Workplace by Facebook au crible

Workplace by Facebook au crible Facebook décline son service pour permettre aux organisations de se doter d'un réseau social d'entreprise. Baptisée Workplace, la solution peut accueillir des bots.

[Mis à jour le 16 août 2017 à 15:40] Disponible dans plus de 100 langues, la déclinaison de Facebook pour le travail est disponible depuis le 10 octobre 2016. Initialement appelée Facebook at Work, elle a été rebaptisée Workplace by Facebook. "Cette nouvelle marque a pour but de mieux coller à la philosophie du produit. C'est-à-dire à l'image d'une plateforme conçue pour connecter tous les collaborateurs de l'entreprise et les aider à mieux communiquer", explique Julien Codorniou, directeur de l'offre Workplace chez Facebook.

Se connecter à Workplace by Facebook

Workplace by Facebook en France

Officiellement, 14 000 entreprises ont commencé à utiliser Workplace by Facebook. Parmi les principales d'entre elles figurent Booking.com, la Royal Bank of Scotland ou encore le groupe télécoms norvégien Telenor. En France, Danone, Renault Retail Group, la SNCF, Iliad-Free et Lagardère Active sont sur les rangs (voir le tableau ci-dessous). Certains cabinets de conseil français commencent aussi à le tester (comme Revevol, Lecko, Magellan Consulting ou Emakina).

Premières entreprises françaises utilisatrices
Nom Entité/département
Danone Déploiement mondial en cours auprès de 100 000 salariés
Lagardère Active Déploiement groupe : Paris Match, Europe 1, le JDD... (4 000 salariés)
Raja Déploiement groupe (1 500 salariés)
Iliad-Free Activité de support client
SNCF Branche Gares & Connexions
Century 21 France 800 agences à travers la France
Club Méditerranée Workplace est utilisé par 400 cadres du groupe
Renault Déploiement au sein de la filiale Renault Retail Group
Teads Start-up
Au féminin  / My Little Paris Start-up
iAdvize Start-up
Menlook Start-up

Un Facebook pour les pros

Concrètement, Workplace by Facebook est une déclinaison de Facebook qui permet aux organisations de créer leur propre réseau social interne. Il s'agit d'une solution dont l'ergonomie et les fonctionnalités sont très proches du Facebook historique (voir la capture ci-dessous). Avec cette initiative, Facebook se positionne en concurrent direct des éditeurs de réseaux sociaux d'entreprise (RSE), au premier rang desquels Microsoft (avec Yammer), Salesforce (avec Chatter) ou encore Jive, pour ne citer que quelques-uns d'entre eux.

Fonctionnalités

Workplace reprend les grandes fonctionnalités de Facebook. En premier lieu, le Profil (l'équivalent de la page Facebook) permet aux collègues de se connecter entre eux. Il fournit une vue dynamique du profil du collaborateur : son activité sur le réseau, les personnes qui le suivent... Comme Facebook, Workplace propose aussi de créer des groupes. Ils pourront être ouverts à tous les salariés, ou fermés (avec pour les non-membres la possibilité de consulter seulement leur objet), voire secrets et visibles uniquement de leurs participants. "Le groupe peut permettre de gérer des projets, traiter l'opérationnel, le support...", commente Julien Lesaicherre, responsable de Workplace by Facebook pour la région EMEA. Enfin, la plateforme n'est pas seulement un réseau social d'entreprise puisqu'elle comprend également, tout comme Facebook, une messagerie instantanée par texte, voix ou vidéo. 

Ces derniers mois, de nombreuses fonctionnalités ont été livrées pour ajuster le produit aux besoins des professionnels. Au programme des dispositifs ajoutés : Facebook Live (pour diffuser en live un événement d'entreprise en vidéo), la recherche avancée, la gestion de l'identification unique, une console Analytics de suivi de l'activité des utilisateurs, les Trending posts, ou encore la possibilité de créer des groupes multi-organisations. Workplace by Facebook s'accompagne par ailleurs d'apps pour iPhone, iPad et smartphone Android, qui permettent d'accéder à ses fonctionnalités en mobilité. Et ce, à l'exception de la messagerie instantanée qui, tout comme Facebook (avec Messenger), fait l'objet d'une application à part (baptisée Work Chat). Dernière évolution en date : l'introduction des bots dans la plateforme - avec la possibilité d'intégrer des chatbots personnalisés aux groupes ou au fil de messagerie pour automatiser des tâches. 

