Pourquoi utiliser la visioconférence en entreprise ?

Finies les difficultés et complications de la technologie ancienne génération, place aux communications visuelles évolutives et abordables pour améliorer votre entreprise et la vie de vos employés. Voici 4 bonnes raisons de choisir la visioconférence en entreprise. 

Adapter l’environnement de travail aux besoins des nouvelles générations

D'après le Bureau of Labor Statistics (Département du Travail aux Etats-Unis), la génération Y s'impose en nombre parmi les employés. Cette génération privilégie la rapidité et possède un véritable esprit d'entreprise. La génération Y a soif d'apprendre et d'évoluer. À l'inverse, les baby-boomers et membres de la génération X s'accommodent plus facilement des limites de la technologie sur le lieu de travail. Du fait de ces changements culturels, les entreprises qui cherchent à recruter et à garder les meilleurs talents doivent modifier leur vision de l'environnement de travail. On constate que 2/3 de la génération Y préfèrent la communication directe à l’audio seul. N’hésitez donc pas à leur fournir des téléphones portables, ordinateurs de bureau et salles de conférence équipées d’une fonction vidéo. 

Augmenter la productivité 

La capacité à faire plus avec moins conditionne les gains de productivité. Afin de prospérer davantage, les entreprises doivent constamment chercher à se démarquer de leurs concurrents. La téléphonie, les fax, les courriers électroniques et la messagerie instantanée témoignent du succès de cette tendance. La visioconférence est la dernière preuve en date de ce besoin constant d'efficacité accrue. Si la visioconférence ne se substituera pas à tous les déplacements, la capacité d'organisation de réunions spontanées en face à face, quelle que soit la distance et sans avoir à attendre la prochaine réunion, peut avoir un impact considérable sur la productivité des entreprises. De fait, 90 % des personnes interrogées s'accordent à dire que les réunions vidéo comptent parmi les plus efficaces. De nos jours, la chaîne d’approvisionnement de la plupart des entreprises est très étendue. Fournisseurs et clients peuvent se trouver n’importe où dans le pays ou dans le monde. Il est essentiel de pouvoir voir et entendre ses partenaires commerciaux pour établir des relations professionnelles de confiance.

Renforcer l’équilibre vie professionnelle vie/privée 

Comment délimiter les horaires de travail? L'idée de travailler dans un bureau est devenue désuète. La grande majorité des employés lisent et répondent à leurs courriers électroniques en dehors des "heures de travail". Il est de plus en plus difficile de définir à quel moment se termine la journée de travail. Les Français consacrent en moyenne 64 minutes à leur trajet domicile-travail selon une enquête de Dalia Research. Le nombre de routes que nous construisons ne suffit pas à améliorer la circulation. Les temps de trajet ont augmenté de plus de 20 % depuis les années 1980. Il doit exister une autre solution. Des études ont montré que le travail à domicile apportait la même satisfaction qu'une augmentation de salaire de 40 000 € ! Toutefois, travailler à domicile via un téléphone et une connexion Internet présente également des inconvénients. La direction pourrait penser que les employés ne sont pas impliqués ou se sentent seuls et isolés. La visioconférence renforce le sentiment d'appartenance des employés à une équipe et leur permet de participer plus activement que de manière impersonnelle par téléphone. Plus de 24 % des membres de la génération Y travaillent à domicile tandis que de plus en plus de baby-boomers travaillent à temps partiel. Il est plus que temps de revoir la conception du bureau. 

Prévoir un plan de continuité des activités

Incendie. Inondation. Tempête. Il s'agit de risques professionnels réels auxquels les entreprises doivent se préparer. Toutes les organisations ont besoin d'un plan de continuité des activités en cas de défaillance grave. La visioconférence peut contribuer à atténuer les effets de ces terribles et rares événements, ainsi que ceux des contretemps plus courants susceptibles de nuire aux entreprises. Combien de fois les cadres arrivent-ils en retard à une réunion pour avoir mal anticipé la durée de leur trajet? Combien de fois un vol est-il annulé, ou la circulation est si mauvaise qu'un cadre, client ou fournisseur ne se présente jamais à la réunion? Toutes ces occasions manquées d'aller de l'avant peuvent repousser des décisions et ralentir l'activité. Les conséquences d'un retard de lancement d'un nouveau produit ou de la résolution d'un problème de produit existant peuvent être considérables. Ne prenez aucun risque, la visioconférence permet d’organiser des réunions, de développer l’activité et de prendre des décisions, même si vous ne pouvez pas vous rencontrer en personne. 

La visioconférence a longtemps été présentée comme une alternative aux déplacements professionnels, se substituant aux voyages en classe affaires vers un autre continent. Si cette approche est appliquée depuis vingt-cinq ans, elle a clairement établi que ce n'était pas le cas. Les individus éprouvent toujours le besoin de se rencontrer, de partager un repas et de s'imprégner de la culture sur le terrain. Le contact humain reste important. L'intérêt de la visioconférence est qu'elle permet de se réunir sans délai, de maintenir et développer des relations (commencées en personne ou non) ou d'établir le contact en vue d'une future rencontre en personne. Parfois, une présence physique est indispensable, le reste du temps, la visioconférence suffit.