Comment assurer un recours durable et pérenne au télétravail ?
Alors que la crise sanitaire mondiale du coronavirus se poursuit et que certains gouvernements commencent à annoncer les premières mesures de déconfinement, les entreprises se retrouvent face au défi d'organiser la reprise progressive du travail, tout en garantissant la sécurité de leurs équipes.
Pour beaucoup d’entre elles, le recours au télétravail s’est imposé, dès les premières semaines du confinement, comme le moyen le plus sûr d’assurer la continuité de l’activité sans mettre en danger la santé de leurs salariés. Et le déconfinement annoncé le 11 mai va encore poursuivre les efforts réalisés en matière de télétravail. Certaines entreprises réfléchissent même à poursuivre ce dispositif, ou même à le généraliser à l’ensemble des services, après la fin du confinement
Mais si le travail à distance est voué à devenir le nouveau mode de travail privilégié des entreprises et à s’inscrire de manière durable dans les habitudes des collaborateurs, les entreprises devront impérativement professionnaliser ces nouvelles approches et équiper leurs salariés en conséquence. En effet, le manque d’équipement ou le choix d’outils pas suffisamment fiables peut avoir un impact négatif sur la productivité, ou même rendre certaines tâches impossibles.
Un équipement professionnel et performant
Outre la nécessité d’avoir un espace dédié à leur activité professionnelle et aménagé pour leur permettre de bien se concentrer, les salariés doivent également disposer d’un matériel professionnel pour mener à bien leurs missions et maintenir le même niveau de productivité en télétravail qu’en présentiel.
Les entreprises doivent donc s’assurer que chaque salarié est équipé convenablement : ordinateur performant, grand écran, clavier et souris ergonomiques. Pour assurer une communication fluide entre collaborateurs, il peut être également utile de fournir aux collaborateurs des casques audio et des webcams externes, afin de garantir une meilleure qualité de son et d’image lors des appels téléphoniques et visioconférences.
Ces équipements offrent non seulement des conditions de travail similaires à celles des bureaux de l’entreprise, mais ils contribuent également pour certains à la prévention des troubles musculo-squelettiques ou TMS (douleurs, raideurs, perte de force musculaire) pouvant résulter d’un mauvais aménagement de son poste de travail.
Une connexion fiable et sécurisée
Au-delà d’un matériel performant, une connexion internet fiable est essentielle pour l’envoi et la réception d’e-mails, les échanges de fichiers et l’accès à certains logiciels cloud et autres solutions SaaS.
Il conviendra tout d’abord de paramétrer ses équipements afin de sécuriser sa connexion et ainsi protéger les données professionnelles sensibles : dans les cas où le Wi-Fi est utilisé, il est recommandé de désactiver la fonction WPS (qui facilite le processus de connexion à un réseau sans fil sécurisé depuis un ordinateurs ou un autre appareil), de supprimer le Wi-Fi invité et d’activer l’option de chiffrement WPA2 ou WPA3 à l’aide d’un mot de passe long et complexe.
Pour bénéficier d’une connexion performante, l’idéal est de relier directement son ordinateur à sa box internet ou son modem par une connexion filaire tel qu’un câble Ethernet. En cas de connexion internet ralentie, il pourra être nécessaire de limiter le nombre d’équipements connectés au réseau ou de restreindre la consommation individuelle de ces terminaux pour réserver l’utilisation de la bande passante au télétravail.
L’utilisation d’un VPN (Virtual Private Network) fourni par l’entreprise est également à privilégier. Celui-ci permet en effet d’établir une connexion sécurisée au réseau d’entreprise permettant d’accéder facilement aux fichiers et applications situées sur le serveur de l’entreprise, où les données sont cryptées.
Des outils collaboratifs sécurisés
Avec la crise, les entreprises ont dû mettre en place, souvent très rapidement, des outils leur permettant de continuer à communiquer et à collaborer à distance. Dans l’urgence néanmoins, un certain nombre d’entre elles, en particulier les TPE et PME, ont opté pour des outils et logiciels gratuits présentant parfois des risques importants en matière de sécurité des données et respect de la vie privée.
À ce sujet, la CNIL a publié sur son site des recommandations clés pour collaborer en toute sécurité, parmi lesquelles : l’usage d’outils de communication chiffrés de bout en bout et l’utilisation de systèmes de visioconférence respectant la confidentialité des données. La CNIL recommande également d’éviter d’échanger données et fichiers confidentiels via des services de transfert, de stockage ou de partage de fichiers en ligne, ou via des messageries non-professionnelles.
Le télétravail, déjà plébiscité dans certains secteurs, est plus que jamais en train de devenir un enjeu d’avenir pour les entreprises. Pour assurer la réussite de ce nouveau mode de travail, et faire en sorte que l’ensemble des collaborateurs puisse, collectivement, relever le défi de maintenir et de développer l’activité sur la durée, les entreprises devront repenser leurs stratégies court-termistes et investir dans des équipements et solutions fiables, performantes et sécurisées pour tous leurs salariés à domicile.