Culture d'entreprise et implémentation de nouvelles technologies
Les départements RH peuvent chercher à identifier s’il y a un fort besoin de changement culturel afin d’adopter la nouvelle technologie.
Lorsqu’on parle d’implémentation de nouvelles technologies, les dirigeant - particulièrement les Directeurs des Systèmes d’Information (DSI) - cherchent à répondre à un besoin particulier de leurs collaborateurs. En revanche, la question n’est pas simplement de retenir une option et ensuite de donner les commandes aux équipes opérationnelles pour l’implémenter et la déployer dans toute l’organisation.Il s’agirait plutôt de consulter plus largement les départements de la société ainsi que celui des ressources humaines afin de s’assurer que la bonne attitude est adoptée pour pouvoir déployer sereinement la solution choisie. Ce sont les professionnels des Ressources Humaines qui détiennent la clé d’une implémentation technologique réussie dans une entreprise.
Les RH doivent prendre l’initiative
Les
DSI passent beaucoup de temps à sélectionner et retenir le bon logiciel ou le
bon matériel, avant de le présenter à la direction générale. Une fois ce
passage effectué, habituellement après un long intervalle, il incombe aux
directeurs opérationnels de vendre la nouvelle solution aux salariés. La
communication entre les deux entités est vitale. Dans les grandes entreprises,
on rencontre souvent du personnel qui a été formé et a travaillé pendant des
années selon une méthode particulière et avec des outils technologiques spécifiques.
Ce facteur humain ne peut pas être changé simplement en déclarant aux employés : « Voici
votre nouvelle solution – utilisez la et oubliez tout ce que vous faisiez
auparavant ». C’est à ce niveau que les directions opérationnelles et les
RH interviennent pour communiquer au personnel les avantages, la méthodologie
et la logique du changement technologique. Les départements RH doivent piloter
un changement plus large dans la culture de l’entreprise avant, pendant et
après un déploiement. Sans l’implication des RH, les entreprises risquent de
gaspiller des millions dans une technologie qui n’atteindra jamais son
potentiel maximal.
L’équation internationale
Cela
peut être une tâche difficile. Les multinationales avec 30 000
utilisateurs réparties dans différentes régions du monde reconnaissent que les
départements RH sont déterminants pour soutenir le personnel au quotidien. En
parallèle, l’adoption d’une nouvelle technologie ne doit pas interrompre
l’activité pendant que les utilisateurs s’y adaptent. Elle est déjà un
investissement coûteux en déploiement – tout retard supplémentaire risquerait
d’accroître les coûts non anticipés.
Il existe différentes manières de gérer ces complications. Les départements RH peuvent chercher à identifier s’il y a un fort besoin de changement culturel afin d’adopter la nouvelle technologie. Dans le cadre d’un déploiement, on peut estimer que l’effort de changement vient à 70% du facteur humain et à 30% du facteur technologique. Pour réussir la gestion du changement humain, les RH devront exploiter leur expertise technique au sein de leur entreprise. Souvent, les départements RH informeront les cadres supérieurs dans différentes régions sur les nouvelles solutions logicielles, en attendant un effet en cascade des connaissances et de l’expertise. Une méthode alternative pour gérer les déploiements consiste à l’inverse à identifier où se situe l’expertise technique au sein du personnel et à l’exploiter au mieux. Cela peut être aussi bien un salarié junior qui a une très bonne expertise qu’un passionné par les nouvelles technologies souhaitant agir comme un ambassadeur, un coach ou un formateur auprès des autres. Cela peut provenir de leurs propres connaissances ou bien du fait que les précédentes solutions se sont révélées si compliquées pour leur travail que n’importe quel changement ne pourrait être qu’une bonne nouvelle.
Instaurer des salariés évangélistes
Les
départements RH peuvent capitaliser sur ce personnel qualifié et enthousiaste.
Les cadres expérimentés n’ont pas nécessairement assez d’aisance et de savoir
technologique pour pouvoir facilement superviser la gestion du changement, ou
pire ils risqueraient de présenter le nouveau logiciel de façon erronée. En
revanche, on peut faire confiance au personnel technique préalablement formé
pour piloter l’adoption de la nouvelle technologie. A cet égard, la
communication reste une fois de plus la clé. Déterminer les bons relais dans
son personnel est une première étape, mais les former correctement à la
nouvelle technologie est la seconde. Les départements RH, en étroit partenariat
avec les fournisseurs de services et directeurs IT, doivent donner au personnel
le temps et les ressources nécessaires pour être à l’aise avec le nouveau
logiciel. Cela peut être réalisé via des phases de tests sur des projets
spécifiques en préliminaire à un déploiement dans toute l’entreprise. Montrez à
vos employés les avantages et présentez leur des résultats concrets. Ces salariés
enthousiastes et à l’aise avec la technologie adoptée pourront même devenir vos
« évangélistes » avec cette méthode de phase d’essais. Des employés
convaincus, des gains sur les processus et les activités quotidiennes apportés
par une nouvelle solution logicielle agiront comme des ambassadeurs auprès de
leurs collègues. Ils pourraient même potentiellement identifier d’autres pans
de l’entreprise où la solution pourrait être implémentée. Ce facteur humain ne
doit pas être sous-estimé.
Affronter les défauts de jeunesse et se
tourner vers l’avenir
Le
rôle des RH s’étend bien au-delà de l’implémentation. Dans les grandes
entreprises, on trouve toujours des salariés qui ne sont pas aussi à l’aise
avec les nouvelles technologies que les autres. Après un lourd investissement,
il n’est pas souhaitable de frustrer une partie du personnel ou de le voir
tenter de contourner les nouveaux processus. Le plus tôt ces points peuvent
être traités, le mieux ce sera car cela évite de laisser les frustrations
grandir au sein du personnel. Les départements RH peuvent remonter les
problèmes au plus vite auprès de la direction et travailler main dans la main
avec le personnel quitte à prévoir des plans de formation additionnels si
besoin. L’écoute attentive des problèmes permettra aux salariés de rester
satisfaits et productifs.
Les entreprises doivent s’appuyer sur les départements RH pour construire une culture d’entreprise qui soit prête au changement. C’est un point clé pour les grandes entreprises dont le personnel est réparti un peu partout dans le monde. Ce n’est que lorsque les employés sont réellement prêts à adopter une nouvelle technologie que son implémentation atteindra son potentiel maximal. Tournez-vous vers l’avenir et abandonnez les processus métier obsolètes…