Par Stéphane Boehm (Business & Decision)
Pour une gestion informatisée de la relation employés

Pour les entreprises organisées en réseau (agences, points de vente, succursales, etc.), la gestion centralisée des ressources humaines revêt une importance et des spécificités particulières, que ce soit en matière de recrutement des employés, de suivi des congés et des absences, de gestion des temps de travail, de suivi des formations, etc.

En effet, les travaux récurrents de collecte des données, de saisie, de contrôle et de diffusion des informations sont coûteux en temps et en moyens pour les services RH, dont la mission initiale de valorisation du capital humain de l'entreprise se trouve d'autant plus limitée. Par ailleurs, ces tâches récurrentes sont souvent sources de retards et d'erreurs.

Optimiser le travail du service RH
Un système de gestion informatisée de la relation employés peut optimiser le travail du service RH et l'accompagner dans ses démarches quotidiennes. Par ses fonctionnalités, il apporte les avantages suivants :

Autonomie (ou "self service RH"), via un accès en temps réel aux informations de premier niveau par les salariés eux-mêmes (comme par exemple : la fiche personnelle, les compteurs de nombre de jours de congés et de RTT, la documentation mise à disposition par le service RH...)

Simplification de certains processus RH (par exemple, l'embauche d'un CDD n'a plus besoin d'être réglée obligatoirement au siège de l'entreprise, mais directement en agence)

Gain de temps, le système évitant les re-saisies multiples, les relances et vérifications successives

Diminution des risques d'erreurs, du fait de la délégation de tâches pré-définies, comme la saisie "à la source" des temps de présence cumulant automatiquement les heures supplémentaires, complémentaires, de nuits...

Mise en place à terme d'un véritable système d'information RH, pouvant servir de socle pour un système de pilotage global (avec, par exemple, l'établissement des plannings des équipes, le suivi du volume d'intérimaires engagés par année, etc.).

Demandes de congés et d'absences formulables à l'écran"

Une solution de gestion de la relation employés s'intègre facilement au système d'information RH/paye existant. Elle s'appuie sur les données existantes et constitue une porte d'entrée aux informations RH et paye. L'accès s'effectue via le portail intranet de l'entreprise et offre des "vues" spécifiques selon les différents profils d'utilisateurs : salarié, responsable d'agence, de région, responsable ressources humaines, DRH...

Les avantages d'une solution intranet
Comparé à une solution de type client/serveur, le choix technologique intranet facilite la prise en main et la formation des utilisateurs (avec des écrans conviviaux et faciles d'accès), l'évolution du système (via l'intégration progressive de données RH complémentaires), et une diminution considérable des coûts de déploiement (la technologie "client léger" ne nécessitant aucun déploiement de logiciel sur les postes des différents utilisateurs).

Des services complets et facilement accessibles
Les services proposés par un tel système couvrent trois champs :

1. Le salarié et ses données
- Procédure d'embauche ou de réembauche salarié (avec vérification, récupération du dossier existant et génération d'un avenant au contrat)
- Informations spécifiques à chaque salarié (état civil, coordonnées, Rib, situation, diplômes, contrat et avenants...) consultables en temps réel, en fonction des habilitations utilisateurs (DRH, responsable magasin, directeur régional)
- Demandes de congés et d'absences directement formulables à l'écran et qui suivent un circuit de validation et de consultation paramétrable par niveau hiérarchique
- Accès en temps réel aux compteurs de congés payés et de RTT
- Envoi automatique de la Déclaration unique d'embauche (DUE)
- Tenue et édition à date du Registre unique du personnel

2. La collecte des événements de paye
- Temps réalisés enregistrables par le salarié ou son responsable
- Prise en compte des absences
- Heures supplémentaires, complémentaires ou de nuit et jours fériés automatiquement calculés et répercutés sur le bulletin de paye
- Demandes d'acomptes ou de primes soumises à un circuit de validation

3. La communication d'informations RH
- L'application de gestion de la relation employés peut être un vecteur de diffusion de l'information RH ou interne
- La diffusion de l'information peut être paramétrée selon les différents niveaux hiérarchiques et/ou les profils utilisateurs

Des fonctionnalités complémentaires peuvent être ajoutées au système, comme :
- la planification des équipes ;
- la saisie des prévisionnels d'absences par année, avec validation et réajustement pour le réalisé ;
- la gestion des mutations ou des affectations dans d'autres magasins ;
- la gestion des formations ;
- la gestion des visites médicales ;
- un annuaire d'entreprise... Une console d'administration du système permet aux administrateurs fonctionnels de l'application de gérer les contenus, de définir la sécurité des accès, de configurer les circuits de validation, de gérer les paramètres de calculs...

Une indispensable appréhension des besoins métiers
La mise en oeuvre d'une gestion informatisée de la relation employés repose avant tout sur une bonne appréhension des besoins métier, indispensable à l'adaptation de la solution à la politique RH de l'entreprise.

La réussite du projet nécessite une bonne assimilation de l'organisation et de la hiérarchie de l'entreprise (quelles sont les enseignes ? quels sont les établissements ? les services ?, comment s'inscrit un salarié dans cette hiérarchie ? etc.). L'identification amont des processus cibles conditionne fortement l'adhésion finale au système par les responsables et les utilisateurs, et la vérification d'un retour sur investissement dans des délais courts.

En savoir +

Ressources humaines

Le choix d'un ou plusieurs établissements pilotes permet de renforcer la promotion du projet en interne, de préparer les utilisateurs au changement et de les accompagner. L'analyse technique du système d'information RH/paye existant permet de favoriser le développement et l'intégration rapide de la solution de gestion de la relation employé.