Résoudre l'équation de la rationalisation des outils IT, ce n'est pas qu'une question de coûts
Avec le contexte économique actuel et l'accélération de la transformation numérique des entreprises, la rationalisation des outils est devenue un enjeu majeur pour les DSI. Décryptage.
Jusqu’à récemment, la rationalisation répondait entre autres à un besoin essentiel : faire face à la pénurie de talents dans le secteur de l’IT. En rationalisant, les entreprises offraient ainsi aux équipes d’un même pôle d’expertise la possibilité de traiter de multiples cas d’usage et donc, in fine, d’améliorer leur agilité face aux défis technologiques auxquels elles étaient confrontées. Cependant, la situation économique actuelle pousse les entreprises à rationaliser pour des motifs plus pragmatiques : la réduction des coûts et l’optimisation des ressources. En outre, dans les organisations les plus matures, la rationalisation sert un objectif d’efficacité économique ou opérationnelle. En effet, face à la multiplication des solutions utilisées, ces entreprises cherchent à réduire le nombre de partenaires technologiques pour mieux centraliser la mesure et la surveillance de leur efficacité opérationnelle.
Quel que soit le contexte, le type d’organisation et sa maturité, on constate donc que la rationalisation est une priorité, mais qu’elle n’a ni les mêmes causes, ni les mêmes conséquences. De ce fait, les organisations qui s’attèlent à cette tâche doivent se poser les bonnes questions : pourquoi rationaliser ? Comment et quand le faire ? Qui doit être impliqué ? Explications.
Pour rationaliser, mieux vaut y aller pas-à-pas
Lorsqu’une organisation souhaite rationaliser ses outils, elle doit commencer par réaliser un état des lieux détaillé des outils utilisés, des bénéfices qu’ils procurent et de la couverture fonctionnelle qu’ils adressent. Dans un environnement où de nombreuses solutions technologiques sont en place, le premier pas vers la rationalisation consiste souvent à cibler les "quick wins", c’est-à-dire les outils les moins utilisés ou les plus redondants.
Mais très souvent, les équipes évoluent en silos et choisissent des outils adaptés à leurs besoins métiers, sans nécessairement se coordonner. Cela peut alors conduire à l’acquisition de solutions similaires, mais aux finalités différentes. C’est là toute la complexité du chantier de rationalisation : quel outil conserver parmi ceux qui remplissent des fonctions similaires ?
Pour répondre à cette question, les entreprises doivent considérer plusieurs facteurs, parmi lesquels la temporalité. Rationaliser au moment où les abonnements arrivent à échéance permet de fluidifier la transition vers une nouvelle solution. Toutefois, il est nécessaire de minimiser les perturbations lors de cette transition, c’est pourquoi une attention particulière doit être portée à la formation des équipes et à la conduite du changement.
L’abandon de certains outils peut représenter un défi majeur pour les entreprises, surtout lorsque ceux-ci offrent une large gamme de fonctionnalités. En effet, malgré des coûts réduits, l’idée d’entamer l’efficacité opérationnelle de l’organisation en choisissant une solution qui réponde à un nombre plus restreint de cas d’usage peut susciter des réticences en interne qu’il convient d’adresser.
La rationalisation peut également être freinée par la complexité des intégrations. Lorsque des investissements importants ont été réalisés pour connecter divers outils, l'idée de rationaliser peut sembler peu attrayante. Pour atteindre les bénéfices escomptés, il est nécessaire de réaliser une évaluation minutieuse des coûts, des avantages et des ressources nécessaires au changement. A cela il faut ajouter les nombreux facteurs internes et externes qui peuvent influer sur la décision de rationaliser.
Bien rationaliser, c’est aussi penser à l’efficacité opérationnelle
Le premier et principal facteur interne qui favorise la rationalisation est la recherche d'alternatives moins coûteuses. Souvent, il existe d'autres solutions au sein même de l'entreprise, permettant de réaliser les mêmes tâches à moindre coût. Et lorsque l’entreprise est déjà engagée sur une trajectoire de réduction de ses coûts opérationnels, elle n’hésitera donc pas à regarder de plus près les contrats de ses partenaires technologiques.
D'autre part, des facteurs externes tels que la capacité des fournisseurs à intégrer des cas d’usages additionnels et à remplacer des technologies existantes peuvent inciter à rationaliser. C’est vrai également lorsque des fournisseurs font l’acquisition d’autres technologies : une entreprise peut parfois être réticente à travailler avec les nouveaux propriétaires, ce qui la pousse à réfléchir à la rationalisation.
Cependant, il est crucial de ne pas tomber dans le piège d'une rationalisation basée uniquement sur des considérations budgétaires, sans une compréhension approfondie des besoins fonctionnels de l'organisation. Avec une mauvaise évaluation du ratio coût/bénéfice, les gains d’efficacité escomptés pourraient ne pas être atteints, et les équipes opérationnelles pourraient se retrouver dans une position où elles ne peuvent plus accomplir leurs tâches sereinement. Par conséquent, l’efficacité opérationnelle doit également être au cœur des préoccupations. En regroupant les équipes en amont, l’entreprise pourra maximiser la valeur ajoutée liée à une démarche de rationalisation. Parmi les exemples de rationalisation à retenir, la migration vers le cloud et le développement de projets de répertoires de données ou autres datalakes ont permis à de nombreuses entreprises de réduire leurs coûts et de gagner en efficacité.
Analyser finement son parc applicatif, établir un état des lieux des ressources nécessaires au changement et impliquer toutes ses parties prenantes : telles sont les clés pour une transition réussie vers une architecture technologique rationalisée et performante. Aux entreprises de s’en saisir.