Crise sanitaire : comment sécuriser les engagements pris à distance ?
Tout de suite après les infrastructures de communication, ce sont les processus métier qui doivent être sécurisés, car ils sont essentiels pour assurer la pérennité de l'entreprise.
Télétravail, confinement, restrictions de déplacement… Rarement les entreprises auront autant eu à démontrer leur résilience et leur créativité pour traverser une crise. Pendant que la pandémie met les rouages de l’entreprise à rude épreuve, l’exigence de sécurisation des échanges ne cesse de croître.
Tout de suite après les infrastructures de communication, ce sont les processus qui doivent être sécurisés, car ils sont essentiels pour assurer la pérennité de l’entreprise.
Contrats, validations de recette, accusés de réception, etc. Tous les engagements que prend l’entité morale doivent être réputés valides, même quand ils sont conclus à distance. C’est de cette sécurisation que les directions juridiques des ETI et PME-PMI doivent s’emparer pour assurer la pérennité de leur entreprise à court, moyen et long terme.
Sécuriser les processus de l’entreprise, un enjeu accentué par la crise sanitaire
Les entreprises sont pour l’essentiel une succession de processus qui permettent aux femmes et hommes qui la composent de la faire fonctionner.
Qu’il s’agisse de processus liés à la gestion des ressources humaines, à l’activité commerciale et / ou de distribution, à la gouvernance - qui va du conseil d’administration aux comités de projets et validations de recette - ou encore des processus de finance ou de production, chacun nécessite, a minima, les étapes d’autorisation et de validation dont la direction juridique est dépositaire. Elle a donc pour rôle d’encadrer ces pratiques, à l’heure où rester sur des processus de contractualisation 100% papier n’est plus une option.
Or, la nature de chacun de ces processus exige un encadrement juridique spécifique. Si les grandes entreprises disposent d’équipes pluridisciplinaires (en interne ou par le biais de leurs conseils externes) comment les entreprises de taille intermédiaire, ETI et PME-PMI, peuvent-elles aligner toutes les expertises nécessaires pour garantir leur activité ?
En effet, les équipes métier ont besoin d’être guidées dans la conformité de leurs processus. Comment peuvent-elles savoir si un contrat signé et scanné envoyé par mail constitue ou non un original valable juridiquement ? Si une signature scannée apposée sur un document envoyé par mail peut être acceptée ? Ou encore à quelles exigences bien précises une signature électronique doit répondre pour être valable en France ? Y a-t-il des différences selon les types de contrats ?
Des solutions logicielles intelligentes peuvent les y aider, en apportant une valeur juridique garantie aux signatures électroniques, en encadrant strictement les formulations des contrats, tout en laissant la latitude d’adaptation nécessaire. Elles peuvent également permettre le déploiement d’un processus industrialisé de recueil des consentements qui réponde aux exigences particulières liées à la contractualisation par voie électronique.
La signature électronique intelligente pour garantir les engagements pris par l'entreprise
Au-delà des textes de loi, code du travail et autre jurisprudence, les directions juridiques doivent s’équiper d’outils d’aide à :
- la sécurisation des identités,
- la gestion des droits associés,
- la personnalisation des contrats dans le respect des clauses juridiques,
- la mise en œuvre de protocoles de consentement et de signature valides,
- l’enregistrement et la validation des engagements pris.
Au-delà de ces fonctionnalités, ces équipes ont également besoin d’accompagnement dans :
- la rédaction (choix des clauses et termes et assurance de la conformité des écrits grâce à des propositions de “pré-remplissage”),
- la dématérialisation intelligente (extraction et catégorisation des informations clés, stockage et gestion des accès / autorisations contrôlées et outil de recherche),
- l’automatisation de l’enchaînement des étapes de chaque processus, afin d’éviter des erreurs de retranscription qui pourraient avoir de graves conséquences juridiques, entre autres.
La nouvelle génération de solutions de signature électronique, dites intelligentes, couvre chacun de ces aspects, sécurisant de facto le déroulement des processus de l’entreprise, les engagements qu’elle prend, mais lui permet également d’en retrouver trace facilement.
Les directions juridiques, pivot prudentiel des dirigeants
Dans un environnement où la distanciation physique est devenue une norme, les entreprises avancent à marche forcée vers leur transition numérique. De nombreux départements sont concernés et logiquement la vente, poumon économique, est souvent premier sur la liste : cette transformation répond à l’exigence de survie à court terme.
Pour pérenniser l’entreprise, c’est aux directions juridiques de prendre en charge le moyen et long terme, notamment grâce à ces solutions de dématérialisation et de signature électronique qui sécuriseront son développement.
En garantissant les engagements de l’entreprise, les Directions juridiques conforteront leur rôle de pivot prudentiel auprès des dirigeants.