens brisés, erreurs 404, perte de positionnement et de trafic, perte de données produits et clients…).
Par ailleurs, la connexion d’un site e-commerce à un ERP qui intègre un connecteur permet aux entreprises de limiter le recours aux développements spécifiques, peu agiles et difficiles à maintenir.
En couplant son ERP à son site e-commerce, l’e-commerçant est à même de bénéficier de nombreuses fonctionnalités lui permettant de simplifier ses processus métiers, de gérer ses référentiels (clients, produits, tarifs, stocks…) depuis son back office ERP.
Les gains se manifestent dans la productivité, la fiabilité des données, la synchronisation en temps réel, l’amélioration de la satisfaction client et de la visibilité en consolidant les résultats du site marchand et des autres canaux, permettant une démarche proactive vis-à-vis du client.