De la montagne de paperasse à l'archive numérique

Une communication hyperperformante, des solutions informatiques complexes et un transfert rapide des données contrôlent aujourd'hui la vie de tous les jours. Cependant de nombreuses entreprises n'utilisent toujours pas les avantages des bureaux "sans papier".

La bataille quotidienne avec la montagne de paperasses compte parmi les tâches les plus inefficaces et les plus coûteuses qui peuvent être attribuées dans la gestion et dans l'administration. Les directives légales imposant la justification pendant de longues années de documents importants comme les factures, les confirmations ou les appels d'offres ont rapidement augmenté le nombre des classeurs.

Cela coûte du temps et de l'argent : le classement, la consignation et la recherche d'information mettent alors la patience des collaborateurs à l'épreuve et constituent un facteur de coûts sous-estimé pour l'entreprise. Mais la sauvegarde et l'archivage économique et rapide d'information compte aussi aujourd'hui parmi les conquêtes de l'informatique puisque les scanners de documents peuvent aider à exécuter cette tâche rapidement, en toute sûreté et surtout à faibles coûts.

L'embarras du choix

La recherche du scanner adéquat dévoile un grand choix de modèles et de fonctions différents. Pendant que les offres se distinguent d'une manière générale les unes des autres dans l'équipement logiciel, il réside cependant de grandes différences entre les domaines d'application et les fonctions correspondantes. La palette d'offres s'étend des scanners de production à très grand volume aux scanners de bureau compacts en passant par les scanners rapides de département et de réseau.

On détermine le modèle de construction le mieux adapté à l'aide des tâches de scannage à effectuer et de la surface d'installation disponible. Cela devient beaucoup plus difficile quand il est question de déterminer les spécifications techniques nécessaires. Rapidité et palette de traitement, fiabilité, variété des utilisateurs et traitement postérieur doivent auparavant être recherchés et définis clairement. Le premier point, celui de la vitesse de traitement nécessaire, découle la plupart du temps du volume à scanner chaque jour.

Le volume de papier typique d'une journée de bureau se situe entre 1000 et 4000 documents. Il faut prendre ici en considération les différentes résolutions (valeurs dpi) et les modes de couleurs. La vitesse de scannage doit en générale être indiquée au format A4 et pour une résolution de 200dpi au mode couleurs. Des valeurs dpi élevées améliorent la qualité de rendu des résultats de scannage mais elles engendrent aussi des volumes de données plus grands. On dépasse généralement rarement les résolutions de 150dpi à 400dpi.

Si de nombreux documents doivent être numérisés en peu de temps par le poste de travail, il faut alors par conséquent veiller lors de l'achat à une grande vitesse de traitement; entre 20 et 60 pages par minute à 300 dpi sur la surface d'une feuille au format A4 sont des valeurs typiques qui peuvent servir d'orientation. La plupart des modèles disponibles actuellement permettent de conserver la vitesse jusqu'à 300dpi indépendamment du fait que le document soit monochrome, en dégradé de gris ou en couleurs.

Cependant, lors du scannage en couleur, un problème avec la vitesse fait son apparition chez certains scanners. De nombreux scanners deviennent inefficaces dès qu'il faut scanner en couleurs en raison de l'augmentation du temps de scannage. Il en est de même avec la palette de traitements. Si une entreprise doit scanner des documents ayant des épaisseurs et des qualités de papier différentes, il faut alors veiller tout particulièrement à la fiabilité de la qualité de scannage. Seuls les scanners capables de saisir l'approvisionnement mixte (épaisseurs de papier, structures de surface, formats, caractéristiques de couleurs etc. différents) dans un tas sont adaptés au travail quotidien en bureau. Une innovation technique est ici ce qu'on appelle la détection ultrasonique de doublons. Elle a été spécialement développée pour pouvoir saisir de manière fiable les documents dans un tas mixte et pour assurer ainsi en continue la qualité d'utilisation.

Des détecteurs ultrasoniques aident à reconnaître de manière fiable les prises en charge multiple ou la prise de plusieurs épaisseurs de documents et à interrompre leur transport pour donner à l'utilisateur la possibilité d'intervenir dans le processus de prise. Grâce à cette fonction, on ne peut plus perdre d'informations importantes qui se trouvent éventuellement sur les pages situées au milieu de plusieurs feuilles prises en même temps. Un cas typique d'une telle prise en charge multiple serait par exemple des documents agrafés ensemble ou des notes ou des photos collées dessus. Sur la base des documents à scanner, on décide également si on a besoin d'un scanner à lit plat ou si on n'utilisera qu'un scanner à chargeur automatique.

Si une entreprise doit numériser des livres, des matériaux reliés ou des documents fragiles, elle a alors besoins d'un scanner à lit plat. Certes, les scanner à chargeur automatique peuvent aussi numériser des documents allant jusqu'au format A3 (extrait de journaux, photos ou magazines) à l'aide d'un support de document, mais cette solution est réservée aux exceptions et n'est pas adaptée à l'utilisation régulière au quotidien.

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