Comparatif : 6 alternatives à Excel
Cela fait 42 ans qu'il règne sans partage sur le monde des tableurs. Un temps concurrencé par Lotus 1-2-3 d'IBM, Microsoft Excel reste le logiciel de feuille de calcul le plus utilisé au monde. Ses fans se réunissent dans des forums et des groupes de discussion. Richement doté, un championnat du monde se tient même chaque année pour départager les experts en macros et en fonctions complexes.
En dépit des années, Microsoft Excel a su se renouveler pour s'ancrer durablement dans les entreprises même si certaines en font un usage détourné, comme s'en servir de CRM. Les concurrents à Excel ne manquent pourtant pas. Ils se divisent en deux grandes familles. On trouve tout d'abord les solutions "cloudifiées" (Google Sheets) ou open source (LibreOffice Calc, OnlyOffice) qui ont repris le "look and feel" et les fonctionnalités du célèbre tableur pour se poser en alternatives crédibles.
Plus récente, une autre famille de tableurs dits "intelligents" se dessine, dominée par Airtable et Smartsheet. Dopés au low/no code et à l'IA, ces supers Excel se servent de la feuille de calcul pour attaquer des bases de données et créer des applications sur mesure comme un gestionnaire de projet ou un CRM maison. Leur objectif : gérer les flux d'activité d'équipes dédiées à l'IT ou au marketing.
Quelle que soit leur famille d'origine, ces solutions proposent généralement des versions gratuites ou d'essai permettant de se familiariser à leurs interfaces qui, sous leur apparente simplicité (des lignes et des colonnes), recèlent des fonctionnalités avancées d'une grande complexité.
Airtable, le pionnier des super tableurs
Fondé en 2012, Airtable a ouvert le marché des tableurs intelligents. L'éditeur américain revendique plus de 300 000 organisations utilisatrices dans le monde, dont 80% des entreprises du Fortune 100. A la différence d'un tableur traditionnel, Airtable gère toute type de contenu comme des visuels, des cases à cocher ou des code-barres. Les données peuvent être visualisées sous forme de grille, de galerie, de calendrier, de diagramme de Gantt, de formulaire ou en mode Kanban.
Airtable peut ingérer des données externes issues de Salesforce, Slack, Box, Google Calendrier ou Jira et les agréger à fin d'analyse. La surcouche no code ou low code (ajout de scripts) permet de créer un flux de travail personnalisé en générant une série d'actions.
En octobre dernier, Airtable a été plus loin en présentant Connected Apps, une plateforme qui industrialise les flux de travail comme le suivi des campagnes marketing, la planification d'un lancement de produit. "Début 2023", une bibliothèque d'applications certifiées sera proposée. Il s'agit pour Airtable de désiloter l'information sachant qu'"une entreprise moyenne utilise environ 300 à 1 000 applications spécialisées."
Après avoir levé 1,4 milliard de dollars depuis sa création, Airtable n'a a priori pas de problème de trésorerie pour dérouler sa feuille de route de R&D. La société de San Francisco a néanmoins annoncé, en décembre, qu'elle se séparait de 20 % de ses effectifs, soit environ 250 salariés, et se concentrerait dorénavant sur les grands comptes.
Smartsheet pour automatiser les flux de travail
Rival le plus sérieux d'Airtable, Smartsheet a pris très tôt un positionnement affirmé sur la création et la gestion des flux de travail automatisés grâce au no code. Dans sa dernière étude dédiée aux outils de travail collaboratif, le cabinet Forrester classe d'ailleurs la solution aux côtés de ServiceNow, Asana et monday.com.
A partir de feuilles de calcul reliées à des sources de données internes ou externes, la plateforme propose de créer des tableaux de bord personnalisés, de gérer des projets ou d'automatiser des processus. Elle s'adresse aux professionnels du marketing, de l'IT, de la finance ou des opérations. Pour cela, Smartsheet s'intègre aux solutions de collaboration (Slack, Teams, Workplace…), de visualisation des données (Tableau, Jira, Power BI, Salesforce…) ou d'automatisation (Zapier, UiPath, Power Automate…). Objectif : faire de sa plateforme une "source unique de vérité" à partir de laquelle des tâches peuvent être assignées aux membres d'une équipe.
En septembre dernier, Smartsheet a présenté un nouveau module, DataTable, qui permet d'importer "des millions de lignes de données" provenant d'ERP, de CRM et autres bases de données. Basé à Washington, l'éditeur revendique 11,7 millions d'utilisateurs individuels et plus de 90% des entreprises du classement Fortune 500.
Zoho Sheet, le tableur en ligne aux plus de 350 fonctions
Présent au sein de la suite Zoho Workplace aux côtés d'un traitement de texte, d'un outil de présentation, d'une messagerie, d'un intranet social ou d'un outil de réunion, Zoho Sheet est un tableur en ligne, compatible avec Microsoft Excel et offrant une grande richesse fonctionnelle. L'éditeur avance plus de 350 fonctions prédéfinies comme la mise en forme conditionnelle ou la génération de tableaux croisés dynamiques. Une équipe peut rapidement créer sa propre application à base de menus déroulants, de cases à cocher et de sélecteurs de date. Histogramme, Pareto, bulle ou nuage de mots… Le tableur propose de nombreux types de graphiques.
