Voici comment intégrer un nouveau collaborateur

Un nouveau collègue vient de débarquer dans l'openspace. Période d'essai oblige, il n'est pas forcément à l'aise. Pour l'intégrer en douceur à l'équipe, quelques règles sont à suivre.

Les bonnes pratiques pour accueillir un nouvel équipier sont bien connues :
  • Annoncer l'arrivée de la personne et lui préparer un espace de travail personnel (un bureau, un PC, des cartes de visite, etc...)
  • Lui dédier un tuteur, qui veillera à lui fournir les infos dont elle aura besoin et prendra soin d'elle pendant les premières semaines
  • Lui avoir préparé un parcours d'intégration, qui consiste plus ou moins à visiter les personnes clés de son business
  • Lui fournir un livret d'accueil contenant notamment les infos clés sur l'entreprise et sur son poste, un trombinoscope, les objectifs de l'équipe, quelques règles, un plan du site, des consignes de sécurité, etc...
  • Se rendre disponible, non seulement lors de l'accueil évidemment, mais à des moments clés : fin de première journée et fin de première semaine
Mais, au-delà de ces fondamentaux (pas toujours respectés) il est possible de proposer une démarche plus originale et plus puissante, qui va mobiliser toute l'équipe sur l'objectif de réussir l'intégration du nouvel équipier.

Avant l'arrivée du nouveau collaborateur

Mais surtout : mobiliser toute l'équipe dans une réflexion sur les conditions de réussite de cette intégration. Nommer un binôme responsable d'animer l'équipe sur cette mission transverse (et non seulement désigner un tuteur ou un mentor pour bien s'occuper de la personne une fois qu'elle sera présente). Bâtir ensemble le parcours d'intégration, faire réfléchir chacun sur son rôle et ses contributions. Leur demander à tous ce dont ils ont souffert dans leurs propres intégrations et ce qu'ils ont eu la chance de pouvoir apprécier quand cela s'est bien passé. En déduire collectivement des bonnes pratiques dont faire bénéficier le nouvel arrivant.

Lors des premières semaines

Evidemment, présenter le nouvel arrivant, à la fois en réunion et en individuel, en organisant une tournée de visites. Chaque rencontre pourra faire l'objet d'un compte rendu, et les compte rendus d'une synthèse en fin de semaine.

Ne fixer aucun autre objectif au nouvel arrivant que des objectifs d'apprentissage. L'inviter à la fin de chaque semaine à rendre compte à des collègues différents : de ce qu'il a appris, compris, apprécié, et envie pour la semaine suivante. L'inviter à se fixer chaque semaine de nouveaux objectifs avec de nouvelles priorités. Demander à ses collègues de lui fournir du feedback positif et de lui suggérer des axes de progrès, pour orienter son attention sur les points clés que l'équipe connaît bien.

Au bout de quelques semaines, demander au nouvel arrivant un rapport d'étonnement positif, qu'il présentera à toute l'équipe, rendant compte de ce qu'il a pu apprendre pendant les premières semaines d'intégration, et de ce qu'il souhaite apporter à l'équipe pendant les mois à venir.

A la fin de la période d'essai, un rituel de passage, permet à chacun de mesurer le résultat des efforts collectifs. Lors d'une réunion de clôture visant à célébrer l'intégration réussie le nouvel arrivant modélisera ce qui lui a plu dans l'accueil qu'on lui a réservé, et ce qu'il s'engage à faire lui-même vis-à-vis du prochain arrivant. L'équipe en entier en profitera pour dresser un bilan de cette étape de l'expérience collective.

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