Gérer des contrats en contexte de pandémie

Selon les derniers chiffres des Etablissements de santé, 5,8 millions d'opérations ont été réalisées en France en 2018. Les opérations de chirurgie élective comme les extractions de cataractes, les remplacements d'articulations, les Lasik – opérations laser des yeux – et les actes de chirurgie esthétique ont constitué la majorité de ces opérations.

Or, depuis le début de la pandémie de coronavirus, ces opérations chirurgicales non urgentes ont été reprogrammées et les visites de routine sont en grande partie suspendues. Toutefois, grâce à l’essor de la téléconsultation, les Français ont continué d’être suivi par leur médecin, malgré la crainte du virus. En effet, si les actes en cabinet ont diminué en 2020, la télémédecine a représenté près de 6 % des activités des médecins généralistes, alors que ce taux était de 0,1 % précédemment.

Ces derniers mois, le confinement et les inquiétudes vis-à-vis de la sécurité de la population ont conduit à une baisse des admissions à l’hôpital, en dehors des unités Covid. Ainsi, certains services se retrouvent avec une activité ralentie, tandis que d’autres se concentrent sur les patients atteints par le virus et gravement malades. C’est pourquoi, les prestataires et les soignants doivent faire preuve de davantage de flexibilité et élargir leurs services afin d’y inclure les soins en situation de pandémie, comme la réanimation, la recherche de vaccins et les traitements. 

L’effet de la COVID-19 sur les accords avec les services de santé

La pandémie a contraint l’écosystème du personnel de santé à effectuer une multitude de changements dans l’urgence. Aussi vite que leurs contrats sont suspendus, modifiés et résiliés, de nouveaux contrats de services de dotation en personnel apparaissent. Or, ces nouveaux accords nécessitent la mise en place rapide de processus clés tels que l’intégration des professionnels, la vérification de leurs compétences et diplômes, la négociation des barèmes d’honoraires, sans oublier la compilation, le remaniement et la finalisation des conditions et des clauses de l’accord. 

Au cœur de cette effervescence, il est essentiel que les établissements de santé gardent en permanence en tête les dispositions réglementaires qui imposent le respect des normes de la juste valeur marchande (JVM) pour les services contractuels. En raison de l’offre excédentaire et, dans certains cas, de la pénurie de prestataires de soins, il peut s’avérer nécessaire de mettre à jour les normes de référence de la JVM pour tenir compte du contexte de la pandémie. Par exemple, le recours massif à la téléconsultation par les patients exige des mises à jour rapides et importantes ainsi que des modifications des accords existants, tout en maintenant la traçabilité ainsi que la conformité réglementaire et juridique.

De plus, les accords avec le personnel soignant comportent souvent des obligations, telles que des normes de performance liées à la qualité des soins, à la tenue des dossiers, au maintien des titres et au respect des dispositions réglementaires. Ainsi, certains peuvent imposer à l’employeur la mise à disposition d’un bureau/espace et d’un équipement. Toutefois, d’autres clauses pourraient ne pas être pas respectées ou pourraient être mises en péril par la pandémie.

En outre, certaines obligations subsistent après l’expiration de l’accord de prestation, comme remplir et soumettre les dossiers médicaux et coopérer au transfert des patients du cabinet. De ce fait, les organismes payeurs et les prestataires doivent facilement identifier et vérifier la conformité à ces obligations de résiliation post-contractuelle. La consultation des accords avec les prestataires doit être facilitée, afin de détecter ceux qui comportent des clauses d’exposition aux obligations et de les amender rapidement pour alléger, modifier ou contrôler les obligations en conséquence.  

Préparer le retour à la « normale »

Avec la pandémie, le réseau de prestataires de soins, a appris qu’agir avec flexibilité dans un large éventail de processus de gestion des contrats est essentiel pour assurer la continuité des soins. Ainsi, l’entreprise peut automatiser et rendre la gestion et la mise en œuvre de contrats plus efficaces. De ce fait, il est facile pour l’ensemble des parties de connaître les accords et ce qui doit être mis en place pour les réaliser. Même si chaque contrat est unique, la recherche de clause ne nécessitera pas d’action manuelle de la part des équipes.

La période d’incertitude actuelle, et les retombées de la pandémie auront des répercussions pendant des années. C’est pourquoi les entreprises doivent non seulement se prémunir contre de nouvelles crises, mais aussi se doter des moyens nécessaires pour garantir une transition efficace et sans couture lorsque les accords seront rétablis et modifiés, au moment où le monde renouera avec une nouvelle « normalité ». Certes, la pression sur les coûts est forte, mais les investissements dans des solutions de gestion des contrats solides et matures sont indispensables, et les avantages sont largement supérieurs aux dépenses à consentir. Le secteur bénéficiera indéniablement des transformations imposées par la crise sanitaire, qui aura contribué à accélérer la digitalisation du secteur de la santé.