Technologies et services pour une gestion efficace du courrier

Le marché postal européen vit une période de changement avec l'ouverture à la concurrence. De pair avec la frénésie des prestataires postaux, le nombre de services et d'options disponibles pour les envoyeurs en masse augmente graduellement.

Bien que le calendrier de la libéralisation du marché des services postaux européens ait légèrement dérapé par rapport à ce qui était prévu à l'origine, l'ouverture totale du marché pour la plupart des États membres deviendra une réalité à compter du 1er janvier 2011. Onze pays élus supplémentaires se sont vus accorder 2 années de plus pour s'y préparer.

L'expérience des pays qui ont déjà connu l'ouverture du marché montre une progression régulière de l'offre de services de distribution destinés aux gros envoyeurs. La concurrence dans l'arène postale donne aux entreprises l'accès à une offre de prix plus large en matière de gestion du courrier - ce qui est particulièrement intéressant dans la conjoncture économique actuelle où chaque organisation sans exception s'efforce de comprimer ses coûts et de gagner en efficacité.

Bien qu'on puisse tirer profit de la multiplication des options dans le domaine postal, le fait est que beaucoup d'organisations n'ont simplement pas le temps ni les ressources nécessaires pour gérer adéquatement cette fonction de plus en plus complexe et sophistiquée. C'est ici que l'expertise d'une tierce partie - qu'elle soit sous-traitée ou prenne la forme d'un apport de solutions expertes - prend une valeur inestimable pour aider les entreprises à réaliser des gains en termes de coût et d'efficacité du processus de travail.

Il est certain que la technologie joue un rôle essentiel afin de permettre aux entreprises de prendre des décisions rapides et éclairées quant à la gestion de leur courrier. Les logiciels les plus récents donnent aux opérateurs de services courrier une vue d'ensemble en instantané de toutes les options disponibles de service et de distribution de tous les prestataires présents sur le marché. Ainsi, si le courrier doit être envoyé outre-mer, le prestataire de service le plus approprié (c'est-à-dire pas nécessairement celui qui offre le meilleur rapport coût-efficacité) peut être sélectionné et ses services retenus dans une fourchette d'options possibles. Ces logiciels permettront en outre de suivre les modifications de tarif et d'avertir les opérateurs de l'introduction de nouvelles tournées ou de nouveaux services de distribution.

Avant tout, les solutions de gestion du courrier permettent maintenant aux organisations de suivre la production de documents et le montant des dépenses d'affranchissement. L'évolution dans le sens de l'informatisation signifie pour les entreprises la possibilité de jouir désormais d'une transparence des activités d'impression et d'envoi de courrier au niveau local qui était jusque-là impossible à quantifier.

Cette face "cachée" de la production de documents fait souvent peser des charges disproportionnellement élevées sur les entreprises. Il suffit pour cela de considérer, par exemple, le cas d'une banque possédant de nombreuses agences - chaque agence produisant son propre lot d'imprimés, chaque employé disposant d'un accès aux imprimantes et photocopieurs de bureau.

Dans la conjoncture économique actuelle, il n'est guère étonnant que le concept Hybrid Mail (littéralement Courrier hybride) retienne l'attention des entreprises autant que celle des analystes. L'Hybrid Mail agit directement sur cette inefficacité en centralisant efficacement toute la production d'imprimés et en permettant aux entreprises de suivre et de connaître précisément le montant de leurs dépenses.

De manière générale, l'impression couleur, lorsqu'elle est confiée à un service centralisé, revient à un dixième du coût de la production d'une machine de bureau. En faisant appel à un logiciel de gestion des impressions, en mettant en place un système de contrôle, en suivant la production et en réorganisant l'équipement de production de documents avec prise en charge de cette activité par un service centralisé, les entreprises pourraient réduire leurs coûts globaux dans ce secteur de 10 à 30 %.

Comme le révèle la lecture d'un nouveau rapport de Pitney Bowes, le coût caché des inefficacités liées à l'impression et au courrier est particulièrement impressionnant. Le rapport intitulé "Counting the Cost of 'Document Wastage' in Europe" (estimation des coûts liés au 'gaspillage de documents' en Europe) présente des données collectées au niveau des secteurs et des entreprises sur l'ensemble de l'Europe occidentale, y compris des enquêtes par téléphone effectuées auprès des 1 000 premières entreprises européennes ainsi que des chiffres en provenance de l'UE et des pouvoirs publics.

Le rapport constate que les entreprises opérant sur les principaux marchés européens se créent une charge estimée à 11,6 milliards de livres chaque année en ne parvenant pas à maîtriser des coûts d'impression croissants sur le lieu de travail. Au Royaume-Uni, ceci équivaut à un "gaspillage" estimé de 2 milliards de livres par an.
Comme le rapport le souligne, l'optimisation des coûts postaux va bien au-delà de la simple sélection du bon prestataire pour votre courrier. Les entreprises réévaluent l'ensemble de la fonction courrier et messagerie - de la création du message, en passant par la production, jusqu'à la distribution.

Une autre piste de recherche de gains d'efficacité en matière postale, qui a récemment attirée l'attention des responsables de marketing, est TransPromo. En combinant des documents transactionnels avec des messages marketing, les entreprises sont en mesure de rationaliser notoirement les modalités de diffusion de communications à l'intention de groupes clés de clients. La production de documents transactionnels, tels que relevés de compte, factures et confirmations de réservation, est obligatoire et de nature régulière. Il est donc de bonne guerre d'exploiter au maximum ces messages de caractère obligatoire pour obtenir le meilleur retour sur investissement (ROI) possible des sommes dépensées en affranchissements.

Il reste sans aucun doute beaucoup de progrès à faire dans ce domaine. On peut mentionner ici l'existence d'un autre rapport de Pitney Bowes. Sur l'ensemble des principaux marchés de l'Europe, une opportunité de marché publicitaire de 2,8 milliards d'euros n'est pas exploitée pour la vente croisée ou pour la commercialisation d'espace à des tierces parties bien ciblées. Ceci équivaut à près de 24 % du montant des dépenses annuelles combinées en courrier direct dans l'ensemble de ces pays.

La publicité sur les relevés et les factures ne vient pas se substituer aux campagnes individualisées de marketing direct, mais elle représente une ressource importante pour les responsables de marketing, contribuant à l'atteinte de leurs objectifs de fidélisation et de développement de la clientèle. Cette valeur substantielle a été identifiée par les principaux analystes, qui prévoient une progression de la part prise par les secteurs qui émettent beaucoup de relevés sur l'ensemble de l'Europe.

Au moment où toutes les charges liées à l'exploitation sont "passées à la moulinette", l'optimisation des dépenses postales représente un champ potentiel de gains d'efficacité économique. Mais dans le processus de réévaluation des pratiques en matière de courrier et de transmission de messages, les entreprises devraient éviter de se focaliser sur la seule réduction des coûts. Il serait sage d'inciter les organisations à cibler également leurs efforts sur une amélioration notoire des flux de travail sous-jacents aux communications et de la gestion du suivi et du reporting des dépenses liées à la production et à la diffusion de documents.

Le contexte économique actuel impose aux entreprises d'être capables de rendre compte de chaque dépense engagée et de s'en justifier. La mise à disposition de technologies et de services peut aider les entreprises à réussir l'optimisation de leurs dépenses postales. Si l'obtention de gains en termes de coût/efficacité peut représenter un plus important, les décideurs avisés reconnaîtront également les avantages sur le long terme de solutions assurant la cohérence de la marque et l'excellence des communications sur un marché encombré et concurrentiel.

Autour du même sujet