La digitalisation des cabinets d'avocats : des outils indispensables

La digitalisation des cabinets d'avocats est plus qu'une simple tendance, c'est une nécessité dans le monde professionnel moderne. Découvrez les fonctionnalités utiles et quelques exemples de solutions clés en main.

La digitalisation des cabinets d’avocats

Le besoin d'outils permettant un travail à distance sécurisé et efficace est devenu une priorité pour les cabinets d'avocats souhaitant rester compétitifs et maintenir un niveau de service élevé.

Si la crise sanitaire liée à la COVID-19 a accéléré le besoin de numérisation des cabinets d’avocats et l’implémentation du télétravail, nous observons aujourd’hui un véritable phénomène de cabinet 2.0 virtuel.

Dans cet article, nous aborderons dans un premier temps les besoins des avocats assez différents d'autres professionnels du service, puis étudierons certaines solutions clés-en-main, qui sont, à mon sens, les plus abouties du marché.

Les outils de productivité de l’avocat

Les avocats recourent à des outils qui non seulement facilitent leur travail quotidien, mais assurent également la confidentialité et la sécurité de l'information : clé de la profession d’avocat. Ainsi, la gestion électronique des documents, la messagerie sécurisée et la connexion au RPVA sont d’autant de fonctionnalités attendues.

De plus, l'accès à des suites logicielles intégrées comme Microsoft 365, des solutions de bureau distant et de visioconférence, ainsi que des outils de calendrier et de gestion des tâches, peuvent grandement améliorer la productivité et la collaboration au sein des cabinets d'avocats.

Enfin, les avocats peuvent recourir à des fonctionnalités supplémentaires telles que la dictée vocale, essentielle pour la communication avec le secrétariat, voire des fonctionnalités de reconnaissance vocale pour l’édition de document par transcription.

Récapitulatif des fonctionnalités attendues :

  • Dictée vocale : pour une saisie rapide et efficace des documents juridiques.
  • Gestion électronique des documents : pour le stockage, la récupération et le partage sécurisés de documents.
  • Messagerie professionnelle sécurisée : pour des communications confidentielles avec les clients et les collègues.
  • Accès à Microsoft 365 : pour l'utilisation d'une suite d'outils familiers et intégrés.
  • Bureau distant : pour un accès aux ressources du cabinet depuis n'importe où.
  • Visioconférence : Pour des consultations à distance, des réunions d'équipe et des comparutions en ligne.

Les outils de gestion de clientèle

L’avocat est un professionnel du service juridique. La maîtrise du calendrier, des dossiers et des tâches en cours est essentielle pour une gestion saine de la clientèle du cabinet. Certaines solutions proposeront même un suivi du temps passé par dossier et par tâche, parfait pour les avocats facturant au temps passé.

Récapitulatif des fonctionnalités attendues :

  • Calendrier et gestion des tâches : pour garder une trace des échéances, des rendez-vous et des obligations.
  • Automatisation de la prise de rendez-vous en ligne
  • Suivi du temps passé : permet de suivre le temps passé par dossier et éditer une facture adaptée.
  • CRM : gestion des clients et de leurs informations personnelles
  • Système de facturation : permet de facturer au temps passé, au forfait ou au résultat.

Les solutions existantes

Plusieurs solutions existent sur le marché. 

Secib du groupe Septeo

Secib propose une plateforme complète conçue spécifiquement pour les besoins des cabinets d'avocats. Intégrant des fonctionnalités comme la dictée vocale, la gestion électronique des documents et même une intégration avec Microsoft Office, Secib s'adresse aux cabinets qui cherchent à moderniser leur flux de travail tout en maintenant des standards élevés de sécurité et de conformité.

Points forts :

  • Intégration avec Microsoft Office
  • Dictée Vocale
  • E-Signature
  • Gestion électronique des documents
  • VOiP
  • Dictée pour avocat
  • Connexion E-Barreau & RPVA

Jarvis Legal

Jarvis Legal se distingue par sa simplicité d'utilisation et son orientation vers la gestion du temps et la facturation. Il propose également une gestion électronique des documents et s'intègre facilement avec Microsoft Office, permettant aux avocats de travailler dans un environnement familier tout en bénéficiant de fonctionnalités avancées pour la gestion des dossiers.

Points forts :

  • Intégration avec Microsoft Office
  • Saisie des temps
  • Calendrier
  • Facturation
  • Gestion électronique des documents

Lop de Wolters Kluwer

Lop de Wolters Kluwer est une solution complète qui inclut la gestion des dossiers, des contacts et des agendas, tout en permettant l'intégration du RPVA (Réseau Privé Virtuel des Avocats) pour une communication sécurisée avec les juridictions. Ses fonctionnalités de facturation et de gestion électronique des documents en font une option robuste pour les cabinets cherchant à centraliser leurs opérations.

Chacune de ces solutions a ses propres avantages et inconvénients, et le choix dépendra des besoins spécifiques du cabinet. En fin de compte, l'objectif est d'améliorer l'efficacité, la sécurité et la qualité du service, et ces outils sont des moyens essentiels pour y parvenir.

Points forts :

  • Gestion des dossiers, contacts et agendas
  • Intégration du RPVA
  • Facturation
  • Gestion électronique des documents.