Entre physique et numérique, les entreprises sont loin d'être affranchies
Le travail hybride a fortement accéléré le rythme et l'importance de la transformation numérique en entreprise. Toutefois, la gestion des outils numériques a encore du mal à suivre la cadence.
En théorie, les outils numériques garantissent le bon fonctionnement d’une entreprise, où l’accessibilité à la technologie de n’importe où et la possibilité de collaborer efficacement au bureau, au domicile ou ailleurs relèvent d’un droit presque basique. En pratique, seules 51% des personnes en télétravail indiquent que leur entreprise leur fournit des outils de collaboration à distance, et parmi celles-ci, 26% déclarent ces outils non adaptés à leur travail ou n’ayant pas reçu de formation adéquate sur ces applications*. L’utilisation fragmentée de ces outils, remettent au-dessus de la pile les enjeux de sécurité et d’agilité en entreprise qui sont encore loin d’être réglés, et qui impactent très souvent la productivité de l’entreprise.
Aligner les flux numériques et physiques
De nombreuses entreprises ont réalisé des avancées significatives dans leur transformation numérique. Néanmoins, cette démarche n’a rien de linéaire ou d’absolu et de nombreuses équipes informatiques sont toujours confrontées à des défis pour la mise en œuvre de flux numériques adaptés aux besoins des employés.
Il existe une vraie disparité entre l’aspiration des entreprises à passer au numérique et le quotidien des employés : même si plus des deux tiers (68%) des décideurs informatiques sont convaincus que leur entreprise a largement effectué sa mue numérique, 41% des employés signalent encore des problèmes d’accès aux documents**. Pour remédier à cette situation, les entreprises doivent donner la priorité à des solutions capables de combler l’écart entre les flux numériques et physiques. Il est clé qu’elles visent une expérience transparente pour leurs employés, peu importe leur lieu de travail.
Le travail hybride a constitué un tout nouveau défi quasiment du jour au lendemain. Les équipes informatiques n’ont pas ménagé leurs efforts pour adapter leur arsenal numérique à ce nouveau rythme. Malgré cela, un employé sur quatre** est incapable d’accéder aux documents physiques dont il a besoin et éprouve des difficultés à accomplir les fonctions censées être transparentes, comme la facturation, l’approbation des contrats et la signature numérique.
Le service informatique ne parvient pas à apporter des réponses à ces nouvelles questions, qui ajoutent une couche de complexité dans leurs systèmes centralisés. Résultat : un temps passé à contacter plusieurs fournisseurs qui explose, et des solutions pour le travail hybride non compatibles avec l’infrastructure existante. Il semble clair qu’une simplification de la gestion de l'espace de travail s’impose, afin de gagner en agilité et d’accélérer la transformation numérique réelle. Des solutions monofournisseur, avec un interlocuteur unique en cas de problème, peuvent aider à éliminer ces obstacles et à atteindre cet objectif.
L’impression sécurisée doit suivre en télétravail
Les entreprises ont assurément pris des mesures souhaitables pour adapter leurs opérations et politiques au travail hybride, mais les équipes informatiques en gèrent encore les répercussions technologiques deux ans après. Parmi celles-ci, mettre en œuvre des solutions qui préservent les habitudes de travail des employés, où qu’ils se trouvent. Néanmoins, les problèmes de numérisation des documentations papier persistent – que cela soit pour archiver ou stocker ces derniers. Par conséquent, de nombreuses personnes indiquent encore devoir se rendre en personne au bureau pour imprimer, récupérer ou signer des documents.
Autre constat intéressant : les personnes qui utilisent fréquemment des documents papier passent plus de temps au bureau que celles qui n’en utilisent pas, selon cette même étude. Bon nombre d’employés n’ont pas d’autre choix que d’adapter leur mode et leur lieu de travail à leur nécessité d’utiliser et de traiter des documents papier. Or, cela devrait être l’inverse !
La satisfaction des employés, leur productivité et leur montée en compétences sont intimement liées à leur aptitude à accéder à des services d’espace de travail optimisés, permettant la fusion parfaite de leurs flux de travail physiques et numériques. Les entreprises doivent mettre en œuvre des solutions qui donneront à leurs employés la possibilité de travailler n’importe où, et la gestion documentaire est un aspect critique de cette stratégie. C’est là où la numérisation complète des flux documentaires peut contribuer grandement à affranchir les employés des problèmes d’accessibilité.
* Cf. une étude de l’éditeur Altassian, 13 juin 2023
** Cf. l’Insight report Canon, 2020