Gestion de contenu : numériser, gérer et publier ses contenus

Définition de Content Management System (CMS)
Système de gestion de contenu

Système intégré et multiplate-forme permettant aux entreprises et aux organisations de gérer rapidement et facilement le contenu dynamique et rédactionnel d'un site Web. Ainsi la gestion de contenu au sens large recouvre l'ensemble des phases régissant le cycle de vie des documents disponibles sur le système d'information : de leur création et leur validation jusqu'à la gestion des règles de publication. Deux types de contenus sont généralement distingués : d'une part, les documents statiques (audio/vidéo, bureautiques, graphiques, etc.) stockés par les systèmes de fichiers (ce sont les contenus non structurés); d'autre part, les documents dynamiques (Web notamment) agençant des éléments (textes, images, etc.) en provenance d'une ou de plusieurs bases de données de l'entreprise (les contenus structurés). Deux modules principaux composent un outil de gestion de contenu ; 1/le référentiel organise et classe les informations, et les associe à des metadonnées (auteur, titre, etc.); de plus, il décrit l'état de leur cycle de vie ("validé" ou "non-validé", "publié" ou "non-publié", etc.) ; 2/ un mécanisme applicatif de workflow (chaîne de validation) formalise la circulation des flux de contenus dans l'entreprise, en intégrant les différentes étapes nécessaires à leur manipulation par les collaborateurs (validation, publication, etc.).


Qu'entend-on informatiquement par "contenu" ?
La gestion de contenu au sens large recouvre, dans le domaine informatique, l'ensemble des phases régissant le cycle de vie des documents disponibles sur le SI : de leur création et leur validation jusqu'à la gestion des règles de publication. Deux types de contenus sont généralement distingués : d'une part les documents statiques (audio/vidéo, bureautiques, graphiques, etc.) stockés par les systèmes de fichiers - ce sont les contenus non structurés -), d'autre part les documents dynamiques (Web notamment) agençant des éléments (textes, images, etc.) en provenance d'une ou plusieurs bases de données de l'entreprise - les contenus structurés.

Gestion de contenu, GED, CMS, ECM : qui fait quoi ?
Les deux catégories d'information renvoient chacune à un grand domaine d'application de la gestion de contenu : la GED traditionnelle (pour Gestion Electronique de Documents), et la gestion de contenu Web - dont l'apparition plus récente a accompagné l'émergence des technologies Internet.
Enfin les outils correspondants sont souvent désignés par les termes CMS (pour Content Management System) et - plus rarement - ECM (Enterprise Content Management, dont le champ fonctionnel est censé être plus large).

Quelles sont les briques composant un dispositif de gestion de contenu ?
Les deux modules principaux sont un référentiel qui a pour but d'organiser et de classer les informations, de les associer à des metadonnées (auteur, titre, etc.), et de décrire l'état de leur cycle de vie ("validé" ou "non-validé", "publié" ou "non-publié", etc.) ainsi qu'un mécanisme applicatif de workflow (chaîne de validation) qui formalise la circulation des flux de contenus dans l'entreprise, en intégrant les différentes étapes nécessaires à leur manipulation par les collaborateurs (validation, publication, etc.).
En amont de la plate-forme, on trouve des logiciels de créations de documents ou d'actifs numériques (applicatifs bureautiques, graphiques, PAO, etc.), ou encore des outils d'acquisition de documents. En aval, le système est associé à un environnement de diffusion, une infrastructure de portail par exemple, à qui il communique les règles de publication (mode de présentation, format, utilisateurs autorisés, etc.).

A quel profil d'entreprise s'adresse cette problématique ?
Potentiellement toutes car elles recouvre potentiellement des chantiers aussi divers que le déploiement d'un catalogue électronique, d'un site Web à fort contenu éditorial, ou encore d'un serveur de gestion documentaire - répondant à une politique de dématérialisation par exemple.
Les éditeurs proposent des solutions différentes selon les cas de figures - certaines centrées plutôt sur l'univers Web (Noheto, Vignette, etc.), d'autres s'étendant également aux informations non structurées (Documentum, OpenText, etc.).

Quelle démarche suivre dans le cadre d'un tel projet ?
Avant tout déploiement, il est conseillé de réaliser plusieurs actions préalables : en premier lieu, effectuer une sélection des contenus à prendre en compte, ensuite analyser la valeur de ces contenus (administratifs, marketing, etc.), leurs fonctions (diffusion, partage, etc.) et leurs cibles (types de profil internes et/ou externes), enfin inventorier les technologies de base de données et d'archivage sous-jacentes et les formats de fichiers utilisés. Tous ces éléments permettront de définir les metadonnées, et de modéliser le workflow de la plate-forme.

Eventuellement, un plan de classement sera également élaboré, si le référentiel de la solution le permet. Cette méthode constitue un support au rubricage de l'information, et permet au contributeur ou au consommateur de contenu de bénéficier d'une logique de catégorisation claire masquant la complexité technique des bases de données et systèmes de fichiers.