Les nouveaux défis de la transformation financière post Covid-19

Les changements de paradigme nés de la crise de la Covid-19 peuvent devenir un formidable outil pour faire un bond en avant dans la transformation financière si les entreprises et leurs CFO parviennent à relever les nouveaux défis du "nouveau normal".

Tour d'horizon des 4 nouveaux défis de la transformation financière à l’épreuve de la reprise post-Covid-19.

Pendant et après la crise, le CFO en première ligne

La crise sanitaire et économique, conséquence directe et sans appel de la pandémie de la Covid-19, a nécessité, pour nombre d’entreprises de repousser leurs croyances limitantes et de "revoir les bases". Parce que les contraintes règlementaires ont évolué en permanence durant la crise et que les directions financières ont été ultra sollicitées pour garantir la stabilité des entreprises et leur trésorerie, les CFO se sont retrouvés en première ligne. Contraints de gagner en agilité et d’évoluer dans un environnement sans aucune visibilité, ils ont su adapter leur "logiciel" et penser différemment.

La reprise post-Covid-19 ne leur a pas non plus laissé de répit, les plaçant toujours plus au centre de la stratégie de gestion de crise et accélérant le développement de deux tendances fortes : l’automatisation et la standardisation, et plus spécifiquement lors de la clôture financière, qui ne s’est pas arrêtée avec la pandémie mais a dû être gérée de façon plus complexe souvent en raison d’une organisation à distance.

La gestion de l’ensemble de la clôture financière reste encore, pour de nombreux CFO, un gros point noir en raison notamment des obstacles à la standardisation de leurs processus tels que le manque de temps, la multiplication des standards dans l’entreprise sans parler de la gestion du changement. Ces obstacles sont de plus en plus souvent surmontés grâce à l’implémentation d’une solution logicielle dédiée. Ces tendances à l’automatisation ne sont certes pas nouvelles mais elles sont récemment passées de la "wish list" des CFO à la "to-do list" pour faire face à de nouveaux défis dans un nouveau monde dit "normal".

Défi n°1 : s’organiser pour travailler à distance et garantir l’excellence opérationnelle en toute situation

Difficile de passer à travers le télétravail qui est en passe de prendre (enfin) son envol en France. Non seulement il permet de garantir la continuité de l’activité, mais il réduit l’empreinte écologique et permet de développer la marque employeur. Sans compter qu’il permet de travailler pendant une crise sanitaire mais aussi pendant les périodes où les transports peuvent être perturbés (intempéries, pannes, grèves, etc.). Bref le télétravail a tout bon. Encore faut-il disposer d’outils mais aussi d’une organisation pour le mettre ne place efficacement. 

Tout d’abord, les entreprises doivent exploiter tous les outils intégrés et la gestion des workflows afin de fluidifier la collaboration à distance. La visioconférence est un formidable outil, mais elle ne résout pas tout ! Les notifications par email, l’envoi automatisé d’annotations et de pièces jointes ou encore l'intégration en temps réel du système de contrôles financiers offrent aux équipes financières les moyens de mieux collaborer et communiquer de façon productive. De la même façon, automatiser les processus et les contrôles (voir d’y intégrer de l’intelligence artificielle) permet de garantir le respect et la sécurité des procédures à distance. Les collaborateurs peuvent ainsi s’assurer de suivre les processus, les politiques et les pratiques les plus appropriées.

Dernier challenge à relever par les directions financières essentiel lorsque l’on parle de télétravail, c’est leur capacité à pouvoir travailler en partageant les mêmes données et les mêmes pratiques en toute sécurité. Et c’est là que le cloud peut jouer un rôle déterminant, en remettant en cause les pratiques héritées d’un autre temps qui visaient à assurer l’hébergement de ses données mais avec toutes les contraintes que cela engendre.

Défi n°2 : remettre à plat ses processus et les formaliser (vraiment)

Nous l’avons vu, le télétravail implique une automatisation et une sécurisation des processus de clôture financière mais aussi une réelle standardisation. L'absence de processus standardisés a des répercussions non seulement sur le workflow, mais aussi sur le cadre de conformité.

Or cela ne peut se mettre en place sans une remise à plat des processus, afin de choisir une organisation et surtout des outils adaptés. Nombre de directions financières misent encore sur un célèbre tableur pour leur processus R2R. Dans le "normal d’avant", cela pouvait encore être jouable bien que les feuilles de calcul ne permettent pas de savoir qui fait quoi ni de partager des informations, ce qui a un impact direct sur la capacité à communiquer et le pilotage de l’activité et les équipes. Ce qui est encore plus vrai quand la plupart des collaborateurs qui travaillent à distance…  Sans compter que le manque de traçabilité peut rendre les processus d'audit plus complexes et augmenter le risque de non-conformité.

