Tutoriel : comment gérer un projet agile avec Jira

Répandue au sein des organisations agiles, la solution d'Atlassian permet d'accompagner des projets en reprenant les bonnes pratiques Scrum ou Kanban. Première prise en main.

Méconnu du grand public, Atlassian l'est moins des équipes informatiques. Introduit en décembre 2015 au Nasdaq pour une valorisation de 5,8 milliards de dollars, cet éditeur australien fait un carton auprès des équipes agiles. C'est, en effet, sur Jira, sa solution historique de gestion de projet basée sur Scrum et Kanban qu'Atlassian a bâti son succès. En France, la société affiche de belles références - avec Airbus, Peugeot, Michelin, Crédit Agricole ou encore Axa.

Profitant de cet engouement, Atlassian a décliné son produit star en trois versions. Jirca Core vise les équipes métiers (marketing, finance, qualité, RH…) qui veulent gérer des projets en mode agile mais avec leur terminologie propre. Jira Service Desk s'adresse, elle, au support technique amené à gérer des tickets d'incident, avec à la clé des engagements de qualité de service (SLA). Quant à Jira Software (ex Jira Agile), elle est dédiée aux équipes de développement logiciel. C'est à cette troisième offre que nous allons nous intéresser. Atlassian en propose une version d'évaluation de 30 jours en mode cloud ou serveur (avec un client de 299 Mo).

Kanban ou Scrum ?

Sobre, l'interface graphique de Jira Software va à l'essentiel. Vous retrouvez, dans la barre de tâches latérale, vos tableaux de bord, projets et demandes. Pour démarrer un projet, il suffit de cliquer sur le bouton "créer". Avez, à la clé, un choix à faire : Scrum ou Kanban ? En choisissant l'une ou l'autre de ces méthodes agiles, l'interface change et reprend les bonnes pratiques et vocabulaire de chacune.

Jira Software permet de créer des tableaux de bord suivant les bonnes pratiques des méthodes Scrum et Kanban.  © Capture JDN

En mode Scrum, les agilistes seront en terrain connu. Jira utilise les termes consacrés. Un projet – l'épopée - est découpé en demandes business (user stories). Le catalogue de ces demandes (backlog) va être ensuite ventilé en sprints, les cycles de travail itératifs.

Jira reprend les termes consacrés de la méthode Scrum (épopée, user stories et backlog). © Capture JDN

Le mode Kanban permet une répartition des tâches en colonnes entre ce qui est "fait", "en cours", "à faire". Pour Jean-Baptiste Mba, consultant et créateur du site Jira Club, ce mode convient au monitoring des équipes et au suivi d'avancement d'un projet. "Des règles permettent de répartir la charge de travail par exemple, en n'autorisant, par exemple, pas plus de dix tâches dans la colonne 'to do'", note l'expert.

Le mode Kanban permet une répartition des tâches en colonnes entre ce qui est "fait", "en cours", "à faire".  © Capture JDN

Il est possible de mixer les deux approches. "Sur un sprint donné, je peux organiser mon travail en colonnes", explique Jean-Baptiste Mba.  Consultant chez Valiantys, Jérémie Martinez propose aussi d'allier Scrum et Kanban mais plus en amont. Il se sert de Kanban comme d'un "bac de raffinage". En passant par un workflow de trois colonnes, la demande avance, mûrit ou, au contraire, est refusée. "Arrivée à la dernière colonne, elle tombe dans backlog et suit le cycle de vie propre à Scrum. Les trois premières étapes sont Kanban, les sept dernières Scrum", explique Jérémie Martinez.

Planification et exécution

Une fois le backlog constitué, les tâches peuvent être réparties parmi les développeurs. Plutôt que d'envoyer des invitations par mail, il est possible, dans sa version serveur, de connecter l'application sur l'annuaire d'entreprise de type LDAP. Si Jira ne limite pas le nombre de participants, l'agilité préconise de rester sur des équipes de petite taille, inférieures à dix personnes.

