La facturation électronique obligatoire en France : ce qui va changer pour votre entreprise

Dès 2024, si votre entreprise est soumise à la TVA, peu importe sa taille, il y a un changement majeur qui se profile à l'horizon.

Vous devrez être prêt à accueillir des factures électroniques de la part de vos fournisseurs et à les intégrer dans vos systèmes comptables ou de gestion commerciale.

De plus, progressivement, jusqu'en janvier 2026, en fonction de la taille de votre entreprise, vous serez dans l'obligation d'émettre des factures électroniques dans les formats prescrits par la réforme de la facture en France. Mais attention, ne vous inquiétez pas, ce n'est pas aussi compliqué que cela puisse paraître. Vous ne devrez plus les transmettre directement à vos clients, mais plutôt les faire passer par une plateforme publique mise en place par le ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique, ou par une plateforme privée agréée par ce ministère.

Cette règle de transmission via ces plateformes s'appliquera à toutes les transactions commerciales B2B en France. Cela inclut également les opérations internationales, où les entreprises devront se livrer à un "e-reporting", c'est-à-dire une synthèse de la facture émise ou reçue.

Pour les transactions avec les particuliers (B2C), les entreprises auront également une responsabilité envers l'administration fiscale, où elles devront périodiquement remonter une synthèse de leurs transactions avec leurs clients.

Comment se préparer à la réforme de la facturation électronique en 2024 ?

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique, dans le contexte de cette réforme, va bien au-delà d'un simple document PDF. Elle devra suivre la norme sémantique européenne EN 16931. Pour répondre à cette norme, trois formats structurés en XML ont été approuvés : Factur-x, UBL et CII. Bien qu'ils diffèrent légèrement, ces trois formats sont techniquement équivalents.

Notons que le format Factur-x se distingue par son aspect hybride : en plus d'une partie XML similaire aux deux autres formats, il inclut une partie PDF pour permettre la visualisation de la facture.

En plus de ces formats, les entreprises qui actuellement utilisent l'échange de données informatisées à des fins fiscales pour leurs factures auront la possibilité de le faire via des plateformes agréées par le ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique.

Quels changements sont à prévoir pour votre entreprise ?

Rassurez-vous, les factures en papier et en PDF ne disparaîtront pas totalement avant le 1er janvier 2026, date à laquelle toutes les factures soumises à la TVA devront être électroniques. Il faudra simplement être en mesure de gérer efficacement cette diversité de flux.

Il est important de noter que même au-delà de 2026, certaines factures pourront toujours être traitées au format papier ou PDF, en particulier pour les opérations internationales.

À partir de 2024, l'ensemble des échanges de factures devront transiter par le Portail Public de Facturation Chorus Pro, géré par l'administration fiscale.

Pour vous conformer à cela, vous aurez deux options : vous connecter directement au portail pour émettre et recevoir des factures, éventuellement avec l'aide d'un opérateur de dématérialisation, ou bien externaliser ces opérations à une plateforme de dématérialisation partenaire, un opérateur privé enregistré auprès de l'administration fiscale.

Un autre aspect clé de cette réforme consistera à fournir à l'administration fiscale des informations sur le cycle de vie de chaque facture, en indiquant son statut (dépôt, rejet, paiement, encaissement, etc.).

De plus, pour les transactions avec des entreprises étrangères, vous devrez réaliser un e-reporting en fournissant des informations telles que les détails de paiement, la date, le montant et le numéro de facture.

Les grandes exigences à respecter

Conformément au code général des impôts, "l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être garanties dès son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation". Pour répondre à ces exigences, vous devrez sécuriser soit par la création d'une piste d'audit fiable, soit en apposant une signature électronique qualifiée conforme au règlement européen eIDAS, ou encore en générant des factures structurées basées sur l'échange de données informatisées (EDI).

Enfin, afin de satisfaire aux délais de conservation de 10 ans en vertu du Code de commerce et de 6 ans en vertu du droit fiscal, il sera crucial d'archiver soigneusement les factures, leurs données associées et les éléments de traçabilité. De cette manière, vous garantirez l'intégrité, la disponibilité et la lisibilité des données sur le long terme.

Il est clair que la réforme de la facture en France apportera des changements structuraux à vos méthodes de facturation et de travail. Anticipez les étapes à venir, préparez vos équipes et votre système d'information, et n'hésitez pas à vous entourer d'experts pour franchir avec succès ce cap décisif !