Signature électronique : comment l'adopter en toute sécurité
Les entreprises, et prinicpalement les PME, reconnaissent de plus en plus les bénéfices de la transformation numérique.
Les bénéfices sont nombreux : simplification, automatisation, efficacité, amélioration de l’expérience client, gain de temps, réduction des coûts et de l’empreinte carbon. Cependant il persiste une appréhension liée à la sécurité des données.
La proportion de dirigeants portant un regard positif sur le numérique continue d’augmenter. 81 % d’entre eux estiment que le numérique représente un réel bénéfice pour leur entreprise (versus 78 % en 2021 et 68 % en 2020), selon le baromètre annuel sur la transformation numérique des TPE et PME, publié en septembre 2022 par France Num1. Toutefois, des freins à la numérisation persistent, en particulier ceux liés à la sécurité des données.
La signature électronique au cœur des stratégies
Cette préoccupation influence les dirigeants dans l’achat d’équipements de solutions de cybersécurité et de signature électronique. D’après le baromètre France Num, ce taux d’équipement progresse de cinq points pour atteindre 81 % en 2022, avec un engouement pour les solutions de signature électronique. En effet, en 2022 les solutions de signature électronique sont les plus installées (26 % des TPE/PME, contre 19 % en 2021, selon le baromètre Yougov)2, devant les outils de CRM ou de gestion de projet et les logiciels intégrés (ERP). Au niveau mondial, cette tendance se retrouve avec une croissance annuelle moyenne du marché de la signature électronique qui dépassera les 35 % en 2022 et 2023.
Le fait qu’il n’existe plus de différence entre une signature manuscrite et une signature électronique (depuis une directive européenne de 1999, transposée en France en mars 2000) participe à la banalisation de cet usage. De plus, les obstacles techniques peuvent représenter un frein mais en réalité il n’en est rien : la mise en œuvre d’une solution de signature électronique dans une entreprise n’a pas d’impact technique conséquent. En effet, un règlement européen (eIDAS)4 garantit un socle commun pour les interactions numériques entre les organismes publics, les entreprises et les individus dans toute l’Union européenne.
Une réponse aux nouveaux usages
La disponibilité de solutions logicielles, dont la valeur est reconnue sur le marché, accélère la démocratisation de la signature électronique.
Ces solutions couvrent la quasi-totalité des documents gérés par l’entreprise : ressources humaines, contrats commerciaux, documents comptables, devis….
La signature électronique s’adapte au contexte et à la variété des usages. On en distingue trois niveaux : la signature électronique simple, celle avancée et celle qualifiée. Le premier, qui n’impose aucune contrainte, convient aux documents d’un usage courant, dont on veut renforcer la valeur juridique, avec une simplification du processus de signature, par exemple pour des commandes, des accusés de réception ou des autorisations/validations… Certes, cela ne garantit pas l’intégrité totale des données signées ni l’identité du signataire, mais elle permet de retracer un processus, au sein d’un journal de preuves.
Le niveau avancé de signature électronique va plus loin et permet l’identification du signataire (avec sa pièce d’identité préalablement stockée dans le journal de preuves), de lier la signature à son auteur et de garantir l’intégrité de l’acte signé. On l’utilise, par exemple, pour les compromis de ventes immobilières, les transactions bancaires (telle que l’assurance-vie) ou les contrats de travail.
Enfin, la signature électronique qualifiée, est plutôt réservée aux documents nécessitant une authentification indispensable, par exemple les actes notariés ou les appels d’offres.
Des solutions qui couvrent tous les besoins
L’accélération de l’adhésion aux solutions de signature électronique va-t-il se poursuivre ? Oui, d’abord parce qu’elle fait partie de la dématérialisation, étape incontournable pour la majorité des organisations tant ses bénéfices nombreux et démontrés. Selon le cabinet Markess, 87 % des entreprises françaises seront équipées d’une solution à l’horizon 2023. Toujours selon le cabinet l’explosion des usages, notamment vers des entreprises de plus en plus petites, va renforcer l’attrait des solutions de signature électronique, surtout celles qui privilégient la simplicité, l’accessibilité (en mode SaaS) et la facilité d’utilisation.
La signature électronique permet de lever les derniers freins quant à la sécurité et devient ainsi la dernière étape vers une transformation numérique sereine et réussie.