Téléprésence : les points clés pour l'aborder avec sérénité

Manque d'identification des usages, besoin de mise à niveau de son infrastructure réseau... Les pièges à la mise en place de son projet de téléprésence ne manquent pas. Tout comme les moyens de les dépasser.

Levier de réduction des coûts pour certaines, moyen de diminuer (a priori) efficacement leur empreinte carbone pour d'autres : les entreprises trouvent en ce moment toutes les meilleures raisons du monde pour se lancer à bâtons rompus dans un projet de téléprésence.

La mayonnaise commencerait même à prendre, à en croire les derniers chiffres publiés par le cabinet Frost & Sullivan qui estime que ce marché dépassera 1,4 milliard de dollars de chiffre d'affaires en 2013 contre moins de 200 millions de dollars aujourd'hui.

Séduisant sur le papier, le projet de téléprésence mêle pourtant à la fois des contraintes tant techniques qu'organisationnelles, nécessitant de prendre un certain nombre de précautions, au risque de voir pleuvoir les désillusions.

En quoi la téléprésence constitue-t-elle une opportunité pour mon organisation ? Quels gains qualitatifs et quantitatifs potentiels est-elle en mesure de dégager ? Le public visé est-il conscient de ses enjeux ? Avant de se lancer, il est prudent de se poser un maximum de questions sur la pertinence de sa mise en œuvre.

L'intégration de la téléprésence à son projet de communications unifiées dépend de la profondeur et de la granularité que l'entreprise souhaite lui donner

D'apparence basique, cet exercice n'en demeure pas moins essentiel pour jauger en toute objectivité, de la nécessité de se doter d'un tel système collaboratif. Tout en se gardant bien d'agir par simple mimétisme ou pour être dans l'ère du temps. D'autant qu'en cette période de turbulence financière, rares sont les investissements informatiques à ne pas être passés au scanner par les directions générales.  

Une fois rassurées (ou convaincues) de la pertinence de leur mise en place, encore faut-il parvenir à déterminer dans quel périmètre et projet technique elle s'insère. A savoir, en particulier, si elle doit s'intégrer à un projet global de communications unifiées ou bien être menée de façon indépendante.

En fait, tout dépend de la profondeur et de la granularité que l'entreprise souhaite donner à son projet de téléprésence : "un projet de communications unifiées permet d'intégrer de la messagerie écrite, vocale et instantanée et des espaces de travail collaboratif couplés non seulement à de la téléprésence mais également à de la visioconférence et à de la conférence Web", fait ainsi savoir Jean-Luc Valléjo, directeur marketing de l'offre téléprésence chez Orange Business Services.

Plus que jamais, l'entreprise ne devra en tout cas pas perdre de vue en plus les coûts tant directs qu'indirects liés à l'implémentation de sa solution. Le ticket d'entrée, déjà loin d'être à la portée de toutes les bourses (compter jusqu'à plusieurs centaines de milliers d'euros), ne constituant, hélas, pas le seul frein.

"On s'adresse à une population qui n'a ni le temps ni la volonté de paramétrer et créer des sessions de téléprésence" (Olivier Baraquin - Directeur général France de Tandberg)

Car la téléprésence nécessite non seulement un système informatique sophistiqué reliant caméras et micros, mais également une infrastructure logistique ad hoc (tables, chaises...) requérant une ou plusieurs salles de grande dimension. Et donc de l'espace ! Ce que nombre d'entreprises s'évertuent aujourd'hui à limiter, au regard du prix du mètre carré...

Reste une alternative pour elles : opter pour une salle de visioconférence hébergée, à l'image de celles proposées par Eyenetwork. Côté exploitation, la mise en place de la téléprésence nécessite également une vigilance accrue. Tout d'abord en termes de bande passante (comptez à minima entre 6 et 10 Mb/s par site et jusqu'à 45 Mb/s en fonction des offres) et de montée en charge (prévoir un audit de circonstance ).

"Le déploiement d'une solution de télépresence est un projet structurant car il impacte l'entreprise au niveau de ses réseaux Lan et Wan sur lesquels il faut étudier en amont la capacité à supporter le débit requis pour le transport des flux de communication vidéo en haute définition", fait savoir Jean-Luc Valléjo.

Mais aussi pour garantir une qualité de service suffisante aux utilisateurs et assurer un haut niveau de disponibilité. Surtout lorsque ce sont des VIP l'utilisent : "on s'adresse le plus souvent à une population qui n'a ni forcément le temps ni la volonté de paramétrer et créer des sessions de téléprésence, et c'est pourquoi le fait de s'appuyer sur un service de conciergerie externalisé apparaît comme une attente très forte", fait remarquer Olivier Baraquin, directeur général France de Tandberg, fournisseur de solutions de téléprésence.

Et François Messager, responsable des solutions de mobilité et de travail collaboratif au sein de NextiraOne de noter de son côté : "les services de conciergerie apportent une assistance en termes d'utilisation des outils et jusqu'à la programmation de conférences, ainsi que plusieurs niveaux d'assistance sur les modes de réservation des sessions".

Téléprésence

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