Congés d'été : les secrets pour une déconnexion réussie

Pas si facile de déconnecter pendant les vacances. Et malgré tout, la technologie à son rôle à jouer pour ce faire.

Selon une étude Ipsos pour RingCentral, il est alarmant de constater que 28% des salariés français prévoient de travailler pendant leurs vacances d'été, tandis que 38% emporteront leur ordinateur avec eux. Ces chiffres révèlent une volonté de rester disponibles en cas d'urgence, mais soulignent également la difficulté de véritablement se déconnecter. Toutefois, la technologie, souvent critiquée pour son rôle dans cette problématique, peut être utilisée comme un avantage en étant au service des collaborateurs plutôt que l'inverse. Avec une anticipation adéquate et un cadre établi par l'entreprise, il est tout à fait possible de réussir sa déconnexion.

L'anticipation est la clé 

Avant le départ en vacances, la période est souvent synonyme de stress, voire même d'appréhension quant à la gestion des responsabilités. Pour garantir des congés sereins, il est primordial de mettre en place une anticipation efficace. Cela peut se faire en préparant la passation des dossiers en avance et en responsabilisant les collaborateurs. Ainsi, ces derniers doivent se déconnecter en toute confiance, sachant que l'information nécessaire sera accessible pendant leur absence et que des points de contact seront identifiés. Et ceci vaut à la fois pour les salariés et leurs managers. 

Chaque collaborateur a des rythmes de déconnexion différents. Certains préfèrent rester en retrait et suivre les messages de loin afin de diminuer le stress et de faciliter la reprise en douceur. Cette habitude est de plus en plus ancrée avec le télétravail. Il est donc essentiel de communiquer clairement que cette approche n'est pas obligatoire, tout en offrant un soutien pour aider ces personnes à se déconnecter efficacement. 

L'étude révèle que la majorité des salariés qui travaillent pendant leurs vacances ne le font que pendant une ou deux heures au total, principalement pour consulter les communications professionnelles. Pour faciliter cette déconnexion partielle, il est essentiel de tirer parti des solutions de communications unifiées (UC). Cette approche dépasse la simple réponse automatique par email avec le contact d'un collègue en cas d'urgence. Elle permet d'optimiser l'utilisation des autres canaux de communication, tels que la messagerie instantanée, par exemple.

Gérer la déconnexion grâce à la technologie

L'étude Ipsos pour RingCentral révèle que la majorité des salariés qui travaillent pendant leurs vacances ne le font que pendant une ou deux heures au total, principalement pour consulter les communications professionnelles. Pour faciliter cette déconnexion partielle, il est essentiel de tirer parti des solutions de communications unifiées (UC). 

En utilisant les outils de communications unifiées, il est possible de mettre à jour son statut de disponibilité sur tous les modes de communication (messages, vidéo, téléphone) simultanément. De plus, il est facile de transférer tous ses appels vers un collègue en quelques clics. En mettant en pause toutes les notifications en un seul geste, les collaborateurs évitent d'être dérangés pour des raisons qui ne sont pas urgentes pendant leurs vacances.

L'Intelligence Artificielle peut également jouer un rôle crucial dans la gestion de la déconnexion pendant les congés. Les résumés de réunions générés automatiquement permettent de rattraper les réunions manquées, offrant différents formats selon le niveau de détail souhaité.

Les vacances : un moment de détente essentiel

Il est crucial de reconnaître que la technologie n'est qu'un moyen pour faciliter la déconnexion. L'élément clé pour permettre une véritable coupure réside dans l'état d'esprit des managers et des collaborateurs, qui doivent adopter les bonnes pratiques pour favoriser une déconnexion réussie. Cette approche présente des avantages à long terme pour le bien-être des employés et la rétention des talents.

Ces dernières années ont été éprouvantes pour de nombreux individus, avec notamment la transition vers le travail à distance et la crise économique. Dans ce contexte, il est préoccupant de constater que seulement 33% des salariés déclarent avoir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, contre 40% selon le baromètre RingCentral d'octobre 2022. Cela souligne l'importance de prendre des mesures concrètes pour préserver cet équilibre fragile.

Grâce aux communications unifiées, le retour de vacances est également plus facile à gérer. En effet, le volume d'e-mails est réduit grâce aux échanges préalablement effectués via la messagerie instantanée. Les conversations au sein des groupes de travail ont pu avancer pendant l'absence du collaborateur, lui permettant ainsi de parcourir les messages importants qui le concernent directement. De plus, grâce aux fonctionnalités d'intégration, il est possible d'accéder à des informations provenant d'autres applications telles que les mises à jour des documents sur Google Drive ou les réunions à venir.

Il convient également de souligner l'importance de l'exploitation de l'intelligence artificielle dans ce processus de déconnexion réussie. Les résumés de réunions générés automatiquement permettent aux collaborateurs de rattraper les informations manquées, que ce soit sous la forme d'un résumé écrit, d'une vidéo des moments clés ou même d'une transcription complète. Ainsi, ils peuvent rester informés sans être constamment sollicités pendant leurs congés. De plus, il est judicieux de mettre en place un plan d'urgence pour les situations exceptionnelles, afin de garantir que le collaborateur puisse être contacté en cas de besoin réel et urgent.

Enfin, il est possible d'établir un processus en accord avec chaque collaborateur, définissant les situations dans lesquelles il peut être contacté, le canal à utiliser et les plages horaires appropriées. Il est essentiel que cela reste une exception et qu'il y ait une confiance mutuelle entre l'entreprise et le collaborateur dans ces situations particulières.