La transformation digitale de l’entreprise doit aller de pair avec celle des métiers !
La transformation digitale n’a de sens que si elle s’accompagne d’une transformation des processus métiers. Strictement transposer en numérique les activités du monde physique n'est en effet ni suffisant, ni souhaitable.
L'émergence d'informations pertinentes et leur gestion, aussi bien opérationnelle que stratégique, sont la clé de voute de l'entreprise transformée. Il est nécessaire que les outils informatiques choisis aient la souplesse d’adaptation suffisante pour donner vie au patrimoine informationnel de l’entreprise, puis le maintenir et le développer dans le temps.
Dématérialiser sans confondre lignes de départ et d'arrivée
La dématérialisation des informations est devenue courante pour une grande majorité des entreprises, même si le fameux « zéro papier » de Taiichi Ono reste un horizon parfois lointain. C'est effectivement un bon point de départ, mais aucunement un aboutissement en soit.
Dès cette genèse de la transformation digitale, le jumeau numérique du document papier a pu être enrichi d’informations contextuelles à valeur ajoutée – les fameuses métadonnées – dont la saisie est désormais facilitée par l’intelligence artificielle.
Contextualiser l'information
Ces informations renseignent à un premier niveau la typologie du document : il est par exemple reconnu comme étant une facture (ou un contrat, un NDA, un rapport technique, etc.), avec un montant et une date donnés. Ensuite il doit pouvoir être contextualisé, c’est-à-dire mis en relation avec un fournisseur et un produit particuliers. La nécessité de choisir les solutions adaptées aux besoins métier apparait dès lors comme une évidence.
Donner vie à l'information
Comment donner vie aux informations numériques ? Tout d’abord en intégrant les contenus, toujours plus automatiquement, dans des workflows qui entremêlent contenus et métiers. Pour reprendre notre exemple, la facture est insérée dans un process de validation collaborative impliquant le front office, afin de la corriger, de la valider et d’y ajouter des instructions de paiement. Dans un second temps, le back office prend en charge la facture pour le paiement, par une intégration automatique dans SAP. Des aller-retours peuvent avoir lieu autant que nécessaire. Workflow et automatismes doivent rimer avec agilité, mais surtout pas avec rigidité. Enfin, le document est suivi tout au long de son cycle de vie pour aboutir à un archivage automatisé qui permet de lutter contre l’infobésité tout en réduisant les coûts de stockage de l’information, en la pérennisant.
Réhumaniser les activités
Bien pensée et bien outillée, la transformation digitale autorise paradoxalement une ré-humanisation du travail pour les collaborateurs de l’entreprise. Les tâches répétitives et laborieuses sont automatisées pour que les collaborateurs focalisent leur temps de travail sur les activités à haute valeur ajoutée, plus épanouissantes. C’est également tout l’environnement de travail qui change, en étant personnalisé par poste et par collaborateur, sans duplication des contenus qui doivent être accessibles sous plusieurs angles d'usage.
Pérenniser et sécuriser
La transformation digitale est un facteur clef de compétitivité pour l’entreprise, tout en entrainant une prise de risque qui nécessite la prise en compte du cadre réglementaire. Soit, à partir de mai prochain, le RGPD (Réglement Général pour la Protection des Données). Par défaut et par conception, la stratégie de digitalisation, comme les outils choisis, doivent permettre une mise en conformité RGPD, puis un maintien de cette conformité.
Au stade de la numérisation, les données sensibles au sens de RGPD doivent être détectées et marquées comme telles. Un traitement différencié peut ainsi être automatiquement appliqué pour assurer la conformité: par exemple un changement dynamique des droits d’accès en fonction du « besoin d’en connaitre ».
Conformité et sécurité ne doivent cependant pas être des freins à l’exploitation du formidable potentiel du patrimoine informationnel de l’entreprise. L’anonymisation des données personnelles sensibles déverrouille une plus large part de ce patrimoine informationnel. Les contenus dont l'authenticité est requise seront signés électroniquement, puis la signature déposée dans une blockchain afin de certifier, des années après, l'authenticité du contenu détenu.
Valoriser le patrimoine informationnel de l’entreprise
L’intégration et le croisement numérique à la fois des documents et des données de l’entreprise fluidifient les opérations, augmentent la productivité, et facilitent le pilotage de l’entreprise au quotidien. En émerge de l'information, dont en particulier des indicateurs (KPI) fort utiles au pilotage.
En interne, la digitalisation de notre facture permet une amélioration de la productivité, de la qualité et donc de la relation avec les fournisseurs. En externe, le prix mais aussi les délais et la richesse du service rendu bénéficient de la révolution numérique. Ce patrimoine informationnel est source d’innovation ; de nouvelles sources de revenus deviennent envisageables. L’entreprise va par exemple mettre à la disposition de ses clients des services d’analyse poussés valorisant les données client détenues. Et d'ailleurs il peut s'agir d'analyse statistique dont le résultat ne contient aucune donnée personnelle.
Développer son écosystème
L’entreprise digitale ne doit enfin pas être appréhendée comme une unité isolée. La transformation opérée doit tout au contraire inclure et projeter l'entreprise dans son écosystème (collaborateurs, clients, fournisseurs, partenaires), élargir ce dernier et interagir densément avec lui de façon automatisée (API).