Bref, vous l’avez compris, dans le "nouveau normal", il sera difficile d’échapper à la mise à plat des processus afin de les sécuriser, de les adapter à un travail plus collaboratif et à distance mais aussi pour gagner en agilité.

Défi n°3 : automatiser les processus pour réduire les risques et sécuriser ses processus

Peu de CFO ont réellement déployé une automatisation implantée ou avancée. Les entreprises qui ont sauté le pas avant 2020 ont ainsi eu une longueur d’avance pendant la crise de la Covid-19 en matière de réactivité, d’agilité et de sécurisation de leur nouveau mode de travail. Car, les bénéfices issus de l’automatisation sont nombreux et sont appréciables par tous et à tout moment (et, précisons-le, pas seulement en temps de crise).

Ils sont au nombre de 4 : tout d’abord, automatiser les processus permet de mieux gérer les réductions de coûts quand elles ont lieu, de les mesurer et surtout d’affecter les collaborateurs sur les tâches à plus forte valeur ajoutée en cas de sous-effectif.

Ensuite, cela permet également de garantir la conformité réglementaire (et ce quel que soit votre secteur d’activité). Face à une augmentation en puissance de la réglementation, les directions financières doivent prendre les devants afin de sécuriser leurs tâches et leurs processus en automatisant au maximum ce qui est automatisable (plutôt que dépenser beaucoup d’énergie et d’argent) contrôler des erreurs qui auraient pu être évitées grâce à l’automatisation). 

Autre bénéfice direct de l’automatisation des processus : une gestion facilitée de la croissance et de l’évolution du périmètre de l’entreprise par une intégration des nouvelles entités plus rapide et plus efficace. L’intégration des processus financiers est souvent le plus grand défi lors des acquisitions en raison de la difficulté de mettre à l’échelle les outils de gestion et de reporting, surtout quand les processus sont encore gérés avec des tableurs.

Dernier point, et non des moindres, l’automatisation facilite la transformation des métiers des directions financières, qui bien avant la crise déjà, étaient en passe de se réinventer pour passer d’une approche purement chiffrée des résultats de l’entreprise à une véritable approche métier et stratégique des indicateurs et des données financières.

Défi n°4 : développer l’agilité de son système d’information financier grâce à l’intelligence artificielle et l’interopérabilité

Automatiser d’accord mais comment ? Pour garantir une réelle efficacité opérationnelle dans la clôture financière, les directions financières doivent pouvoir s’appuyer sur un système d’information financier qui se doit d’être simultanément fiable et agile. La force des nouvelles technologies est justement de pouvoir fournir aux hommes et aux femmes qui travaillent une assistance, à la fois pour fiabiliser les processus mais aussi pour les aider à se concentrer sur les points clés de leur métier. Ainsi en alliant des technologies comme la RPA (Robotic process automation) qui automatise les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, avec l’intelligence artificielle, les directions financières entrent vraiment dans l’ère de la transformation financière et offrent à leurs collaborateurs des outils pointus capables de les assister dans leurs décisions, surtout lorsque celles-ci doivent être prises rapidement comme cela a été le cas encore récemment.

Pour gagner encore en efficacité, elles doivent aussi penser leur système d’information dans sa globalité en favorisant l’interopérabilité des outils de R2R (Record To Report) avec les ERP en place par exemple.

Télétravail, révision des processus, RPA intelligente et agilité du SI : bienvenue dans une direction financière transformée

Vous l’avez compris, la crise sanitaire récente n’a fait que mettre en exergue des transformations de fond pour les directions financières, devenues le "must-have" d’une transformation financière réussie. La crise n’est pas encore derrière nous mais elle a eu le mérite de mettre en lumière les grands chantiers à venir en matière de clôture financière :  la mise en place d’un système de télétravail sécurisé et facile à mettre en place pour garantir l’excellence opérationnelle, une formalisation des processus pour préparer l’automatisation, l’automatisation des processus R2R pour garantir conformité et sécurité et l’intégration de nouvelles technologies comme la RPA et l’intelligence artificielle pour gagner en agilité.

Ces 4 grands chantiers ouvrent la voie à une meilleure gestion des risques mais aussi à une meilleure gestion des talents. Au bureau comme en home office…