Zoho Sheet permet de verrouiller les cellules d'une feuille de calcul pour empêcher la modification après coup de données. L'assistant d'intelligence artificielle, Insights by Zia, facilite la conception de graphiques ou l'exploration des données. Il suffit de lui soumettre un jeu de données pour qu'il suggère le modèle de graphique approprié. Zoho Sheet dispose aussi d'un outil de nettoyage de données qui décèle les incohérences et éventuelles erreurs et supprime les doublons.
Google Sheets, un tableur dopé à l'IA
Google Sheets est un tableur que l'on retrouve dans la suite collaborative Google Workspace. Compatible avec les formats de fichiers Microsoft Excel, il s'utilise, à la différence de ce dernier, exclusivement en ligne. Il est accessible depuis un navigateur web ou via les applications mobiles Android et iOS. La coédition permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même document. Google Sheets bénéfice de l'apport de tout l'écosystème Google sur le volet collaboration (Gmail, Drive, Meet, Chat) ou l'analyse d'un grand ensemble de donnée (BigQuery). La plateforme no code Google Cloud AppSheet permet de transformer une feuille de calcul en application web.
Souvent perçu comme une version minimaliste de son rival Excel, Google Sheets a récemment relevé le nombre de cellules maximal pour une feuille de calcul à dix millions, soit encore sept millions de moins que le tableur de Microsoft. Tables, autre produit de Google présenté en version bêta en 2020, se positionne davantage comme un concurrent d'Airtable.
Au fil des années, Google Sheets bénéficie des apports de l'intelligence artificielle et notamment, depuis 2021, de la suggestion automatique les formules. Il suffit de commencer à taper une formule dans une cellule pour que des suggestions apparaissent. Une fonctionnalité reprise depuis par Microsoft Excel. Un an plus tard, Google Sheets intégrait cette fois la correction automatique des erreurs.
Enfin, en décembre dernier, l'équipe TensorFlow introduisait Simple ML, un add-on, en version bêta, qui vise à rendre "l'apprentissage automatique accessible à tous". Un dirigeant d'une petite entreprise ou un analyste d'un grand compte se voit proposer des prédictions. Dans l'exemple pris par Google, un garagiste peut, sur la base de l'historique de son activité, calculer le nombre d'heures nécessaires pour réparer une voiture.
LibreOffice Calc, l'alternative open source
Anciennement appelée OpenOffice, la suite bureautique LibreOffice propose une alternative open source (Mozilla Public License) à Microsoft Excel baptisée LibreOffice Calc, reprenant son interface et ses principales fonctionnalités. En France, elle est particulièrement répandue dans l'administration et le milieu éducatif. Disponible en version desktop sous macOS, Windows ou Linux, LibreOffice Calc permet de créer des graphiques, des tableaux croisés dynamiques ou des macros.
Calc propose en ligne des modèles et des extensions prêts à l'emploi. La fonctionnalité avancée DataPilot facilite l'extraction et le croisement de données issues de bases de données d'entreprise. Les feuilles de calcul s'enregistrent dans leur format natif OpenDocument (.ods) ou dans d'autres formats comme Microsoft Excel (.xls), et PDF. L'éditeur Collabora propose une version entreprise, donc payante, de la suite LibreOffice, en mode SaaS ou on-premise, associée à des applications mobiles (iOS et Android).
OnlyOffice Docs, la confidentialité des données
Autre suite bureautique sous licence libre, OnlyOffice (anciennement TeamLab) est développée par l'éditeur letton Ascensio System SIA et une communauté de contributeurs disséminés dans plus de 30 pays. Dix millions d'utilisateurs l'auraient adoptée. Disponible en version web, desktop (Windows, macOS, Linux) et mobile (iOS et Android), la suite OnlyOffice Docs (traitement de texte, tableur, éditeur de présentations…) existe en version Workspace où elle se voit enrichie d'une messagerie, d'un CRM ou d'un gestionnaire de projets.
Le tableur revendique plus de 400 fonctions et formules. Pour automatiser les calculs, il est possible d'utiliser les macros JavaScript existantes ou de créer les siennes en les intégrant via un plugin. OnlyOffice insiste sur la confidentialité des données et la conformité au RGPD avec la possibilité de verrouiller des cellules, de masquer des formules et de protéger la feuille de calcul par mot de passe. La suite est compatible avec les formats Microsoft et prend en charge odt, ods, odp, txt, rtf, csv…
L'éditeur met aussi l'accent sur le volet collaboratif avec la possibilité de communiquer via un module chat ou de passer des appels audio et vidéo avec Jitsi et Rainbow. Depuis la version 7.0 d'OnlyOffice Docs, le tableur est doté d'un historique des versions permettant à l'utilisateur de naviguer dans les brouillons précédents et de les restaurer si nécessaire. L'éditeur propose un hébergement on-premise ou cloud.