10 façons d'optimiser le télétravail
Favoriser les outils pleinement collaboratifs
La collaboration à distance doit s'effectuer de manière aussi rapide que possible. Grâce à l'outil de prise de notes collaboratif Box Notes, les membres d'une équipe peuvent partager des idées, communiquer des commentaires sur une même plate-forme et effectuer des modifications en temps réel.
Sécuriser ses documents envoyés ou partagés
Puisque certains utilisent Slack pour partager des documents stockés dans Box, les administrateurs doivent ajuster les paramètres de sécurité (clés de chiffrage, classification fluide des documents partagés grâce à Box Shield, etc.) en conformité avec la politique de sécurité de l'entreprise, et ceci, pour toutes les applications afin de ne pas créer des trous et des occasions de fuite de contenu sensible.
Éliminer les pièces jointes dans ses e-mails
La crise du Covid-19 a engendré une multiplication des e-mails frauduleux, accélérant ainsi la fin de la pièce jointe puisque c'est souvent par celle-ci que la supercherie, dite "phishing", a lieu. De plus, le partage de documents à travers la pièce jointe entraîne également un trop-plein de fichiers. Une expérience menée par Crescent Electric a montré que lorsqu'un courriel était envoyé à 1 900 employés avec un fichier intégré sous forme de lien, celui-ci était téléchargé 114 fois. Alors que si ce fichier avait été envoyé en pièce jointe, la redondance aurait entraîné la création de 75 fois plus de fichiers. Avec Box, les pièces jointes sont automatiquement remplacées par des liens vers le cloud.
Gérer son flux de documents
Lorsque l'on partage des fichiers à plusieurs, ils ont tendance à se multiplier rapidement. Box Governance permet de paramétrer le cycle de vie des fichiers et donc d'aérer les dossiers en éliminant les documents considérés comme obsolètes, sans pour autant nuire aux besoins de rétention.
Finaliser ses transactions efficacement
Rien ne se conclut sans une signature. Box met à disposition DocuSign qui permet de signer "n'importe quoi, n'importe où, à tout moment". Un document peut être créé facilement, modifié, partagé et envoyé pour signature.
Choisir et intégrer ses applis préférées
Il est primordial pour les collaborateurs de disposer de tous leurs outils de travail en permanence. Ainsi, il est possible de partager ses fichiers issus de Box en pleine réunion Zoom sans quitter l'appli. Au total, Box permet d'intégrer plus de 1 400 applis telles que Slack, G Suite, Zoom ou Office 365.
Se former régulièrement
Le télétravail peut amener certains à décrocher, à ne pas savoir comment se servir des outils ou des nouveautés proposées. C'est pourquoi Box recommande de former ses employés régulièrement et offre vidéos, tutoriels ou cours (au sein de la Box University). Cela permet également d'assurer un flux de communication clair et constant au sein de l'entreprise.
Diversifier ses journées
La blague circule depuis le début du confinement : nombre de réunions peuvent être remplacées par des e-mails. Attention à ne pas enchaîner les "meetings" sur Zoom tout au long de la journée de travail. Box recommande de diversifier la journée et d'alterner les outils pour continuer de travailler de façon collective.
Garder le contact avec ses clients et fournisseurs
Lorsque fournisseurs et clients travaillent à la maison, il est nécessaire que tous aient accès aux contenus pertinents. Les liens de partage Box permettent de transmettre contrats, devis, factures et autres documents financiers aux clients et aux membres de l'équipe. Avec les autres outils susmentionnés, il est également possible, en temps réel, de conseiller les clients sur leurs finances, de prendre des notes de réunion ou de répondre aux questions avec Box Notes.
Favoriser les échanges informels
Garder un esprit de communauté demeure primordial même en télétravail. Certaines entreprises organisent des déjeuners informels ou des apéros sur Zoom. " Sur notre chaîne Slack pour le déjeuner, les gens partagent maintenant ce qu'ils cuisinent ", complète-t-on chez Box. Les canaux communautaires remplacent en quelque sorte la machine à café.
Voir aussi : Comment le coronavirus a réinventé le travail