© Capture des versions mobile et desktop de Workplace by Facebook.

Le principal avantage de Workplace by Facebook comparé à ses concurrents ? Proposer une expérience que maîtrisent déjà les quelque 2 milliards d'utilisateurs actifs de Facebook à travers le monde, dont plus de 30 millions en France. L'outil promet d'être extrêmement facile à prendre en main, y compris pour les administrateurs (via une console de gestion des comptes de l'entreprise). 

Prix et édition gratuite

Lors du lancement de Workplace, Facebook avait indiqué vouloir privilégier un modèle payant, avec à la clé un tarif dégressif en fonction du nombre d'utilisateurs actifs mensuels (voir le tableau ci-dessous). Les clients devaient commencer à être facturés au 1er janvier 2017. Finalement, cette échéance a été repoussée au 1er octobre prochain. En avril dernier, Facebook a par ailleurs annoncé le lancement d'une déclinaison gratuite. Elle offre les mêmes fonctionnalités d'utilisation que l'édition payante. A quelques différences près : elle ne comprend pas la console d'administration et d'analytics, ne donne pas accès aux applications tierces (G Suite, Box...) ni aux API pour réaliser des intégrations personnalisées (applications ou bots). Elle est baptisée Workplace Standard (l'offre payante, elle, prend le nom de Workplace Premium). 

Workplace Standard inclut un espace illimité pour stocker les documents partagés (avec une limite de 100 Mo par fichier).

Grille tarifaire de  Workplace Premium (offre payante)

Nombre d'utilisateurs actifs mensuels

Prix mensuel par utilisateur actif

Jusqu'à 1000 utilisateurs

3 dollars

De 1001 à 10 000

2 dollars

Plus de 10 000

1 dollars

Facebook a mis sur pied un programme de partenaires certifiés pour accompagner les déploiements et l'intégration de la plateforme (le Workplace Partner Program). Pour l'heure, une quinzaine d'acteurs en font partie. C'est le cas notamment de Deloitte Digital, TBWA ou encore du Français Revevol. "Utiliser Workplace by Facebook est un prérequis pour être certifié et faire partie du Workplace Partner Program", précise Julien Codorniou.

Futures évolutions

Facebook at Work dispose d'applications mobiles pour iOS et Android. © Facebook

Workplace by Facebook est très attendu sur sa capacité à intégrer des applications tierces. Pour l'heure, la solution (dans sa version payante) s'intègre au CRM de Salesforce ainsi qu'aux applications de gestion et d'édition de documents parmi les plus utilisées (Office 365G Suite ou encore Box et Dropbox). Elle prend aussi en charge les principaux outils d'authentification unique (ceux de Microsoft, Google et Okta). En partenariat avec Facebook, la société de services ServiceRocket travaille sur une série d'extensions pour enrichir Workplace d'extensions complémentaires. L'un des premiers "Add One" qu'elle a développé (pour l'heure en bêta privée) permet de générer et piloter visuellement des organigrammes d'entreprise, sur la base des données hiérarchiques implémentées sur Workplace.

Sécurité

Autre difficulté soulignée par la plupart des observateurs, Facebook doit aussi convaincre les DSI. La question de la sécurité constitue ici le principal point d'achoppement. "Chaque compte d'entreprise de Workplace est isolé et sécurisé sur une architecture hébergée chez nous et que nous maîtrisons de A à Z. Je rappelle que nous construisons nos serveurs et équipements réseau", argue sur ce point Julien Lesaicherre. "Il n'y a aucune passerelle avec les comptes publics. Enfin, Workplace est livré avec une console pour les administrateurs pour ajouter des utilisateurs, gérer des groupes..." (voir aussi un document PDF publié par le Facebook sur cette question de la sécurité). Plus récemment, Facebook a aussi annoncé des accords avec des spécialistes de la sécurité des données et de l'archivage légal (CSDisco, Netskope, Smarsh et Skyhigh). Ainsi, Facebook a pris un soin tout particulier à peaufiner cet aspect, car il sait que dans ce domaine, il n'a pas droit à l'erreur.

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