Comment réussir sa migration vers Office 365 ?
Pour que les utilisateurs et les responsables informatiques retirent les bénéfices du passage vers Office 365, il convient non seulement de planifier très exactement la migration, mais aussi de s'assurer de l'adhésion des équipes au projet.
De plus en plus d’entreprises migrent vers Office 365. Les raisons de cette migration sont multiples. L’un des principaux avantages du service cloud de Microsoft est d’offrir aux utilisateurs un accès aux outils d'Office auxquels ils sont habitués. Traitement de texte, analyse de données, communication et bureautique sont accessibles au bureau comme en déplacement, sur de multiples équipements. Equipes et utilisateurs collaborent facilement, grâce au partage de documents via SharePoint Online, aux fonctionnalités d’appel vidéo et de messagerie instantanée de Teams ou encore en se connectant au réseau social interne de Microsoft, Yammer.
Les équipes informatiques en tirent également les bénéfices. Microsoft veille en effet à déployer systématiquement les dernières versions des applications tandis que Microsoft Exchange Online élimine la nécessité de gérer en interne un serveur Exchange ou encore le besoin de configurer des VPN. Microsoft aide même à protéger les boîtes Exchange Online des spams et malwares. Le personnel IT dispose en outre d’une console d’administration en ligne pour gérer et personnaliser les options de sécurité propres à leur organisation.
Par ailleurs, le passage à Office 365 permet aux entreprises de choisir les fonctionnalités et les planifications les mieux adaptés, puisque la plateforme peut monter en charge et se redimensionner à la baisse en toute transparence au gré des nouveaux besoins. Le service sur abonnement aide à mieux maîtriser le budget en ne payant que les licences effectivement utilisées. De plus, Office 365 offre des services de support professionnel 24h/24 et 7j/7 en cas de problème (en fonction du plan choisi par l’organisation).
Il n’y a donc rien de surprenant à ce que l’adoption d’Office 365 soit si rapide. Bien que toutes les entreprises n’aient pas encore migré vers Office 365, il faut s’attendre à ce que ce soit le cas prochainement. Si c’est votre cas, vous aspirez probablement à une migration en douceur réalisée dans les temps, dans le respect d’un budget, et sans que les opérations ne soient perturbées. Et même si Office 365 est un service managé, vous avez probablement en tête de vous assurer que votre équipe IT s’approprie et porte le projet.
L’équipe informatique devra assumer certaines tâches critiques pour garantir la sécurité tout en encourageant l’adoption de la plateforme dans un souci de productivité. Dans un premier temps il lui faudra préparer cette migration avec la définition d’un plan de migration basé sur les rapports d’assessment état et usage de l’environnement actuel. Dans un deuxième temps il faudra assurer une migration en douceur qui se termine dans les délais et les budgets alloué, et ce, sans perturber les métiers, ceci implique la mise en place de mécanismes de coexistence des environnements en complément de de ceux de migration. Dans un troisième temps, une fois la migration terminée et grâce à un service support il faudra aider les utilisateurs à tirer pleinement parti des outils d’Office 365.
La migration vers Office 365 ne se fait pas sans effort mais bien accompagner les équipes, y-compris les équipes en charge de l’informatique, permet d’adapter cet outil aux besoins et aux spécificités de l’entreprise pour en exploiter pleinement le potentiel.