Un système de filtres permet d'établir des règles afin de mieux équilibrer la charge

L'organisation du travail suit les classiques phases de planification (plan) et d'exécution (work). Sur un sprint d'une ou deux semaines, l'administrateur pourra décider de traiter dix tâches sur les 150 que compte le backlog. Les tâches sont dispatchées entre les différents membres de l'équipe. Un système de filtres permet d'établir des règles afin de mieux équilibrer la charge ou de fixer des priorités par un jeu de couleurs.

La console d'administration donne une vision précise de qui a accès à quoi avec des règles de cloisonnement, par exemple, entre développeurs maison et prestataires. "Sur des tickets sensibles comme un tunnel de paiement ou un module d'authentification, on peut mettre un niveau de sécurité privé au sein même d'un projet", précise Jérémie Martinez. Pour les informaticiens internes, un système de SSO évite de devoir rentrer un identifiant et mot de passe. En ouvrant une session Windows, l'utilisateur est logué immédiatement à Jira.

Rituel interactif et reporting automatique

Une fois le travail planifié, commence l'exécution proprement dite avec son calendrier, ses échéances, ses alertes. En cours de route, Jira peut rajouter ou sortir des demandes. L'application tient compte du changement de périmètre et le "reste à faire" est ajusté.

D'un simple "glisser déposer", une tâche se déplace d'une colonne à l'autre à l'aide de la souris voire du doigt si l'on dispose d'un écran tactile. "Un mode interactif qui peut remplacer avantageusement le mur de post-it des stand-up meetings", estime Jérémie Martinez. En passant par la visioconférence, le rituel peut être même partagé avec des membres géographiquement éloignés.

D'un simple "glisser déposer", une tâche se déplace d'une colonne à l'autre.  © Capture JDN

Une fois le sprint clôturé, Jira génère un reporting. Burndown chart, graphique de vélocité, spint reporte, graphique des épopées… Jira propose toute sorte de restitutions à même d'évaluer la performance collective. "L'équipe se place dans une démarche d'amélioration continue avec des points de progression pour le prochain sprint", note Jean-Baptiste Mba. "Mais il faut que tout le monde joue le jeu. La courbe est fonction des données entrées par les participants."

Jira génère un reporting.  © Capture JDN

On notera que Jira introduit la notion un peu floue de composant. Il s'agit d'une sous-section d'un projet. Par exemple, la création d'un site web sera découpée en deux parties : le front-end (interface graphique) et le back-end (serveur, base de données). Avec la possibilité de définir un responsable de chaque domaine. "La notion de composants est intéressante mais limitée car elle n'est pas 'versionnée'", modère Jérémie Martinez. "Je conseille plutôt de découper un grand projet en plus petits." Jira offre aussi la possibilité de cloner un projet A en projet B en reprenant les attributs, les champs et les contenus du premier.

Un add-on pour rassurer le DSI

Jira peut être enrichi grâce à des extensions. La place de marché d'Atlassian en recense plus de 800 parmi lesquelles Tempo Timesheets et Zephyr. L'une d'elles a particulièrement retenu l'attention de François Dussurget, co-fondateur et PDG de Valiantys. Il s'agit de Jira Portfolio qui, comme son nom l'indique, est un gestionnaire de portefeuilles de projets.

"Cet add-on offre une vision consolidée sur les projets en cours. Cela rassurera le DSI et ses adjoints. Ils ont pu se sentir éloignés de Jira qui a démarré originellement depuis le terrain, dans une approche bottom-up", souligne François Dussurget. Ce tableau de bord global leur permettra d'équilibrer les charges de travail entre les différentes équipes mais aussi de faire de l'analyse d'impact et de l'analyse de risque. Tout en rappelant que si ce n'est pas un outil qui va rendre une organisation agile il peut l'accompagner dans cette voie.

Atlassian