Organiser des réunions efficaces Assumer le rôle d'animateur

L'animateur de réunion doit à la fois réunir des qualités de communicant et de manager. Neutre, il synthétise et reformule ce qui a été dit de façon à recentrer les échanges sur les objectifs. Cela permet également de préparer le compte rendu qu'il remettra après la réunion. C'est aussi un facilitateur et un régulateur. Il doit permettre à chacun de s'exprimer, limitant les personnes qui monopolisent la parole et encourageant celles qui sont au contraire timides.

Adapter le style d'animation au but de la réunion

Suivant les objectifs de la réunion, le style d'animation ne sera pas le même. En effet, si la réunion n'a qu'un caractère informatif, l'animateur choisira un style directif avec une information descendante. Au contraire, s'il s'agit cette fois de recueillir des informations, il adoptera un style participatif pour les faire remonter.

Avec une approche plus relationnelle, la communication s'établira davantage entre les participants, permettant par exemple d'échanger les bonnes pratiques ou de construire une véritable réflexion. Selon le style d'animation choisi, on pourra adapter les méthodes de travail (sous-groupe de travail, interactivité...) et les supports de communication (films, démonstration de produits...).

Gérer les personnes récalcitrantes...

Pour bien animer une réunion, il faut se montrer attentif à la fois à ce que les participants expriment oralement, mais également à leurs manifestations non verbales. "Lorsqu'une personne manifeste son désintérêt lors d'une réunion - tapotement des doigts sur la table, bâillements, regard ailleurs... - l'animateur doit s'interroger sur les raisons de son attitude et veiller à 'la ramener au sein du groupe'", prévient Patrice Beyer. Bien souvent, la personne a le sentiment de ne pas être suffisamment prise en considération ou sollicitée, elle se sent en quelque sorte mise à l'écart.

"On ne peut pas laisser quelqu'un se désolidariser d'une réunion"

Un tel comportement peut également signifier qu'il est en désaccord. L'animateur devra dans ce cas l'amener à s'exprimer, sans pour autant chercher à régler le problème soulevé s'il est récurrent ou n'a pas de lien avec le sujet de la discussion. "On ne peut pas laisser quelqu'un se désolidariser d'une réunion car sa participation est de facto pertinente et nécessaire", renchérit le consultant. Et si un conflit éclate, il doit être réglé en dehors de la réunion. Il faut être très clair sur ce point avec les participants. (lire aussi : Gérer les personnalités difficiles en réunion)

... et les différents niveaux hiérarchiques

Reste la question des différents niveaux hiérarchiques qui se côtoient lors de la réunion, surtout si l'animateur lui-même n'est pas le plus gradé. "Il peut arriver que le besoin de se faire valoir amène certains participants à adopter une attitude hautaine." Attention donc à mettre en valeur chacun et à gérer avec diplomatie les egos.

Pour éviter les conflits d'intérêts ou de pouvoir, il faudra réfléchir lors de la préparation à :

 la contribution que chacun va apporter,

 les conflits possibles quelle que soit leur importance,

 l'attitude psychologique que les participants sont susceptibles d'adopter.

Et si l'animateur pressent un problème, il faut qu'il ait un échange avec la personne avant la réunion à ce sujet. Prendre le recul nécessaire en amont est donc indispensable.